Tiêu Chí Lựa Chọn Nhân Sự Lễ Khai Trương Chuyên Nghiệp

Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu chọn nhân sự khi đã gần đến ngày khai trương. Lúc đó thường chọn theo cảm tính: MC nào còn lịch, lễ tân nào đẹp, PG nào rẻ, kỹ thuật nào quen biết. Cách làm này có thể phù hợp với chương trình rất nhỏ, nhưng với lễ khai trương có khách mời, đối tác, lãnh đạo hoặc cần truyền thông, rủi ro khá cao.

Tiêu chí lựa chọn giúp doanh nghiệp biết mình thật sự cần gì. Một MC có giọng tốt nhưng chưa quen chương trình trang trọng có thể không hợp với khai trương ngân hàng. Một PG hoạt náo tốt chưa chắc phù hợp với phòng khám. Một lễ tân trẻ trung chưa chắc xử lý tốt khách VIP. Một kỹ thuật âm thanh có thiết bị nhưng thiếu kinh nghiệm hiện trường vẫn có thể làm chương trình gián đoạn.

Khi có tiêu chí trước, việc chọn nhân sự sẽ rõ hơn. Doanh nghiệp không bị cuốn vào giá rẻ, ngoại hình hoặc lời giới thiệu chung chung. Thay vào đó, từng vị trí được đánh giá theo việc họ có phù hợp với chương trình hay không.

Tác phong và đúng giờ

Đây là tiêu chí đầu tiên. Nhân sự khai trương phải có mặt đúng giờ, trang phục chỉn chu, thái độ nghiêm túc và hiểu rằng ngày khai trương là thời điểm quan trọng của doanh nghiệp. Người đến trễ hoặc chuẩn bị thiếu sẽ kéo theo nhiều phần khác bị ảnh hưởng.

Kinh nghiệm với chương trình khai trương

Không phải nhân sự nào từng làm sự kiện cũng phù hợp với khai trương. Lễ khai trương có nhiều nghi thức riêng: cúng khai trương, múa lân, phát biểu, cắt băng, chụp hình, mời khách tham quan, tặng quà hoặc ưu đãi. Người có kinh nghiệm khai trương sẽ hiểu những khoảnh khắc cần chuẩn bị trước.

Khả năng giao tiếp

Lễ tân, PG/PB, MC, điều phối và cả nhân sự hậu cần đều cần giao tiếp tốt. Không phải ai cũng đứng trên sân khấu, nhưng ai cũng có thể chạm đến khách mời. Một câu hướng dẫn nhẹ nhàng, một thái độ chủ động hoặc một cách xử lý lịch sự sẽ tạo thiện cảm rất tốt.

Phù hợp với hình ảnh thương hiệu

Nhân sự không nên chỉ đẹp riêng lẻ, mà phải hợp với thương hiệu. Khai trương spa cần sự nhẹ nhàng. Showroom ô tô cần sự tự tin, hiện đại. Ngân hàng cần chỉn chu, trang trọng. Shop thời trang có thể trẻ trung hơn. Cửa hàng mẹ và bé cần thân thiện, dễ gần. Pet shop cần nhân sự biết cư xử nhẹ nhàng với thú cưng.

Kỹ năng xử lý tình huống

Sự kiện nào cũng có thể phát sinh. Khách đến sớm, trời mưa, đội lân chưa tới, micro lỗi, khách VIP thay đổi lịch, quà tặng thiếu, khu check-in đông. Nhân sự tốt không hoảng, không đẩy trách nhiệm và biết báo đúng người để xử lý nhanh.

Khả năng phối hợp đội nhóm

Một người làm tốt riêng lẻ chưa đủ. Lễ khai trương cần MC, điều phối, kỹ thuật, lễ tân, PG/PB, media và hậu cần phối hợp với nhau. Nhân sự cần biết lắng nghe điều phối, cập nhật thay đổi và hỗ trợ các nhóm khác khi cần.

Ngoại hình và trang phục phù hợp

Ngoại hình quan trọng, nhưng không phải tiêu chí duy nhất. Trang phục cần sạch, gọn, đúng màu sắc hoặc phong cách chương trình. Với lễ khai trương trang trọng, trang phục phải lịch sự. Với sự kiện bán lẻ, trang phục có thể năng động hơn. Với spa, phòng khám, trường học, hình ảnh nên nhẹ và thân thiện.

