Tour công ty đi từ Điện Biên trọn gói, lịch trình chuyên nghiệp, gắn kết tập thể

Nhiều người vẫn nghĩ tour công ty chỉ dành cho doanh nghiệp lớn, có đông nhân sự và ngân sách rộng. Thực ra không hẳn như vậy. Chỉ cần một đơn vị có nhu cầu cho nhân sự đi cùng nhau trong một chương trình được chuẩn bị bài bản thì đã có thể tổ chức theo hướng tour công ty. Vấn đề không nằm ở quy mô to hay nhỏ, mà nằm ở nhu cầu thật.

Trước hết là các công ty, cơ quan, đơn vị hành chính hoặc tổ chức có kế hoạch đi thường niên. Với nhóm này, chuyến đi thường mang tính truyền thống, vừa là phần thưởng sau một chặng làm việc, vừa là dịp gắn kết người cũ người mới. Những đơn vị như vậy rất cần một chương trình ổn định, rõ ràng, ít rủi ro và dễ quản lý để người đứng ra tổ chức không bị áp lực quá nhiều.

Tiếp theo là các doanh nghiệp nhỏ, văn phòng ít người, cửa hàng, trung tâm, phòng giao dịch hoặc nhóm nhân sự theo bộ phận. Tuy quy mô không lớn, nhưng nhu cầu đi chung lại rất rõ. Thậm chí nhóm nhỏ còn dễ tạo không khí hơn nếu chọn đúng nơi đến. Khi mọi người đã quen làm việc với nhau hàng ngày, một chuyến đi gọn mà có chiều sâu thường mang lại hiệu quả rất tốt. Nhân sự cảm thấy được quan tâm, còn người quản lý cũng có dịp quan sát và kết nối tập thể ở một trạng thái tự nhiên hơn.

Ngoài ra, tour công ty cũng rất phù hợp với các doanh nghiệp muốn kết hợp nhiều mục đích trong cùng một hành trình. Có nơi cần nghỉ dưỡng là chính, có nơi muốn thêm một buổi họp ngắn, có nơi muốn tổ chức giao lưu buổi tối, có nơi chỉ cần đưa nhân sự đi thư giãn sau một giai đoạn làm việc căng. Mỗi mục tiêu như vậy sẽ dẫn tới cách chọn điểm đến và cách dựng chương trình khác nhau.

Với doanh nghiệp ở Điện Biên, tổ chức tour công ty lại càng cần nhìn thực tế hơn. Không phải cứ nơi nào đang “hot” là phù hợp. Một chương trình tốt phải giải được bài toán di chuyển, thời gian nghỉ, sức đi của nhân sự và tổng chi phí. Có công ty đi lần đầu, có công ty năm nào cũng đi, có đơn vị chỉ cần nhẹ nhàng, có đơn vị lại muốn chuyến đi có dấu ấn rõ. Vì vậy, không có một mẫu chung áp cho tất cả. Chuyến đi hiệu quả là chuyến đi phản ánh đúng văn hóa và nhu cầu của doanh nghiệp đó.

Rất nhiều chuyến đi công ty mất vui không phải vì nơi đến không đẹp, mà vì cách tổ chức ban đầu quá cảm tính. Có nơi chỉ thấy năm trước đơn vị khác đi chỗ đó vui nên năm nay làm theo. Có nơi vì muốn chốt nhanh nên lấy đại một lịch trình có sẵn. Có nơi lại quá chú trọng giá rẻ mà quên mất rằng đi cùng tập thể thì chất lượng vận hành quan trọng không kém chi phí.

Chuyến đi công ty khác với chuyến đi cá nhân ở chỗ chỉ cần một vài mắt xích rối là cả đoàn bị ảnh hưởng. Nếu xe không phù hợp, giờ giấc bị dồn, khách sạn nhận phòng chậm, bữa ăn không đúng kỳ vọng hoặc lịch trình quá mệt, tâm lý chung của tập thể sẽ xuống rất nhanh. Lúc đó, thay vì nghỉ ngơi, mọi người bắt đầu than mệt, so sánh, mất hứng, còn người phụ trách tổ chức thì rơi vào trạng thái phải đi xử lý liên tục.

