Công Ty Chuyên Tổ Chức Tour Trong Và Ngoài Nước INTOUR | Tổ Chức Sự Kiện | M.I.C.E
HOTLINE: 0979 655 373 | 0847 27 27 72
Ngày khai trương là cột mốc quan trọng, đánh dấu bước khởi đầu cho hành trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng bạn có đang đau đầu với hàng trăm câu hỏi: Làm sao để tạo ấn tượng mạnh mẽ? Làm thế nào thu hút khách hàng và đối tác ngay từ đầu? Hay cách nào để sự kiện được lan tỏa trên mạng xã hội? Đừng lo lắng!
Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện chuyên nghiệp, INTOUR cam kết mang đến một tấm bản đồ toàn diện, giúp bạn kiến tạo một buổi lễ khai trương thành công mỹ mãn. Từ lên kế hoạch chi tiết, thiết kế không gian ấn tượng đến triển khai truyền thông hiệu quả, chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn để biến ngày trọng đại này thành một màn ra mắt bùng nổ, đặt nền móng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nhiều chủ doanh nghiệp thường coi việc lập kế hoạch tổ chức khai trương như một khoản tiền phải bỏ ra bắt buộc, nhưng thực ra đây là cách đầu tư thông minh để thúc đẩy hoạt động kinh doanh ngay từ đầu. Ấn tượng ban đầu từ buổi lễ có thể ảnh hưởng lớn đến lượng khách ghé thăm và doanh số trong những tháng đầu tiên, giúp công ty nhanh chóng ổn định vị trí trên thị trường.
Một buổi lễ được lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp khách mời nhận diện rõ ràng về hình ảnh công ty qua các yếu tố như không gian trang trí và chương trình hoạt động.
Ví dụ, với các tiết mục giới thiệu sản phẩm thực tế, doanh nghiệp có thể xây dựng lòng tin ngay lập tức. Kết quả là, khách hàng sẽ nhớ lâu và dễ dàng chọn lựa dịch vụ của bạn trong lần mua sắm sau.
Buổi lễ tạo dịp để mời gọi nhóm khách hàng mục tiêu tham gia trải nghiệm trực tiếp, như thử sản phẩm hoặc tham quan cơ sở. Đồng thời, mở ra cơ hội kết nối với các nhà cung cấp hoặc đối tác tiềm năng qua các buổi giao lưu.
Từ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng mở rộng mạng lưới quan hệ, dẫn đến nhiều hợp đồng mới.
Sự kiện khai trương dễ dàng được chia sẻ qua các kênh mạng xã hội hoặc báo chí địa phương, giúp lan tỏa thông tin về công ty mà không cần chi thêm nhiều cho quảng cáo.
Ví dụ, hình ảnh từ buổi lễ có thể thu hút lượt theo dõi tăng vọt trên fanpage. Nhờ vậy, doanh thu ban đầu sẽ được hỗ trợ bởi lượng khách mới đổ về từ các nguồn truyền thông này.
Tổ chức sự kiện khai trương có kế hoạch bài bản không chỉ là bước khởi đầu ấn tượng mà còn là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, thu hút khách hàng và tạo đà phát triển lâu dài. Với sự đầu tư đúng mức, buổi lễ sẽ mang lại giá trị vượt xa chi phí ban đầu, giúp doanh nghiệp nhanh chóng khẳng định vị thế trên thị trường.
Cùng đến với các giai đoạn thực thi kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương mà INTOUR đã áp dụng cho ngày đặc biệt của cửa hàng, công ty, doanh nghiệp của bạn.
Lễ khai trương thành công chính là khoản đầu tư "chiến lược" mang lại giá trị bền vững, đó sẽ là "kim chỉ nam" cho mọi hành động tiếp theo của doanh nghiệp. Để biến tầm nhìn đó thành hiện thực, một lộ trình được phân chia khoa học theo từng giai đoạn chính là những viên gạch nền móng vững chắc nhất.
Hành trình này sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát chặt chẽ tiến độ và tối ưu hóa nguồn lực, mà còn đảm bảo mọi chi tiết nhỏ nhất đều được chăm chút tỉ mỉ. Dưới đây chính là "tấm bản đồ" chi tiết mà INTOUR đã đúc kết, sẵn sàng dẫn lối doanh nghiệp đến một sự kiện khai trương chuyên nghiệp, đáng nhớ và thành công vang dội.