Cách chọn MC khai trương

MC cần có giọng rõ, biết dẫn gọn, đọc đúng tên khách mời, giữ được không khí và không nói lan man. Với chương trình trang trọng, MC cần biết tiết chế. Với cửa hàng bán lẻ, MC có thể vui hơn nhưng vẫn phải giữ nhịp.

Trước khi chọn MC, nên hỏi MC đã từng dẫn lễ khai trương mô hình nào, có quen phần cắt băng không, có tự viết lời dẫn không, có cần doanh nghiệp cung cấp danh sách khách mời trước bao lâu và có nhận tổng duyệt không.

Cách chọn lễ tân

Lễ tân cần tác phong lịch sự, giao tiếp rõ, biết hướng dẫn khách và giữ thái độ tốt trong suốt chương trình. Với chương trình có khách VIP, lễ tân cần được brief danh sách khách quan trọng, cách xưng hô và vị trí cần đưa khách đến.

Không nên chọn lễ tân chỉ vì ngoại hình. Lễ tân đứng đẹp nhưng không biết đón khách, không biết hỏi thông tin hoặc không xử lý được tình huống đông khách thì hiệu quả không cao.

Cách chọn PG/PB

PG/PB phù hợp với chương trình cần hỗ trợ check-in, phát quà, đứng khu sản phẩm, cầm khay cắt băng, hướng dẫn khách hoặc tạo hình ảnh thương hiệu. Cần chọn người có thái độ tốt, chịu đứng lâu, biết cười đúng lúc, biết lắng nghe điều phối và không tự ý làm khác kịch bản.

Cách chọn kỹ thuật âm thanh

Kỹ thuật cần có mặt sớm, test loa, test micro, kiểm tra nguồn điện, chuẩn bị dây dự phòng và trực trong suốt chương trình. Người kỹ thuật tốt thường ít nói nhưng rất chủ động. Họ biết lúc nào cần bật nhạc, lúc nào hạ âm lượng, lúc nào đưa micro cho người phát biểu và xử lý lỗi nhanh.

Cách chọn quay phim chụp ảnh

Đội media cần biết lễ khai trương có những khoảnh khắc nào quan trọng. Không chỉ chụp người đứng tạo dáng, họ phải bắt được mặt tiền, không gian setup, khách mời, cúng khai trương, múa lân, phát biểu, cắt băng, sản phẩm và ảnh đội ngũ. Nên xem portfolio trước khi chốt.

Cách chọn điều phối chính

Điều phối cần hiểu chương trình tổng thể, nói chuyện rõ ràng, giữ bình tĩnh và biết ra quyết định trong tình huống nhỏ. Đây là người kết nối MC, kỹ thuật, lễ tân, đội lân, media và chủ doanh nghiệp. Điều phối tốt giúp chủ doanh nghiệp không phải chạy từng việc trong ngày khai trương.

Trước khi thuê nhân sự, doanh nghiệp nên kiểm tra các điểm sau:

• Nhân sự đã từng làm lễ khai trương chưa.
• Có phù hợp với ngành nghề và hình ảnh thương hiệu không.
• Có thể có mặt trước giờ chương trình bao lâu.
• Trang phục có phù hợp không.
• Có cần gửi kịch bản trước không.
• Có nhận tổng duyệt hoặc brief>Có người thay thế nếu phát sinh không.
• Chi phí đã bao gồm thời gian chờ, di chuyển, trang phục chưa.
• Có rõ người phụ trách chính không.
• Có hình ảnh, video hoặc kinh nghiệm cũ để tham khảo không.

Với đội hình nhiều người, nên yêu cầu danh sách nhân sự dự kiến, hình ảnh tham khảo nếu cần và thời gian có mặt tại hiện trường. Không nên chỉ chốt qua một câu “bên em lo hết” mà không biết ai sẽ phụ trách.

Khi chọn nhân sự cho lễ khai trương, doanh nghiệp nên nhìn vào vai trò cụ thể thay vì chỉ chọn theo ngoại hình hoặc số lượng. MC cần nắm kịch bản, lễ tân cần biết đón khách, PG/PB cần hỗ trợ check-in, kỹ thuật cần trực thiết bị, còn điều phối chính phải theo sát timeline toàn chương trình. Bạn có thể xem thêm bài nhân sự lễ khai trương và phần riêng về MC khai trương để phân vai rõ hơn.

