Công Ty Chuyên Tổ Chức Tour Trong Và Ngoài Nước INTOUR | Tổ Chức Sự Kiện | M.I.C.E
HOTLINE: 0979 655 373 | 0847 27 27 72
Tổ chức khai trương không chỉ là một buổi lễ, mà là "phát súng" khởi đầu quyết định 80% thành công ban đầu của cửa hàng, công ty, doanh nghiệp của bạn. Đây là "cơ hội vàng" để định vị thương hiệu (Branding), khắc sâu hình ảnh vào tâm trí khách hàng và tạo ra một làn sóng truyền thông mạnh mẽ.
Kịch bản tổ chức khai trương chuyên nghiệp là như thế nào? Quy trình tổ chức khai trương bài bản là ra sao, làm thế nào để tránh những sai sót?
Với 16+ năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các tập đoàn hàng đầu như FPT, Vinfast, ACB, Techcombank,... INTOUR sẽ mang đến cho bạn một cẩm nang toàn diện từ A-Z, không chỉ cung cấp mẫu kịch bản tổ chức khai trương, mà còn là tư duy chiến lược để tạo nên một sự kiện khai trương thành công vang dội.
Trước khi bước vào xây dựng kịch bản tổ chức khai trương chi tiết, một sự kiện thành công phải được xây dựng trên một nền tảng chiến lược vững chắc.
Mục tiêu Kinh doanh (Đo lường được):
Mục tiêu Thương hiệu (Xây dựng dài hạn):
Phân loại khách mời:
Nội dung & Phong cách:
Phân bổ ngân sách hợp lý là chìa khóa để tối ưu hiệu quả. Dưới đây là tỷ lệ tham khảo:
Địa điểm: Dễ tìm, giao thông thuận tiện, có bãi đỗ xe, và phải phù hợp với hình ảnh thương hiệu.
Thời gian:
Một concept độc đáo sẽ giúp sự kiện của bạn nổi bật và được ghi nhớ.
Ví dụ ý tưởng:
Nguyên tắc: Concept phải đồng bộ từ thư mời, trang trí, dress-code cho đến hoạt động trong sự kiện.
Áp dụng nguyên tắc "backward planning" (lập kế hoạch ngược) để không bao giờ bị động. Một quy trình tổ chức sự kiện, đặc biệt là các buổi lễ quan trọng của công ty, doanh nghiệp, tập đoàn như tiệc Year End Party, lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm, tiệc Tân Niên, tiệc Noel Giáng Sinh... nếu có sự chuẩn bị chuyên nghiệp thì mọi rủi ro, trường hợp không mong muốn đều sẽ được kiểm soát & giải quyết tất thời, đặc biệt là các vấn đề pháp lý.
Tổ chức sự kiện & event không chỉ đơn thuần là sắp xếp một buổi lễ/ sự kiện, nó còn là hoạt động chiến lược, sử dụng các công cụ marketing và truyền thông để tạo ra một trải nghiệm kết nối trực tiếp giữa thương hiệu (Branding) và công chúng, từ đó truyền tải những thông điệp quan trọng và thúc đẩy mục tiêu kinh doanh.
Chính vì là một hoạt động chuyên nghiệp và có tầm ảnh hưởng đến cộng đồng, việc đảm bảo tính hợp pháp cho sự kiện là yêu cầu tiên quyết để bảo vệ cả thương hiệu lẫn khách mời. Nền tảng pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất cho yêu cầu này chính là giấy phép tổ chức.
Mặc dù vậy, bước quan trọng này thường bị xem nhẹ, dẫn đến những rủi ro không lường như bị phạt hành chính (từ 10 - 50 triệu đồng) hoặc thậm chí bị đình chỉ sự kiện.
Tại sao cần xin giấy phép?
Nộp hồ sơ ở đâu? Có 2 cơ sở pháp lý mà cửa hàng, công ty, doanh nghiệp có thể đến để làm hồ sơ:
Hồ sơ cần chuẩn bị những gì?