Làm theo kiểu tùy hứng còn dễ dẫn đến việc mục tiêu chuyến đi bị mờ. Đi để nghỉ hay đi để gắn kết? Đi để thưởng cho nhân sự hay để tạo tinh thần sau một giai đoạn làm việc căng? Đi để toàn công ty vui cùng nhau hay chỉ cần một chuyến thư giãn đơn giản? Nếu không xác định từ đầu, chương trình thường bị nửa này nửa kia, cuối cùng thứ nào cũng có một chút nhưng không thứ nào trọn.

Một vấn đề nữa là đặc điểm nhân sự trong công ty hiếm khi đồng đều. Có người trẻ thích sôi động, có người lớn tuổi thích nhịp nhẹ, có bộ phận thường xuyên bận việc nên muốn đi gần, có nhóm nhân sự cần không gian thoải mái hơn để hồi sức. Nếu dựng chương trình theo cảm hứng mà không nhìn vào thành phần tham gia thật, rất dễ chọn sai kiểu tour.

Với các đơn vị ở Điện Biên, điều này còn rõ hơn. Xuất phát xa khiến chuyện đi lại chiếm vai trò rất lớn. Nếu kế hoạch không được tính sớm và tính kỹ, chuyến đi sẽ hoặc quá gấp, hoặc quá tốn, hoặc tạo cảm giác chưa đi đã mệt. Một chuyến tour công ty làm tốt không nhất thiết phải cầu kỳ, nhưng phải rõ ngay từ đầu về mục tiêu, thời gian, số lượng, ngân sách và cách đi.

Nhiều người khi lên chương trình thường chỉ tập trung vào câu hỏi “đi đâu”, trong khi câu hỏi quan trọng hơn lại là “đi để làm gì”. Khi mục tiêu rõ, việc chọn nơi đến và chọn nhịp đi sẽ dễ hơn rất nhiều.

Mục tiêu phổ biến đầu tiên là nghỉ ngơi, hồi sức sau giai đoạn làm việc căng. Đây là kiểu rất thường gặp ở các doanh nghiệp đã chạy dự án dài, làm việc áp lực hoặc vừa qua mùa cao điểm. Với nhóm này, điều cần là không gian dễ chịu, lịch trình vừa sức, ngủ nghỉ tốt, ăn uống ổn và có thời gian thật sự thư giãn. Chuyến đi càng đơn giản mà chỉn chu càng hiệu quả.

Mục tiêu thứ hai là gắn kết tập thể. Nhiều công ty không thiếu chuyên môn, cũng không thiếu năng lực, nhưng nhân sự ít có dịp gần nhau ngoài công việc. Chuyến đi lúc này đóng vai trò như một khoảng đệm để mọi người gặp nhau trong bối cảnh khác, nói chuyện khác đi, hiểu nhau nhiều hơn. Nếu chọn đúng chương trình, chỉ một chuyến đi cũng có thể làm không khí nội bộ ấm lên khá rõ.

Mục tiêu thứ ba là ghi nhận và tạo động lực. Một số doanh nghiệp xem tour công ty như cách cảm ơn nhân sự sau một chặng đường. Điều đó rất quan trọng, vì cảm giác được quan tâm đôi khi không đến từ những lời nói lớn, mà đến từ việc công ty dành hẳn thời gian và ngân sách để tập thể có một chuyến đi tử tế. Với những đơn vị như vậy, chuyến đi nên được làm cẩn thận để thể hiện đúng sự trân trọng.

