Tour sự kiện - gala - MICE đi từ Bến Tre nên chọn hướng nào để vừa chỉnh chu vừa đáng tổ chức

Điểm đầu tiên là người tham dự của dạng chương trình này hiếm khi chỉ có một kiểu nhu cầu. Có chuyến dành cho nhân sự nội bộ, có chuyến để tri ân đại lý, có chuyến để tiếp khách hàng thân thiết, cũng có chuyến dành cho ban điều hành cần một không gian làm việc riêng tư hơn. Nếu chỉ nhìn vào sân khấu và bữa tối, chương trình rất dễ đẹp ở phần hình mà mờ ở phần mục tiêu.

Điểm thứ hai là gala hay MICE không chỉ cần đẹp mà còn cần nhịp. Một buổi sáng họp quá dài, một chặng xe quá đuối, một phần đón khách sơ sài hoặc một buổi tối lên mood sang nhưng thiếu độ ấm đều làm giảm chất lượng cả chuyến đi. Người tham dự thường nhớ cảm giác mình được tiếp đón thế nào nhiều hơn là nhớ số hạng mục được dựng ra.

Điểm thứ ba là doanh nghiệp ở Bến Tre vốn đã quen những cuộc gặp thân tình và không khí gần gũi. Nếu nơi đến vẫn giữ nguyên cảm giác quá quen, quá mềm và không có thêm giá trị về không gian, dịch vụ hay trải nghiệm, người đi sẽ thấy chuyến này chưa đủ lý do để tách khỏi nhịp thường ngày. Lúc đó chương trình dễ rơi vào trạng thái chỉn chu mà chưa thật sự bật.

Vì vậy, đích đến của một tour sự kiện - gala - MICE không phải là gom đủ hạng mục. Đích đến là để từng phần đều có vai trò: nội dung ban ngày đủ rõ, phần đón tiếp đủ tử tế, buổi tối đủ điểm nhấn và nơi đến đủ khác để người tham dự cảm thấy mình đang có mặt trong một sự kiện đáng nhớ.

Một trường hợp rất rõ là khi doanh nghiệp cần phần nội dung công việc hoặc nghi thức xuất hiện chính thức trong chuyến đi. Đó có thể là hội nghị khách hàng, lễ tổng kết, ra quân đầu năm, công bố mục tiêu, vinh danh đại lý hoặc một dịp cần phát biểu, trình bày và gặp gỡ trong bối cảnh chuyên nghiệp hơn một chuyến nghỉ thuần túy.

Trường hợp thứ hai là khi công ty muốn tri ân nhưng không muốn chương trình quá cứng. Gala - MICE làm tốt ở chỗ vẫn giữ được sự chỉnh chu, nhưng có thể mềm đi bằng bữa tối đẹp, một không gian đón khách thoải mái và một nhịp lịch đủ dễ chịu để người tham dự không bị cảm giác “đi dự sự kiện” quá nặng.

Trường hợp thứ ba là khi doanh nghiệp cần tạo một cột mốc. Có những chuyến đi không đơn thuần để nghỉ mà để đánh dấu một chặng phát triển, một dịp sinh nhật doanh nghiệp, một năm doanh số tốt hay một lần thay đổi hệ thống. Khi đó, một khung gala - MICE được tổ chức khéo sẽ giúp chuyến đi có trọng lượng hơn rất nhiều.

Ngược lại, nếu mục tiêu chỉ là thưởng chuyến đi nhẹ cho nhân sự sau giai đoạn bận, company trip có thể hợp hơn. Nếu mục tiêu chính là kéo tương tác mạnh qua hoạt động, team building sẽ hợp hơn. Gala - MICE chỉ thật sự đẹp khi doanh nghiệp muốn vừa có nội dung rõ, vừa có phần cảm xúc và hình ảnh đủ chỉn chu.

Giá trị đầu tiên là độ rõ của mục tiêu. Chương trình để tri ân sẽ khác chương trình để đào tạo, khác nữa với chuyến đi gặp đại lý hay hội nghị nội bộ. Khi mục tiêu rõ, người làm chương trình mới biết nên dồn lực vào không gian, nội dung, thời lượng nào và nên giữ tông cảm xúc ra sao cho hợp.

Giá trị thứ hai là trải nghiệm tham dự phải mượt. Người đi không nên có cảm giác bị kéo từ phần này sang phần khác một cách gượng ép. Một chương trình tốt sẽ luôn có nhịp lên - xuống hợp lý: đón khách đủ ấm, nội dung đủ gọn, nghỉ đủ thật, buổi tối đủ điểm nhấn và sáng hôm sau đủ nhẹ để kết thúc đẹp.