Quy trình và thời gian xin cấp phép tổ chức lễ khai trương cho cửa hàng, công ty, doanh nghiệp
Để tránh rủi ro bị từ chối hoặc chậm trễ, hãy nộp hồ sơ ít nhất 3-4 tuần trước ngày diễn ra sự kiện.
Với kinh nghiệm làm việc dày dặn với các cơ quan chức năng, INTOUR có thể thay mặt cửa hàng, công ty thực hiện toàn bộ quy trình này một cách nhanh chóng và chính xác, giúp bạn hoàn toàn yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.
Đây là timeline công việc chi tiết khi tổ chức sự kiện khai trương (áp dụng cho mọi ngành nghề), cửa hàng, công ty, doanh nghiệp đang có nhu cầu có thể tham khảo nhé!
Thời gian 3 tháng trước tổ chức khai trương, các công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Thời gian 2 tháng trước lễ khai trương:
Thời gian 1 tháng trước buổi lễ cần chuẩn bị và thực hiện các công việc:
1 tuần trước sự kiện quan trọng:
Những chuẩn bị cần khi lễ khai trương sắp bắt đầu (1 ngày trước sự kiện):
Đây là phần được mong chờ nhất. Một kịch bản khai trương chuyên nghiệp sẽ đảm bảo sự kiện diễn ra mượt mà, đúng giờ và không có sai sót.
|
Thời Gian |
Hoạt Động Chi Tiết |
Ghi Chú & Yêu Cầu Kỹ Thuật |
|
GIAI ĐOẠN ĐÓN KHÁCH (30 phút) |
||
|
7:30 - 8:00 |
Đội ngũ lễ tân (2 - 4 PG) đón khách tại cổng chào, cài hoa, hướng dẫn. Khách check-in tại quầy đăng ký, nhận tài liệu và quà tặng chào mừng. Nhân viên hướng dẫn khách vào khu vực ghế ngồi. Phục vụ tiệc trà, nước uống nhẹ. |
Nhạc: Playlist nhạc không lời, du dương, âm lượng 60%. Kỹ thuật: Màn hình LED chiếu logo công ty, video giới thiệu. |
|
GIAI ĐOẠN KHAI MẠC (10 phút) |
||
|
8:00 - 8:10 |
MC xuất hiện, ổn định khách mời và tuyên bố bắt đầu chương trình. Tiết mục nghệ thuật mở màn (Múa lân sư rồng, nhảy hiện đại, violin...). |
Nhạc: Nhạc hiệu chương trình nổi lên, mạnh mẽ và trang trọng. Ánh sáng: Đèn sân khấu tập trung vào MC và khu vực biểu diễn. |
|
GIAI ĐOẠN NỘI DUNG CHÍNH (25 phút) |
||
|
8:10 - 8:20 |
MC giới thiệu thành phần ban lãnh đạo và khách mời VIP. Đại diện doanh nghiệp/chủ cửa hàng lên phát biểu. |
Kỹ thuật: Chuẩn bị sẵn micro, bục phát biểu. Màn hình LED chiếu tên và chức vụ người phát biểu. |
|
8:20 - 8:25 |
MC mời khách mời danh dự (nếu có) lên chia sẻ và tặng hoa. |
Nhân sự: Lễ tân chuẩn bị sẵn hoa và quà tặng. |
|
8:25 - 8:35 |
NGHI LỄ CẮT BĂNG KHAI TRƯƠNG. MC mời các đại biểu quan trọng lên sân khấu. Đếm ngược 3-2-1 và cắt băng. |
Hiệu ứng: Pháo kim tuyến, CO2, nhạc nền cao trào. Media: Toàn bộ nhiếp ảnh gia, quay phim tập trung ghi lại khoảnh khắc vàng. |
|
GIAI ĐOẠN GIAO LƯU & TRẢI NGHIỆM (25 phút) |
||
|
8:35 - 9:00 |
MC mời khách mời tham quan cửa hàng/văn phòng. Trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ. Tổ chức các hoạt động tương tác (Lucky Draw, Minigame, Photo Contest). |
Nhân sự: Bố trí nhân viên tư vấn tại các khu vực trải nghiệm. Nhạc: Chuyển sang playlist nhạc sôi động, vui tươi. |
|
GIAI ĐOẠN KẾT THÚC (5 phút) |
||
|
9:00 - 9:05 |
MC gửi lời cảm ơn, tổng kết chương trình. Nhắc lại các chương trình khuyến mãi đặc biệt trong ngày khai trương. Lễ tân đứng tại cửa chào và tiễn khách. |
Nhạc: Nhạc kết thúc chương trình |
Mỗi ngành nghề có một "ADN" và tệp khách hàng mục tiêu riêng. Việc sao chép một kịch bản chung chung là sai lầm lớn nhất dẫn đến một sự kiện nhạt nhòa, không đạt mục tiêu. Một kịch bản khai trương được tối ưu phải nắm bắt được "linh hồn" của ngành đó, tập trung vào những hoạt động tạo ra tác động lớn nhất.