Mục tiêu thứ tư là kết hợp giao lưu, họp mặt hoặc phần sinh hoạt nội bộ ngắn. Đây là dạng tour cần được cân nhịp rất khéo. Nếu phần nội bộ quá nặng, chuyến đi sẽ giống công tác hơn nghỉ dưỡng. Nhưng nếu biết sắp thời lượng vừa phải, đặt đúng thời điểm và chọn không gian phù hợp, chuyến đi vẫn rất thoải mái mà vẫn đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Từ thực tế làm nghề, một tour công ty thành công là khi mục tiêu được chọn rõ và tất cả các phần còn lại bám theo mục tiêu đó. Không nên ôm quá nhiều kỳ vọng vào một chuyến đi. Chỉ cần xác định điều quan trọng nhất doanh nghiệp muốn đạt được, rồi xây chương trình xoay quanh điều đó, hiệu quả sẽ thực chất hơn nhiều.

Không có điểm đến nào hợp với tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nhìn theo nhóm nhu cầu thì có thể chọn được hướng đi phù hợp hơn.

Nếu công ty muốn nghỉ dưỡng là chính, những điểm có không gian thoáng, dịch vụ lưu trú ổn định, bữa ăn dễ chịu và ít phải chạy nhiều điểm sẽ hợp hơn. Với nhân sự đã mệt sau thời gian làm việc, điều quý nhất là được nghỉ thật. Đi biển thường là lựa chọn nhiều doanh nghiệp thích vì đem lại cảm giác thay đổi không khí rất rõ. Người sống và làm việc ở vùng núi thường có xu hướng muốn “đổi cảnh” hẳn khi đi chơi, nên biển, thành phố du lịch ven biển hoặc các khu nghỉ có tiện nghi tốt thường khá hợp.

Nếu muốn chuyến đi có thêm sự gắn kết, có thể chọn nơi dễ tổ chức hoạt động tập thể, có không gian riêng cho đoàn và thuận tiện cho sinh hoạt chung vào buổi chiều hoặc buổi tối. Những điểm đến có khuôn viên rộng, dịch vụ đồng bộ, đường đi không quá phức tạp sẽ giúp việc tổ chức nhẹ hơn rất nhiều.

Nếu công ty muốn chuyến đi có thêm trải nghiệm về cảnh quan, văn hóa và những khung hình đẹp, miền Trung hoặc cao nguyên là hướng đáng cân nhắc. Kiểu hành trình này hợp với doanh nghiệp muốn vừa thư giãn vừa cảm nhận được vẻ đẹp của cung đường. Tuy nhiên, cần kiểm soát số điểm thật kỹ để tránh quá tải.

Nếu công ty có nhiều người lớn tuổi hoặc thành phần nhân sự đa dạng, nên ưu tiên nơi đi thuận, ít di chuyển lắt nhắt và chất lượng dịch vụ ổn định. Một điểm đến đẹp nhưng di chuyển quá nhiều, thời tiết quá khắc nghiệt hoặc khoảng cách giữa các điểm quá xa có thể không phù hợp với chuyến đi tập thể.

Từ Điện Biên, yếu tố đáng công di chuyển cũng rất quan trọng. Chuyến đi nên đủ thú vị hoặc đủ dễ chịu để mọi người thấy quãng chuẩn bị là xứng đáng. Nhiều doanh nghiệp chọn những điểm quá gần cảm giác không đổi không khí đủ, còn chọn quá xa lại dễ mệt. Cách tốt nhất là cân theo số ngày và thể trạng chung của đoàn. Nếu ít ngày, chọn tuyến dễ đi. Nếu đã dành nhiều ngày hơn, có thể chọn nơi khác biệt hơn để chuyến đi có giá trị rõ ràng.

Lịch trình của tour công ty phải phục vụ được hai việc cùng lúc: giúp nhân sự thấy thư giãn, và giúp chuyến đi có chất lượng chung tốt. Nếu chỉ chú ý đến tham quan mà quên nghỉ ngơi, mọi người sẽ mệt. Nếu chỉ nghỉ mà thiếu điểm nhấn, chuyến đi lại dễ nhạt. Cái khó nhưng cũng là cái đáng giá nhất nằm ở sự cân bằng.