Chuẩn bị kỹ lưỡng trong 6 - 8 tuần đầu tiên là yếu tố quyết định sự thành công của lễ khai trương. Một nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo 80% công việc sau đó diễn ra trơn tru, từ khâu tổ chức đến truyền thông.
Để buổi lễ khai trương đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu kép: vừa thúc đẩy kinh doanh, vừa xây dựng hình ảnh thương hiệu. Mục tiêu kinh doanh có thể là đạt 100 đơn hàng trong tuần đầu hoặc thu hút 200 khách hàng mới. Mục tiêu thương hiệu tập trung vào việc tăng nhận diện, ví dụ: 5 bài báo đăng tin hoặc 1.000 lượt tương tác trên mạng xã hội.
Áp dụng mô hình SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Thực tế, Có thời hạn) giúp định hình rõ ràng. Ví dụ:
Việc này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực và đo lường kết quả hiệu quả.
Lập ngân sách chi tiết là bước quan trọng để kiểm soát chi phí và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là 7 hạng mục chính cần phân bổ:
Checklist 10 chi phí ẩn thường bị bỏ qua:
Việc dự trù các khoản này giúp doanh nghiệp tránh lúng túng khi phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Chọn ngày: Việc chọn ngày phù hợp cần cân nhắc các yếu tố thực tế. Ngày cuối tuần thường thu hút nhiều khách hơn vì lịch trình linh hoạt. Kiểm tra dự báo thời tiết để tránh mưa bão, đặc biệt với sự kiện ngoài trời. Về phong thủy, nên chọn ngày hợp với chủ doanh nghiệp, nhưng ưu tiên tính tiện lợi cho khách mời, như tránh các dịp lễ lớn hoặc sự kiện trùng lặp trong khu vực.
Chọn địa điểm: Địa điểm lý tưởng cần đáp ứng các tiêu chí sau:
Khảo sát trực tiếp và đặt câu hỏi cụ thể khi chọn địa điểm sẽ giúp tránh rủi ro về không gian.
Một concept rõ ràng giúp buổi lễ trở nên độc đáo và truyền tải đúng thông điệp thương hiệu. Concept cần gắn liền với giá trị doanh nghiệp và đối tượng khách hàng. Dưới đây là 5 gợi ý concept phù hợp với từng ngành:
Để concept phản ánh câu chuyện thương hiệu, hãy lồng ghép logo, màu sắc chủ đạo và giá trị cốt lõi vào thiết kế. Ví dụ, một cửa hàng organic có thể dùng bảng gỗ, cây xanh để nhấn mạnh sự tự nhiên, tạo sự đồng nhất từ backdrop đến quà tặng khách.
Giai đoạn 3-5 tuần trước sự kiện là thời điểm chuyển ý tưởng thành hành động cụ thể. Đây là lúc doanh nghiệp hoàn thiện các kế hoạch chi tiết, đảm bảo mọi khâu từ khách mời đến truyền thông được thực hiện chính xác.
Lập danh sách khách mời chiến lược giúp đảm bảo sự kiện thu hút đúng đối tượng, tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và truyền thông.
Mẫu thư mời chuyên nghiệp:
Kính gửi [Tên khách mời],
Công ty [Tên công ty] trân trọng mời Quý vị tham dự Lễ khai trương [Tên doanh nghiệp] vào [ngày, giờ] tại [địa điểm]. Sự hiện diện của Quý vị là niềm vinh hạnh và góp phần vào thành công của sự kiện. Vui lòng xác nhận tham dự trước [ngày].
Trân trọng,
[Tên công ty]
Sử dụng Google Sheets hoặc Eventbrite để quản lý danh sách khách mời, theo dõi xác nhận và gửi lời nhắc trước sự kiện. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khách mời quan trọng nào.