Dưới đây là các mẫu kịch bản khai trương theo từng ngành nghề được INTOUR phân tích theo insight khách hàng và thiết kế theo yêu cầu riêng, giúp cửa hàng, công ty, doanh nghiệp của bạn tạo ra một buổi lễ "mở đầu" không chỉ chuyên nghiệp mà còn thực sự hiệu quả.
Đối với ngành làm đẹp, thách thức lớn nhất là xây dựng niềm tin. Khách hàng không chỉ mua một dịch vụ, họ mua sự an tâm và kỳ vọng vào kết quả. Vì vậy, kịch bản tổ chức khai trương cho spa, thẩm mỹ viện phải được tối ưu để thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch về công nghệ và mang lại cảm giác thư giãn, sang trọng. Mục tiêu cốt lõi là phá vỡ rào cản hoài nghi, biến khách tham dự thành khách hàng trải nghiệm ngay lập tức.
Điểm tối ưu của kịch bản này nằm ở việc chuyển đổi từ "giới thiệu" sang "chứng thực". Thay vì chỉ nói về dịch vụ, chúng ta cho khách hàng thấy, cảm nhận và lắng nghe từ chuyên gia. Một số ý tưởng cho buổi lễ khai trương, biển nó trờ thành sự kiện độc đáo, ghi dấu ấn trong lòng khách mời, khách hàng:
Mẫu Kịch Bản Khai Trương Gợi Ý Cho Ngành Spa / Thẩm Mỹ Viện
| Thời Gian | Hoạt Động Chi Tiết | Mục Tiêu Tối Ưu |
| 8h35 - 9h00 | Spa Tour & Demo Công nghệ: MC mời khách tham quan. Tại mỗi khu vực có chuyên viên tư vấn, trình diễn máy móc. | Xây dựng niềm tin, thể hiện sự đầu tư. |
| 9h00 - 9h20 | Talkshow "Bí Quyết Chăm Sóc Sắc Đẹp": Chuyên gia chia sẻ kiến thức và Q&A. | Khẳng định chuyên môn, cung cấp giá trị. |
| 9h20 - 9h30 | Lucky Draw: Bốc thăm trúng các liệu trình cao cấp để khuyến khích khách hàng quay trở lại. | Tạo động lực trải nghiệm dịch vụ đầy đủ. |
Khách hàng mua nội thất không chỉ mua một món đồ, họ đang mua cảm hứng cho không gian sống. Do đó, kịch bản khai trương showroom phải được tối ưu để trở thành một buổi triển lãm nghệ thuật ứng dụng, truyền cảm hứng và giúp khách hàng dễ dàng hình dung ra ngôi nhà mơ ước của họ. Đừng chỉ trưng bày sản phẩm, hãy kể những câu chuyện về phong cách sống.