Với chương trình có khách VIP, lãnh đạo, đối tác hoặc yêu cầu hình ảnh chuyên nghiệp, nhân sự nên được chuẩn bị cùng kịch bản, thiết bị và phương án điều phối từ đầu. Nếu cần INTOUR hỗ trợ trọn gói, bạn có thể tham khảo dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói.

Có vài dấu hiệu nên cẩn trọng. Thứ nhất là báo giá quá rẻ nhưng không nói rõ gồm những gì. Thứ hai là không có người phụ trách chính. Thứ ba là không cần kịch bản, không hỏi mặt bằng, không hỏi khách mời, không hỏi thời gian setup. Thứ tư là chỉ gửi hình ảnh đẹp nhưng không nói rõ kinh nghiệm.

Cũng nên tránh những đội nhận quá nhiều việc trong cùng buổi mà không có phương án thay thế. Lễ khai trương thường diễn ra buổi sáng, nếu đội lân, MC, lễ tân hoặc kỹ thuật chạy nhiều điểm cùng lúc, nguy cơ trễ giờ sẽ cao.

Một dấu hiệu khác là nhân sự không chịu brief. Người làm sự kiện chuyên nghiệp sẽ muốn biết chương trình có gì, ai là khách quan trọng, phần nào cần chú ý và ai là người điều phối. Nếu nhân sự đến sát giờ mà chưa nắm gì, chương trình rất dễ rối.

Brief nhân sự không cần quá phức tạp, nhưng phải đủ thông tin. Cần gửi thời gian có mặt, địa chỉ, trang phục, timeline, sơ đồ khu vực nếu có, danh sách khách VIP, số điện thoại điều phối, nhiệm vụ từng người và những điều cần tránh.

Với MC, cần gửi tên chương trình, tên doanh nghiệp, danh sách người phát biểu, người cắt băng, lời cảm ơn, ưu đãi hoặc thông báo cần đọc. Với lễ tân, cần gửi khu vực đứng, cách đón khách, mẫu câu chào và cách xử lý khi khách hỏi. Với kỹ thuật, cần gửi thời điểm phát nhạc, thời điểm dùng micro, số micro cần chuẩn bị. Với media, cần gửi shot list.

Một buổi brief 15–30 phút trước ngày diễn ra có thể giúp giảm rất nhiều lỗi trong ngày khai trương.

Doanh nghiệp có thể dùng thang điểm đơn giản từ 1 đến 5 cho từng tiêu chí:

• Đúng giờ và tác phong.
• Kinh nghiệm khai trương.
• Giao tiếp.
• Phù hợp thương hiệu.
• Khả năng xử lý tình huống.
• Phối hợp đội nhóm.
• Trang phục, ngoại hình.
• Mức độ chủ động.
• Chi phí phù hợp.
• Có người phụ trách rõ.

Với MC, ưu tiên giọng nói, kinh nghiệm và khả năng giữ nhịp. Với lễ tân, ưu tiên tác phong, giao tiếp và thái độ. Với PG/PB, ưu tiên hình ảnh, sự chủ động và khả năng hỗ trợ. Với kỹ thuật, ưu tiên đúng giờ và xử lý thiết bị. Với điều phối, ưu tiên kinh nghiệm, bình tĩnh và khả năng bao quát.

Không phải vị trí nào cũng cần điểm tuyệt đối ở mọi tiêu chí. Quan trọng là biết tiêu chí nào quan trọng nhất với chương trình của mình.

Nên nhờ đơn vị tổ chức sự kiện chọn nhân sự khi chương trình có nhiều khách mời, nhiều nghi thức, có khách VIP, tổ chức ngoài trời, có nhiều nhóm nhân sự cùng làm việc hoặc doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm điều phối.

Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ không chỉ cung cấp người, mà còn biết cần bao nhiêu người, đứng ở đâu, làm việc gì, phối hợp với ai và có mặt lúc mấy giờ. Điều này giúp đội hình nhân sự không bị thừa, thiếu hoặc chọn sai vai trò.

Với chương trình khai trương quan trọng, chọn đúng nhân sự từ đầu sẽ tiết kiệm nhiều hơn so với việc xử lý lỗi trong ngày diễn ra.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị khai trương nhưng chưa biết nên chọn MC, lễ tân, PG/PB, kỹ thuật, quay phim chụp ảnh hoặc điều phối như thế nào cho phù hợp với hình ảnh thương hiệu, INTOUR có thể hỗ trợ tư vấn đội hình nhân sự theo quy mô chương trình, mặt bằng, nhóm khách mời và ngân sách thực tế.