Một kịch bản chi tiết đảm bảo sự kiện diễn ra mạch lạc và chuyên nghiệp. Dưới đây là cấu trúc kịch bản mẫu:
Thời gian |
Nội dung hoạt động |
Người phụ trách |
Ghi chú |
08:30-09:00 |
Đón khách, check-in |
PG, lễ tân |
Chuẩn bị bàn check-in, quà tặng |
09:00-09:10 |
Khai mạc |
MC |
Nhạc nền sôi động |
09:10-09:20 |
Phát biểu |
Đại diện công ty |
Nội dung ngắn gọn, truyền cảm hứng |
09:20-09:30 |
Nghi thức cắt băng |
Lãnh đạo, khách VIP |
Chuẩn bị băng, kéo, khay |
09:30-09:50 |
Tiết mục nghệ thuật |
Ca sĩ/nhóm múa |
Kiểm tra âm thanh trước giờ |
09:50-10:30 |
Tham quan & Trải nghiệm |
Nhân viên hướng dẫn |
Sắp xếp khu vực trưng bày sản phẩm |
10:30-11:30 |
Tiệc ngọt |
Đội phục vụ |
Đảm bảo thực đơn phù hợp số lượng khách |
11:30-11:45 |
Bế mạc, chụp ảnh |
MC, nhiếp ảnh |
Kêu gọi khách check-in mạng xã hội |
Mẫu MC script cho nghi thức cắt băng: "Kính thưa quý vị, khoảnh khắc trọng đại đã đến! Xin mời [Tên lãnh đạo] cùng các quý vị khách VIP tiến lên sân khấu thực hiện nghi thức cắt băng khai trương. Đây là cột mốc đánh dấu sự khởi đầu của [Tên công ty] trên hành trình chinh phục thị trường. Xin quý vị cùng đếm ngược: 3, 2, 1 – Cắt băng!"
Kịch bản này giúp MC dẫn dắt trôi chảy, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động được phối hợp nhịp nhàng.
Kế hoạch truyền thông toàn diện giúp sự kiện được lan tỏa trước, trong và sau khi diễn ra, tối ưu hóa hiệu quả quảng bá.
Trước sự kiện: Tạo sự mong chờ từ sớm để thu hút sự chú ý.
Trong sự kiện: Tận dụng thời gian thực để lan tỏa khoảnh khắc.
Sau sự kiện: Duy trì sức nóng để giữ thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
Kế hoạch truyền thông này giúp thương hiệu duy trì sự hiện diện lâu dài, thu hút thêm khách hàng sau sự kiện.
Giai đoạn 1-2 tuần cuối là thời điểm rà soát kỹ càng, kiểm tra chéo từng hạng mục và chuẩn bị phương án dự phòng. Việc này đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và không gặp sự cố bất ngờ.
Bước 8: Chốt hạ Nhân sự & Các đối tác Cung cấp
Sơ đồ phân công nhiệm vụ:
5 câu hỏi cần hỏi nhà cung cấp:
Việc chốt nhân sự và nhà cung cấp sớm giúp tránh lúng túng khi gần ngày sự kiện.
Bước 9: Tổng duyệt và Quản lý Rủi ro
Tổng duyệt là bước không thể thiếu để kiểm tra mọi khâu từ kịch bản, thiết bị đến nhân sự, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch. Một buổi tổng duyệt kỹ lưỡng giúp phát hiện sớm các lỗi nhỏ, như micro không hoạt động hoặc thời gian chuyển đổi giữa các phần bị lệch.
Quản lý rủi ro: Dưới đây là 5 rủi ro thường gặp và cách xử lý:
Rủi ro tiềm ẩn |
Phương án xử lý |
Thời tiết xấu |
Chuẩn bị mái che hoặc địa điểm dự phòng trong nhà; kiểm tra dự báo thời tiết trước 48 giờ. |
Mất điện |
Thuê máy phát điện dự phòng; kiểm tra hệ thống điện của địa điểm trước sự kiện. |
Sự cố kỹ thuật |
Có kỹ thuật viên túc trực; chuẩn bị thiết bị dự phòng như micro, loa cầm tay. |
Khủng hoảng khách mời |
Dự trù danh sách khách mời thay thế; gửi lời nhắc xác nhận 3 ngày trước sự kiện. |
Vấn đề an ninh |
Tăng cường nhân viên an ninh; lập danh sách khách mời rõ ràng để kiểm soát lối vào. |
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp giảm thiểu rủi ro và xử lý nhanh các tình huống bất ngờ.
Bước 10: Checklist cuối cùng 24 giờ trước "Giờ G"
Checklist này giúp doanh nghiệp rà soát lần cuối, đảm bảo không bỏ sót chi tiết nào trước giờ G.