Sự tối ưu ở đây là biến showroom từ một "cửa hàng" thành một "không gian trải nghiệm sống", cung cấp giải pháp và ý tưởng thay vì chỉ bán sản phẩm đơn lẻ. Một số ý tưởng cho buổi lễ khai trương:
Mẫu Kịch Bản Khai Trương Gợi Ý Cho Showroom Nội Thất/ Gia Dụng
| Thời Gian | Hoạt Động Chi Tiết | Mục Tiêu Tối Ưu |
| 8h35 - 9h00 | Khám Phá "Góc Cảm H hứng": Khách tự do tham quan, trải nghiệm sản phẩm trong các không gian được bài trí sẵn | Truyền cảm hứng, kích thích nhu cầu |
| 9h00 - 9h20 | Workshop "Kiến Tạo Không Gian Sống": Kiến trúc sư chia sẻ và tư vấn trực tiếp cho khách mời. | Cung cấp giá trị, xây dựng hình ảnh chuyên gia |
| 9h20 - 9h30 | Công bố ưu đãi đặc biệt: Chỉ dành cho khách hàng đặt cọc/mua hàng trong sự kiện. | Thúc đẩy doanh số |
Hai ngành này có chung một mục tiêu cốt lõi là xây dựng cộng đồng và tạo "buzz" truyền thông. Sự kiện khai trương phải là một bữa tiệc sôi động, một điểm đến hấp dẫn, nơi khách hàng không chỉ đến để mua sắm hay uống nước, mà còn để giao lưu, check-in và cảm nhận "chất" riêng của thương hiệu.
Sự tối ưu của kịch bản này là tập trung vào các hoạt động tạo ra sự tương tác cao, khuyến khích chia sẻ trên mạng xã hội và biến khách mời thành những "đại sứ thương hiệu" tự nhiên. Một số ý tưởng độc đáo có thể áp dụng cho lễ khai trương:
Tạo ra những khoảnh khắc "Instagrammable":
Biến sự kiện thành "Shopping/Coffee Party": Sử dụng âm nhạc (DJ hoặc live band), ánh sáng và các ưu đãi độc quyền chỉ có trong sự kiện để tạo không khí lễ hội, thúc đẩy khách hàng ở lại lâu hơn và chi tiêu nhiều hơn.
Đây là các sự kiện B2B và B2G (Business-to-Government), nơi khách mời là đối tác, nhà đầu tư, và các cơ quan chính quyền. Mục tiêu không phải là bán lẻ, mà là chứng minh năng lực, quy mô, và tiềm năng hợp tác. Sự kiện phải được tối ưu để thể hiện sự trang trọng, chuyên nghiệp và tầm vóc của dự án.
Điểm tối ưu của kịch bản này nằm ở việc tạo ra những nghi thức mang tính biểu tượng và cung cấp những thông tin, trải nghiệm thuyết phục dành riêng cho đối tượng khách mời cấp cao. Gợi ý một số ý tưởng độc đáo cho lễ khai trương:
Mẫu Kịch Bản Khai Trương Gợi Ý Cho Nhà Máy / Khu Công Nghiệp
| Thời Gian | Hoạt Động Chi Tiết | Mục Tiêu Tối Ưu |
| 8h35 - 9h00 | Nghi Lễ Chính: Cắt băng & Bấm nút vận hành hoặc Lễ Động thổ trang trọng | Tạo khoảnh khắc biểu tượng, giá trị truyền thông cao |
| 9h00 - 9h20 | Factory/Site Tour hoặc Hội Thảo Xúc Tiến Đầu Tư: Dẫn khách VIP tham quan hoặc trình bày tiềm năng dự án | Cung cấp bằng chứng, thông tin thuyết phục |
| 9h20 - 9h30 | Lễ Ký Kết Hợp Tác (MOU) & Tiệc Chiêu Đãi: Ký kết với đối tác chiến lược và tạo không gian networking | Thể hiện sự tin tưởng của thị trường, thúc đẩy quan hệ |
(LỜI MỞ ĐẦU)
(Nhạc hiệu chương trình nổi lên rồi nhỏ dần. MC bước ra sân khấu với phong thái tự tin, mỉm cười)
MC: "Nhiệt liệt chào mừng toàn thể Quý vị đại biểu, Quý vị khách quý đã đến tham dự Lễ Khai Trương của (Tên Công ty/Cửa hàng) ngày hôm nay!