Ngày đầu tiên nên được thiết kế để cả đoàn vào nhịp nhẹ nhàng. Sau chặng di chuyển, điều cần nhất là ổn định chỗ ở, ăn uống gọn gàng và có một khoảng thời gian để mọi người hồi lại sức. Rất nhiều chương trình mắc lỗi nhồi luôn hoạt động hoặc tham quan vào ngày đầu, khiến đoàn vừa tới nơi đã thấm mệt. Với doanh nghiệp ở Điện Biên, điều này càng cần chú ý vì phần di chuyển thường không hề ngắn.

Ngày giữa tour là ngày nên dành cho điểm nhấn chính. Nếu cần tham quan, nên chọn lúc này. Nếu cần hoạt động tập thể, giao lưu hoặc một bữa tối có không khí hơn thường ngày, cũng nên đặt vào ngày giữa. Khi đó, mọi người đã quen với nhịp đoàn, thể lực ổn hơn và tinh thần cũng cởi mở hơn.

Ngày cuối không nên quá dày. Nhiều đơn vị vì tiếc thời gian nên cố thêm điểm này điểm kia, nhưng thực tế điều đó dễ làm đoàn mệt và kết chuyến đi trong trạng thái hụt hơi. Ngày cuối chỉ cần một vài nội dung vừa phải, để cả đoàn khép lại chuyến đi nhẹ nhàng là đủ.

Một lịch trình có giá trị còn nằm ở việc biết dành không gian cho mọi người tự do vừa đủ. Nhân sự công ty sau nhiều ngày làm việc theo khung giờ cố định thường rất cần những khoảng không phải chạy theo kế hoạch. Có thể là buổi sáng thong thả hơn, buổi chiều có một khung riêng để ai muốn nghỉ thì nghỉ, ai muốn đi dạo thì đi. Chính những khoảng như vậy làm chuyến đi bớt gò bó và giữ được cảm giác thật.

Muốn tour công ty đi từ Điện Biên chạy mượt, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước một số đầu việc nền tảng. Làm càng rõ từ đầu, phần triển khai càng nhàn về sau.

Trước tiên là chốt mục tiêu chuyến đi. Đây là việc quan trọng nhất. Chỉ cần rõ đi để nghỉ, để gắn kết, để thưởng cho nhân sự hay kết hợp giao lưu, mọi phần còn lại sẽ dễ đi vào đúng hướng. Nếu mục tiêu mờ, chương trình rất dễ bị lai tạp, dẫn đến trải nghiệm chung không thật sự đọng lại.

Tiếp theo là chốt số lượng tương đối, cơ cấu thành viên và thời gian có thể đi. Đoàn có nhiều người lớn tuổi không, có trẻ em đi cùng gia đình không, có lãnh đạo hoặc khách mời cần sắp xếp riêng không, thời gian có thể dành là bao nhiêu ngày, đi vào giai đoạn nào trong năm. Những câu này tưởng cơ bản nhưng quyết định gần hết việc chọn nơi đi và mức dịch vụ.

Phần ngân sách cũng cần được nói thẳng và rõ. Không cần quá chi ly ở bước đầu, nhưng nên xác định khoảng ngân sách công ty thấy hợp lý để tránh việc tư vấn một hướng quá cao hoặc quá thấp so với mong muốn. Khi ngân sách rõ, người làm chương trình sẽ biết nên ưu tiên phần nào: nơi ở tốt hơn, ăn uống chỉn chu hơn, phương tiện thuận hơn hay thêm hoạt động cho đoàn.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị đầu mối phối hợp nội bộ. Thường sẽ có một người đại diện chính và một vài người hỗ trợ. Cách này giúp luồng thông tin trong đoàn gọn hơn rất nhiều. Chỉ cần có đầu mối rõ ràng từ sớm, việc chốt danh sách, chia phòng, nhắc giờ, xử lý thay đổi nhỏ cũng trơn hơn hẳn.