Giá trị thứ ba là mức độ chỉnh chu vừa đủ. Gala - MICE cần đẹp, nhưng đẹp phải đi cùng sự tinh gọn. Một concept hợp màu thương hiệu, một sân khấu gọn nhưng sang, một phần MC vừa đủ, một tiết mục mở màn đúng chất còn hiệu quả hơn rất nhiều so với việc cố đẩy quá nhiều chi tiết khiến chương trình nặng tay.

Cuối cùng là khả năng để lại dư âm sau chuyến đi. Một khoảnh khắc vinh danh ấm, một lời cảm ơn đúng lúc, một phần nhìn lại hành trình hoặc một bữa tối khiến khách mời cảm thấy mình được tôn trọng sẽ tạo giá trị bền hơn nhiều so với một đêm gala chỉ đẹp trên ảnh.

Đi gần hợp khi chương trình nặng phần nội dung và quỹ thời gian hạn chế. Ví dụ doanh nghiệp chỉ cần một buổi hội nghị ngắn, một đêm gala tri ân gọn hoặc một cuộc gặp khách hàng cần sự chỉn chu nhưng không muốn khách mời đi quá xa. Hướng gần giúp giữ nhịp, ít mệt và dễ vận hành hơn.

Đi vừa tầm thường là hướng sáng nhất với nhiều doanh nghiệp ở Bến Tre. Đây là nhóm hành trình đủ để người tham dự thật sự bước ra khỏi nhịp xứ dừa quen thuộc, nhưng chưa đến mức khiến việc sắp xếp quá áp lực. 2 ngày 1 đêm hoặc 3 ngày 2 đêm ở nhóm này thường đủ để làm nội dung, có một buổi tối đẹp và vẫn giữ được sức cho toàn đoàn.

Đi xa chỉ nên mở khi chương trình có lý do đủ mạnh. Có thể là một cột mốc lớn, một dịp cần tạo hiệu ứng rõ hoặc một chuyến đi có tệp khách mời đặc biệt. Nếu lý do không mạnh, đi xa dễ làm người tham dự thấy phần di chuyển nhiều hơn giá trị nhận lại, nhất là với các đoàn đông hoặc có nhiều nhóm tuổi.

Gần, vừa hay xa vì vậy không nên chọn theo cảm hứng. Nên chọn theo việc chương trình cần khách mời tỉnh táo tới mức nào, cần không gian khác đi bao nhiêu và doanh nghiệp muốn người tham dự mang về cảm giác gì sau chuyến đi.

Doanh nghiệp sản xuất hoặc đơn vị vận hành nhiều ca thường cần tính thực tế rất cao. Người đi không đồng đều về nhịp sinh hoạt, sức bền và quỹ thời gian. Với nhóm này, lịch trình nên gọn, phần nội dung rõ và venue phải dễ vận hành để không ai bị đuối quá nhanh.

Khối văn phòng hoặc doanh nghiệp dịch vụ lại linh hoạt hơn một chút. Họ thường hợp với những chương trình có sự cân bằng giữa nội dung và trải nghiệm: sáng họp vừa đủ, chiều thư giãn, tối gala có điểm nhấn. Nhóm này dễ tạo hiệu ứng cảm xúc tốt nếu chọn đúng venue và đúng tông chương trình.

Với đại lý và khách hàng thân thiết, yếu tố quan trọng nhất là cảm giác được trân trọng. Họ không cần một chương trình quá ồn, mà cần không gian chỉn chu, đón tiếp tử tế, quà tặng vừa đủ và những khoảnh khắc khiến họ cảm thấy mình được doanh nghiệp nhớ tới bằng sự chân thành.

Ban điều hành hoặc các nhóm lãnh đạo thường hợp với khung chương trình kín hơn, sâu hơn và ít phô hơn. Với họ, địa điểm phải tạo được sự riêng tư, lịch phải gọn và phần nội dung phải thật sự có chất lượng. Một chuyến đi như vậy không cần quá nhiều tiết mục nhưng phải ra đúng khí chất.

Nếu cần một hướng đủ khác để chương trình có cảm giác được đầu tư đúng, nhóm cao nguyên luôn là lựa chọn sáng. Chỉ riêng chuyện đổi khí hậu đã giúp người tham dự bước ra khỏi nhịp sông nước quen thuộc. Khi kết hợp đúng venue, không gian này rất hợp cho vinh danh, tổng kết, hội nghị ngắn hoặc những chuyến đi cần tạo dấu mốc.