Lời đầu tiên, cho phép (Tên MC) thay mặt Ban tổ chức, xin được gửi đến toàn thể quý vị lời kính chúc sức khỏe và lời chào trân trọng nhất!
Sự hiện diện của quý vị ngày hôm nay chính là niềm vinh dự và là nguồn động viên to lớn, đánh dấu một cột mốc quan trọng trên hành trình phát triển của (Tên Công ty). Chúng ta đang cùng nhau có mặt tại đây để chứng kiến một khởi đầu mới, một chương mới đầy hứa hẹn. Và ngay bây giờ, chương trình xin phép được chính thức bắt đầu!"
(GIỚI THIỆU ĐẠI BIỂU & KHÁCH MỜI)
MC: "Đến chung vui cùng chúng ta hôm nay, Ban tổ chức vô cùng vinh dự được đón tiếp sự hiện diện của các vị khách quý. Xin được trân trọng giới thiệu:
Về phía Lãnh đạo Công ty, xin trân trọng giới thiệu:
Về phía khách mời và đối tác chiến lược, xin trân trọng giới thiệu:
Xin quý vị hãy dành một tràng pháo tay thật nồng nhiệt để chào đón sự hiện diện của tất cả các vị khách quý!"
(GIỚI THIỆU BÀI PHÁT BIỂU)
MC: "Và giờ đây, để hiểu rõ hơn về chặng đường đã qua cũng như những định hướng phát triển trong tương lai, chúng tôi xin trân trọng kính mời lên sân khấu Ông/Bà (Họ và Tên), (Chức vụ) của công ty sẽ có đôi lời phát biểu và chia sẻ. Xin trân trọng kính mời Ông/Bà!"
(MC lùi về phía sau, hướng tay về phía người phát biểu. Sau khi phát biểu xong)
MC: "Xin trân trọng cảm ơn những chia sẻ đầy tâm huyết và ý nghĩa của Ông/Bà (Họ tên). Những định hướng vừa rồi chắc chắn sẽ là kim chỉ nam cho sự phát triển vững mạnh của (Tên công ty) trong thời gian tới. Xin chúc Ông/Bà thật nhiều sức khỏe và thành công. Một lần nữa, xin cảm ơn Ông/Bà!"
(NGHI LỄ CHÍNH: CẮT BĂNG KHAI TRƯƠNG)
MC: "Thưa quý vị, và giờ là khoảnh khắc mà tất cả chúng ta đều mong chờ - thời khắc thiêng liêng đánh dấu sự khởi đầu chính thức.
Xin trân trọng kính mời lên sân khấu:
Sẽ cùng tiến lên sân khấu để thực hiện nghi lễ cắt băng khai trương."
(Lễ tân mang dải băng, khay và kéo lên sân khấu. MC mời các đại biểu vào đúng vị trí)
MC: "Xin mời các vị đại biểu cùng đặt tay lên dải băng lụa đỏ thắm, tượng trưng cho sự may mắn, thành công và thịnh vượng.
Quý vị khán giả thân mến, chúng ta hãy cùng nhau đếm ngược để chứng kiến giây phút lịch sử này nhé!
3... 2... 1... CHÚC MỪNG KHAI TRƯƠNG (TÊN CÔNG TY)!"
(Hiệu ứng pháo sáng, kim tuyến được bắn ra. Nhạc nền cao trào. MC chờ 10-15s để media tác nghiệp)
(LỜI CẢM ƠN VÀ TỔNG KẾT)
MC: "Thưa toàn thể quý vị, dải băng đỏ đã được cắt, chính thức mở ra một chặng đường phát triển mới đầy hứa hẹn cho (Tên công ty).
Thay mặt Ban tổ chức, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến toàn thể quý vị đã không quản ngại thời gian quý báu để đến chung vui. Sự hiện diện của quý vị đã góp phần làm nên thành công rực rỡ cho buổi lễ ngày hôm nay.