Chi phí của tour công ty không chỉ là con số báo theo đầu người. Nó phản ánh khá nhiều yếu tố vận hành phía sau. Hiểu được cấu phần chi phí sẽ giúp doanh nghiệp chọn đúng hơn, thay vì chỉ nhìn giá rồi quyết định nhanh.

Thông thường, tổng chi sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham gia, thời điểm khởi hành, số ngày đi, điểm đến, mức khách sạn, bữa ăn, phương tiện chính và những phần kèm theo như gala nhẹ, hoạt động tập thể, phòng họp hoặc yêu cầu riêng của đoàn. Chỉ cần thay đổi một hai yếu tố, mức chi chung đã khác đáng kể.

Với doanh nghiệp ở Điện Biên, khâu kết nối hành trình cũng tác động khá nhiều đến giá. Đây là phần cần được tư vấn rõ ngay từ đầu để doanh nghiệp biết mình đang chi cho điều gì và phương án nào hợp lý nhất. Có đơn vị ưu tiên sự tiện lợi, có đơn vị muốn tối ưu chi phí hơn, có đơn vị chấp nhận đi dài hơn một chút để giữ ngân sách đẹp. Mỗi lựa chọn sẽ kéo theo cách làm khác nhau.

Ngoài giá tour chính, doanh nghiệp cũng nên tính một khoản linh hoạt cho các chi tiêu phát sinh dễ gặp như nâng hạng, hỗ trợ thành viên có nhu cầu riêng, nước uống thêm, phần giao lưu ngoài kế hoạch hoặc quà nhỏ nếu muốn chuyến đi có sự chăm chút hơn. Không phải để làm chương trình phức tạp, mà để tránh bị động khi phát sinh điều hợp lý.

Điều quan trọng nhất là nhìn chi phí trong tổng thể hiệu quả. Một chuyến đi công ty mà tổ chức gọn, dịch vụ ổn, nhân sự thấy vui, người phụ trách không bị căng thì dù không rẻ nhất vẫn là chuyến đi đáng tiền. Còn nếu chỉ chọn theo giá thấp mà chương trình thiếu ổn định, doanh nghiệp thường phải trả giá bằng trải nghiệm chung và rất nhiều công sức xử lý sau đó.

Lỗi đầu tiên là cố gắng làm một chuyến đi “đủ thứ”. Vừa muốn nghỉ dưỡng, vừa muốn tham quan thật nhiều, vừa muốn có hoạt động tập thể, vừa muốn có chương trình buổi tối, vừa muốn tiết kiệm tối đa. Khi ôm quá nhiều mục tiêu, lịch trình thường trở nên nặng và cảm xúc chuyến đi bị loãng.

Lỗi thứ hai là để người phụ trách nội bộ gánh quá nhiều việc. Có công ty dồn hết danh sách, chia phòng, thu thông tin, xử lý thắc mắc, nhắc giờ, quản lý đoàn cho một người. Điều này khiến chính người đứng ra tổ chức không thể tận hưởng chuyến đi, mà lúc nào cũng trong trạng thái đi giải quyết vấn đề. Chỉ cần có thêm một vài đầu mối phụ, mọi thứ đã khác rất nhiều.

Lỗi thứ ba là không thống nhất kỳ vọng trong tập thể. Có người tưởng đi để nghỉ, có người nghĩ sẽ có nhiều hoạt động, có người lại chờ một chuyến đi thật sang. Khi doanh nghiệp không nói rõ tinh thần chuyến đi từ đầu, nhân sự sẽ tự tưởng tượng theo cách riêng của mình. Tới lúc trải nghiệm không trùng kỳ vọng, cảm giác hụt rất dễ xảy ra.

Lỗi thứ tư là lịch trình quá nặng. Đây là lỗi rất thường gặp. Cứ nghĩ đi ít ngày nên phải tranh thủ, cuối cùng cả đoàn di chuyển liên tục, ăn uống vội vàng, tối tới ai cũng mệt. Một chuyến đi công ty cần để người tham gia được nghỉ và thấy vui, chứ không phải hoàn thành thật nhiều điểm.