Biển vẫn phù hợp, nhưng phải là biển có lý do riêng. Lý do đó có thể là resort đồng bộ hơn, ballroom đẹp hơn, vận hành tốt hơn hoặc toàn bộ trải nghiệm đón tiếp chuyên nghiệp hơn những lựa chọn gần. Khi biển có lý do như vậy, gala - MICE rất dễ lên hình đẹp mà không bị hời hợt.

Nhóm city break hoặc tuyến gần chuẩn chỉnh cũng rất sáng với doanh nghiệp ở Bến Tre khi quỹ ngày hẹp. Điểm mạnh của hướng này là giữ được trọng tâm cho phần nội dung, không làm khách mời mệt và đặc biệt phù hợp với các chương trình cần sự gọn, nhanh, gãy gọn nhưng vẫn lịch sự.

Điểm đầu tiên phải nhìn là tỷ lệ giữa nội dung, di chuyển, nghỉ và phần buổi tối. Một chương trình tốt sẽ không để khách mời vừa xuống xe đã vào họp ngay, cũng không kéo phần hội nghị quá dài đến mức buổi tối mất năng lượng. Nhịp tốt luôn khiến người tham dự thấy mình được dẫn dắt tự nhiên.

Điểm thứ hai là chất lượng không gian tổ chức. Với gala - MICE, nơi ở và nơi diễn ra sự kiện không chỉ là chỗ đáp ứng kỹ thuật. Nó là thứ tạo cảm giác cho toàn bộ chuyến đi. Không gian đúng sẽ nâng tông chương trình mà không cần làm quá nhiều.

Điểm thứ ba là mức độ khớp giữa mục tiêu doanh nghiệp và những phần được cài trong lịch. Nếu là chuyến đi tri ân, phần nghi thức phải vừa đủ để tôn người được mời. Nếu là hội nghị, thời lượng làm việc phải usable thật. Nếu là gala vinh danh, phần tối phải có điểm bùng sáng đúng lúc.

Cuối cùng, hãy nhìn cách đơn vị tổ chức tư vấn. Người hiểu gala - MICE sẽ hỏi rất kỹ về đối tượng tham dự, tông chương trình, mức trang trọng cần có, thời lượng thật sự usable và thứ doanh nghiệp muốn giữ lại sau chuyến đi. Người chỉ bán lịch trình thường không hỏi sâu tới vậy.

Loại hình này rất hợp với doanh nghiệp đã có mục tiêu rõ cho chuyến đi. Đó có thể là tri ân khách hàng, gặp gỡ đại lý, tổng kết, vinh danh nội bộ, hội nghị ngắn hoặc một dịp cần tạo dấu mốc cho tập thể. Khi mục tiêu rõ, gala - MICE phát huy rất đẹp.

Nó cũng hợp với những đơn vị muốn chuyến đi có cả phần nội dung lẫn phần cảm xúc. Ban ngày làm việc hoặc gặp gỡ, buổi tối tạo điểm nhấn, hôm sau giữ nhịp mềm để mọi người còn kết nối với nhau. Đây là dạng hành trình phù hợp với doanh nghiệp muốn vừa làm việc được vừa để lại ấn tượng tốt.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ cần một kỳ nghỉ nhẹ cho nhân sự, không cần nghi thức hay phần nội dung rõ, company trip sẽ hợp hơn. Nếu mục tiêu chính là kéo tương tác mạnh bằng hoạt động, team building sẽ đúng bài hơn. Gala - MICE không nên bị dùng sai mục tiêu.

Nó cũng không hợp khi người tổ chức chưa xác định rõ khách mời là ai và muốn họ mang về cảm giác gì. Với dạng chương trình này, sự mơ hồ ở đầu vào gần như luôn khiến chuyến đi bị nửa vời: không đủ sâu như MICE, không đủ vui như team building và cũng không đủ nhẹ như company trip.

Nếu anh/chị đang cần chốt một tour sự kiện - gala - MICE đi từ Bến Tre mà chưa muốn quyết theo cảm tính, hãy khoanh trước ba điều: chương trình dành cho ai, muốn tạo cảm giác gì và quỹ thời gian thực tế là bao nhiêu. Chỉ cần rõ ba điểm này, việc chọn hướng đi sẽ sáng lên rất nhanh.

INTOUR có thể tư vấn theo đúng bài toán thực tế của doanh nghiệp: hội nghị khách hàng, gala tri ân, chương trình gặp đại lý, tổng kết năm, vinh danh nội bộ hay chuyến đi có phần nội dung cần làm chỉn chu nhưng vẫn giữ được cảm giác gần gũi, sang vừa đủ và dễ tham dự.