Một lần nữa, xin kính chúc (Tên công ty) khai trương hồng phát, phát triển thịnh vượng! Kính chúc quý vị đại biểu, quý vị khách quý dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành công.
Chương trình Lễ Khai Trương xin được phép khép lại tại đây. Xin chào và hẹn gặp lại!"
Sau khi đã đi qua toàn bộ quy trình chi tiết từ chiến lược, pháp lý, đến kịch bản thực thi, có lẽ bạn đã nhận ra rằng để tổ chức một sự kiện khai trương hoàn hảo đòi hỏi một nguồn lực khổng lồ về thời gian, nhân sự và kinh nghiệm. Nếu bạn vẫn muốn tự tay thực hiện sự kiện khai trương của mình, chúng tôi tin rằng cẩm nang chi tiết phía trên đã là một nền tảng vững chắc.
Còn nếu bạn muốn một giải pháp toàn diện để đảm bảo thành công mà không phải đánh đổi thời gian và công sức quý báu của mình, hãy để đội ngũ chuyên gia của INTOUR trở thành "cánh tay nối dài", biến ý tưởng của bạn thành một sự kiện thành công rực rỡ.
Dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói của chúng tôi sẽ giúp cho cửa hàng, công ty, doanh nghiệp của bạn như:
Hãy để sự kiện khai trương là một niềm vui, không phải là một gánh nặng.
Cuối cùng, kịch bản chương trình khai trương không chỉ là một quy trình tổ chức sự kiện đơn thuần, đó là tuyên ngôn về sự chuyên nghiệp và là công cụ chiến lược để doanh nghiệp bạn tạo nên một khởi đầu vững chắc.
Với kinh nghiệm dày dặn của INTOUR, kịch bản chi tiết này đảm bảo mọi nghi thức, từ đón tiếp VIP đến nghi lễ cắt băng, đều diễn ra thông suốt, trang trọng và đúng chuẩn mực quốc tế, loại bỏ mọi rủi ro về mặt hình ảnh.
Bằng cách tập trung vào việc tối đa hóa thông điệp thương hiệu và cung cấp cơ hội kết nối kinh doanh chất lượng cao, INTOUR cam kết sự kiện khai trương của bạn sẽ không chỉ thành công về mặt hình thức mà còn tạo ra đà phát triển và thiết lập uy tín mạnh mẽ trong tâm trí đối tác và khách hàng.
Hãy để INTOUR là đối tác chiến lược, biến lễ khai trương thành một khoản đầu tư tiếp thị hiệu quả đặt quỹ đạo thịnh vượng cho toàn bộ hành trình kinh doanh của bạn.
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Mẫu Kịch Bản Tổ Chức Khai Trương Chi Tiết, Checklist Công Việc & Cẩm Nang Hướng Dẫn A-Z
INTOUR là Công Ty Lữ Hành Tổ Chức Tour Du Lịch Uy Tín Chất Lượng Tại Hồ Chí Minh và toàn quốc. Tổ chức sự kiện, vé máy bay, cho thuê xe, tour du lịch trong nước, tour nước ngoài.
Địa chỉ HCM: 113 Đường số 1 khu dân cư Cityland, Phường Hạnh Thông ( Quận Gò Vấp Cũ) , Tp. Hồ Chí Minh
Địa Chỉ Hà Nội: 134 Đường Nguyễn Hoàng Tôn, Phường Phú Thượng ( Quận Tây Hồ Cũ), Hà Nội
Địa Chỉ Đà Lạt: 3 Đường Lê Đại Hành, Phường Xuân Hương (Phường 1 Cũ), Đà Lạt, Lâm Đồng
Hotline: 084 72 72 772
Điện thoại: 028. 39 89 99 89
Email: [email protected] - [email protected]
Email: [email protected]
Số đăng ký kinh doanh: 0305659559 do Sở kế hoạch và đầu tư TPHCM cấp ngày 21/04/2008
Số giấy phép kinh doanh lữ hành Quốc tế: 79-1012/2019/TCDL-GP LHQT