Lỗi cuối cùng là coi nhẹ sự đồng đều của dịch vụ. Tập thể rất nhạy với chuyện này. Nếu phần lớn mọi thứ ổn nhưng có một vài khâu lộn xộn như phòng quá chênh nhau, xe không phù hợp, bữa ăn lúc tốt lúc kém, trải nghiệm chung sẽ bị kéo xuống đáng kể.

Chuyên nghiệp không có nghĩa là khô cứng. Một tour công ty làm tốt là tour mà mọi thứ chạy gọn gàng, nhưng người tham gia vẫn cảm thấy thoải mái như đang có một kỳ nghỉ đúng nghĩa cùng đồng nghiệp.

Muốn được như vậy, trước tiên phần tổ chức phải rõ nhưng không tạo áp lực. Giờ giấc cần dứt khoát, thông tin cần mạch lạc, nhưng cách truyền đạt nên nhẹ nhàng. Không ai muốn đi chơi mà cảm giác như đang tham gia một lịch làm việc khác. Chỉ cần cầm nhịp tốt, nói ngắn gọn và đúng lúc, cả đoàn sẽ rất dễ phối hợp.

Điểm thứ hai là nên tạo một vài khoảng mở cho nhân sự tự do. Không phải ai cũng thích hoạt động liên tục. Có người chỉ muốn ngồi cà phê, đi dạo, ngủ thêm một chút hoặc trò chuyện riêng với đồng nghiệp. Những khoảng tự do đó thường giúp chuyến đi dễ chịu và thật hơn.

Điểm thứ ba là nên có một hai khoảnh khắc chung đủ đẹp để cả đoàn nhớ lâu. Có thể là một bữa tối ấm cúng, một buổi chụp hình tập thể, một phần giao lưu ngắn gọn nhưng có cảm xúc, hoặc chỉ là một khoảnh khắc ngồi cùng nhau sau một ngày di chuyển. Không cần làm lớn, chỉ cần đúng không khí. Điều đọng lại sau chuyến đi thường là những khoảnh khắc như vậy.

Cuối cùng, người đứng ra tổ chức cũng nên cho mình cơ hội được tận hưởng. Một chuyến đi công ty thành công không phải là chuyến mọi thứ hoàn hảo 100%, mà là chuyến có sự chuẩn bị đủ tốt để phần lớn mọi việc diễn ra êm và mọi người, kể cả người phụ trách, đều thấy nhẹ.

Tour công ty đi từ Điện Biên nếu được làm đúng sẽ là một hoạt động rất có giá trị cho doanh nghiệp. Nó không chỉ là phần thưởng, mà còn là dịp để nhân sự được nghỉ, được nhìn nhau ngoài môi trường làm việc và được nạp lại tinh thần theo cách tự nhiên nhất. Nhưng để đạt được điều đó, chuyến đi cần được xây dựa trên con người thật, thời gian thật và nhu cầu thật của đơn vị mình.

Khi chọn tour, doanh nghiệp đừng chỉ hỏi nơi nào đẹp hay giá nào rẻ. Hãy hỏi chương trình đó có hợp với nhân sự của mình không, có vừa sức không, có đủ thoải mái không, có dễ vận hành không và có giúp chuyến đi đạt đúng mục tiêu không. Một chuyến đi công ty đáng nhớ không nhất thiết phải xa nhất hay sang nhất. Chỉ cần đúng nhịp, đúng người và đúng cách tổ chức là đã đủ để cả tập thể thấy chuyến đi ấy thật sự có ý nghĩa.

INTOUR nhận tư vấn và tổ chức tour công ty đi từ Điện Biên theo quy mô từng doanh nghiệp, từ đoàn nhỏ, đoàn phòng ban đến chuyến đi thường niên của cả công ty. Hotline: 084 72 72 772 – Website: intour.vn – Email: [email protected].