Sau khi lễ khai trương kết thúc, công việc không dừng lại mà chuyển sang giai đoạn khai thác giá trị lâu dài từ sự kiện. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá kết quả thực tế và nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo đầu tư ban đầu mang lại lợi ích bền vững.
Để đánh giá thành công, hãy so sánh với mục tiêu SMART đã đặt từ đầu. Thu thập dữ liệu qua các công cụ đơn giản như Google Analytics để đếm lượt truy cập website tăng sau sự kiện, hoặc Facebook Insights để thống kê lượt check-in và tương tác với hashtag.
Ví dụ, nếu mục tiêu là 5 bài báo đăng tin, hãy liệt kê các bài viết từ báo chí địa phương và tính lượt chia sẻ. Phân tích dữ liệu này trong vòng 1 tuần để điều chỉnh chiến lược tiếp theo, như kiểm tra doanh số từ đơn hàng đầu tiên hoặc số lượng khách hàng mới đăng ký email.
Bạn đã có trong tay một lộ trình chi tiết từ con số 0 đến một sự kiện thành công. Tuy nhiên, trong quá trình thực thi, chắc chắn sẽ có những câu hỏi chuyên sâu hơn phát sinh. Để giúp bạn tự tin xử lý mọi tình huống, với hơn 16+ năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện & event, INTOUR tổng hợp cho bạn bộ những thắc mắc thường gặp nhưng ít khi được trả lời cặn kẽ.
Concept là ý tưởng tổng thể, định hướng chiến lược cho toàn bộ sự kiện, bao gồm mục tiêu và thông điệp muốn truyền tải. Ví dụ, concept "Kết nối tương lai" nhấn mạnh vào công nghệ và phát triển.
Còn theme là chủ đề cụ thể, tập trung vào yếu tố hình ảnh như màu sắc, trang trí. Ví dụ, theme "Xanh thiên nhiên" sử dụng cây cối, màu xanh lá. Concept rộng hơn, theme là phần thực hiện cụ thể để hỗ trợ concept.
Có thể outsource trọn gói các hạng mục như trang trí địa điểm (backdrop, hoa tươi), kỹ thuật âm thanh ánh sáng, nhân sự MC-PG, và tiệc ăn uống để đảm bảo chuyên nghiệp.
Những hạng mục nên tự làm bao gồm lập danh sách khách mời (dựa trên dữ liệu nội bộ), quản lý ngân sách chi tiết (kiểm soát tài chính trực tiếp), và theo dõi truyền thông sau sự kiện (qua fanpage công ty) để giảm chi phí thuê ngoài.
Với cửa hàng thời trang, tiệc finger food tối ưu hơn vì dễ cầm tay, khuyến khích khách di chuyển xem sản phẩm, tạo trải nghiệm năng động. Tiệc teabreak phù hợp hơn cho không khí thư giãn nhưng ít tương tác.
Bảng so sánh nhanh:
Tiêu chí |
Ưu điểm (Teabreak) |
Nhược điểm (Teabreak) |
Chi phí trung bình (Teabreak) |
Ưu điểm (Finger Food) |
Nhược điểm (Finger Food) |
Chi phí trung bình (Finger Food) |
Trải nghiệm khách |
Không khí ấm cúng, dễ trò chuyện |
Ít khuyến khích di chuyển |
80.000-150.000 VNĐ/khách |
Dễ cầm tay, tăng tương tác |
Có thể lộn xộn nếu đông khách |
100.000-200.000 VNĐ/khách |
Phù hợp không gian |
Phù hợp khu vực ngồi nghỉ |
Cần bàn ghế nhiều hơn |
|
Linh hoạt cho không gian mở |
Yêu cầu dọn dẹp nhanh |
|
Tổng thể |
Tiết kiệm, đơn giản |
Ít đa dạng món |
|
Hấp dẫn, hiện đại |
Chi phí cao hơn |
|
Tùy trường hợp. Với lễ khai trương nhỏ, nội bộ hoặc không quảng cáo công khai, thường không cần. Nhưng nếu sự kiện công khai, có biểu diễn nghệ thuật hoặc treo banner ngoài trời, cần xin phép để hợp pháp. Nên liên hệ Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch địa phương để kiểm tra quy định cụ thể, tránh rủi ro phạt.
Việc hiểu rõ các khía cạnh chuyên sâu như concept, phân bổ hạng mục, lựa chọn tiệc hay quy định pháp lý giúp doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương hiệu quả, tiết kiệm và đúng quy định. Những câu trả lời trên là "kim chỉ nam" để tối ưu hóa kế hoạch, đảm bảo sự kiện thành công rực rỡ.
Một buổi lễ khai trương thành công phụ thuộc vào ba yếu tố cốt lõi: chuẩn bị kỹ lưỡng với kế hoạch chi tiết từ ngân sách đến danh sách khách, sáng tạo khác biệt qua concept độc đáo như backdrop ấn tượng hay quà tặng cá nhân hóa, và quan tâm chi tiết để kiểm tra từng hạng mục nhỏ như âm thanh, thực đơn.
Lễ khai trương chỉ là bước khởi đầu cho hành trình kinh doanh dài hạn. Một sự kiện được tổ chức chu đáo sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ, thu hút khách hàng và đối tác, đặt nền móng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.
Bạn đã nắm trong tay một "tấm bản đồ" chi tiết, một lộ trình hoàn hảo để kiến tạo nên một buổi lễ khai trương thành công. Tuy nhiên, hành trình biến kế hoạch trên giấy thành một sự kiện thực tế trọn vẹn đòi hỏi không chỉ tâm huyết mà còn cả một nguồn lực khổng lồ về thời gian, kinh nghiệm và khả năng điều phối chuyên nghiệp để xử lý mọi tình huống phát sinh.
Đây chính là lúc dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói của INTOUR trở thành người đồng hành chiến lược mà bạn cần. Với kinh nghiệm từ năm 2008 và sự thành công của hàng trăm sự kiện lớn nhỏ, chúng tôi không chỉ đơn thuần là một đơn vị thực thi.
Biến mỗi chi tiết trong kế hoạch của bạn thành một "điểm chạm" thương hiệu đắt giá, từ việc sáng tạo concept sự kiện độc đáo phản ánh đúng giá trị cốt lõi đến việc điều phối hoàn hảo để mọi khoảnh khắc đều diễn ra trơn tru. Chúng tôi cam kết gánh vác mọi lo toan tổ chức, giúp bạn toàn tâm toàn ý tập trung vào vai trò quan trọng nhất: đón tiếp đối tác, kết nối khách hàng và tận hưởng trọn vẹn ngày khởi đầu đầy ý nghĩa của doanh nghiệp mình.
Gọi ngay HOTLINE 084 72 72 772 để INTOUR cùng bạn tạo nên điều hoành tráng nhé!
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN DU LỊCH IN
Tên giao dịch: IN TOURIST COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: INTOUR CO.,LTD
Địa chỉ: 113 Đường số 1, KDC Cityland, Phường Hạnh Thông, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 028. 39 89 99 89 - 084 72 72 772
Website: intour.com.vn – intour.vn - tophomestay.vn - Email: [email protected]
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Kế Hoạch Tổ Chức Khai Trương Cho Doanh Nghiệp Từ A-Z
INTOUR là Công Ty Lữ Hành Tổ Chức Tour Du Lịch Uy Tín Chất Lượng Tại Hồ Chí Minh và toàn quốc. Tổ chức sự kiện, vé máy bay, cho thuê xe, tour du lịch trong nước, tour nước ngoài.
Địa chỉ HCM: 113 Đường số 1 khu dân cư Cityland, Phường Hạnh Thông ( Quận Gò Vấp Cũ) , Tp. Hồ Chí Minh
Địa Chỉ Hà Nội: 134 Đường Nguyễn Hoàng Tôn, Phường Phú Thượng ( Quận Tây Hồ Cũ), Hà Nội
Địa Chỉ Đà Lạt: 3 Đường Lê Đại Hành, Phường Xuân Hương (Phường 1 Cũ), Đà Lạt, Lâm Đồng
Hotline: 084 72 72 772
Điện thoại: 028. 39 89 99 89
Email: [email protected] - [email protected]
Email: [email protected]
Số đăng ký kinh doanh: 0305659559 do Sở kế hoạch và đầu tư TPHCM cấp ngày 21/04/2008
Số giấy phép kinh doanh lữ hành Quốc tế: 79-1012/2019/TCDL-GP LHQT