Báo Giá Thuê Vũ Đoàn, Nhóm Nhảy, Nhóm Múa Biểu Diễn Sự Kiện

Chi phí thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, nhóm múa thường được tính dựa trên nhiều yếu tố cùng lúc. Nếu chỉ nhìn vào số lượng vũ công mà chốt giá thì rất dễ sai, vì một nhóm 6 người biểu diễn tiết mục có sẵn sẽ khác hoàn toàn nhóm 6 người cần biên đạo riêng, trang phục riêng và rehearsal theo kịch bản sân khấu.

Số lượng vũ công biểu diễn

Đây là yếu tố dễ thấy nhất. Số lượng vũ công càng nhiều, chi phí càng tăng do liên quan đến nhân sự, trang phục, di chuyển, thời gian tập luyện và điều phối. Với sân khấu nhỏ, đội hình 4–6 vũ công thường đã đủ đẹp. Với sân khấu vừa, có thể dùng 8–10 vũ công. Với sân khấu lớn, gala hoặc chương trình cần hiệu ứng mạnh, có thể cần 12–16 vũ công hoặc nhiều hơn.

Tuy nhiên, không phải cứ đông là đẹp. Sân khấu hẹp mà dùng đội hình quá đông sẽ dễ rối, khó di chuyển và không an toàn. Sân khấu lớn mà dùng đội hình quá ít lại bị trống. Vì vậy, số lượng vũ công nên được chọn theo mặt bằng thật.

Loại tiết mục biểu diễn

Nhóm nhảy hiện đại, hip-hop, flashmob thường có chi phí khác với múa LED, múa dân gian, múa đương đại hoặc tiết mục biên đạo riêng. Các tiết mục có đạo cụ, hiệu ứng ánh sáng, trang phục đặc biệt hoặc cần phối hợp màn hình LED thường có chi phí cao hơn tiết mục biểu diễn đơn giản.

Ví dụ, một tiết mục flashmob tại khai trương cửa hàng có thể triển khai gọn hơn tiết mục múa LED trong gala dinner. Một bài múa dân gian có trang phục và đạo cụ riêng cũng sẽ khác với nhóm nhảy hiện đại dùng trang phục có sẵn.

Thời lượng biểu diễn

Phần lớn tiết mục nhảy múa sự kiện thường kéo dài từ 3–7 phút. Đây là khoảng thời gian đủ để tạo điểm nhấn mà không làm chương trình bị dài. Nếu khách cần tiết mục dài hơn, biểu diễn nhiều lần trong ngày hoặc chia thành nhiều phần trong cùng chương trình, chi phí sẽ thay đổi.

Với activation, roadshow hoặc khai trương trung tâm thương mại, nhóm nhảy có thể phải biểu diễn nhiều suất. Lúc này báo giá không chỉ tính theo một bài diễn, mà còn tính theo thời gian chờ, số lần biểu diễn và khả năng giữ năng lượng của đội hình.

Tiết mục có sẵn hay biên đạo riêng

Tiết mục có sẵn thường tiết kiệm hơn vì nhóm biểu diễn đã có bài, trang phục và đội hình quen. Biên đạo riêng sẽ cần thêm thời gian dựng bài, chọn nhạc, tập luyện, chỉnh đội hình, chọn trang phục và rehearsal. Đổi lại, tiết mục riêng sẽ bám sát chủ đề sự kiện hơn, phù hợp với year end party, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm hoặc chương trình thương hiệu cần dấu ấn riêng.

Trang phục và đạo cụ

Trang phục có sẵn thường nằm trong gói biểu diễn cơ bản. Nếu khách yêu cầu trang phục theo màu thương hiệu, chủ đề riêng, trang phục LED, áo dài, trang phục dân gian, trang phục dạ hội, đạo cụ cầm tay hoặc phụ kiện đặc biệt, chi phí có thể tăng.

Đạo cụ cũng cần được tính trước. Múa quạt, múa nón, múa lụa, múa trống, múa LED, trống nước hoặc các tiết mục có đạo cụ sân khấu sẽ cần chuẩn bị và kiểm tra kỹ hơn.

Địa điểm tổ chức

Sự kiện trong nội thành thường dễ báo giá hơn. Nếu tổ chức ở tỉnh, khu công nghiệp, resort, nhà máy, khu du lịch hoặc địa điểm xa trung tâm, chi phí có thể phát sinh thêm phần di chuyển, ăn ở, thời gian chờ và điều phối.

Với chương trình tổ chức ngoài trời, cần tính thêm mặt bằng, khu thay đồ, khu chờ, nguồn điện, thời tiết và thời gian setup.

Rehearsal và yêu cầu kỹ thuật

Chương trình lớn, có khách VIP, sân khấu phức tạp hoặc tiết mục kết hợp ca sĩ, DJ, band nhạc, màn hình LED thường nên có rehearsal. Rehearsal giúp kiểm tra đội hình, âm thanh, ánh sáng, lối vào sân khấu và thời điểm kết thúc tiết mục. Nếu có rehearsal riêng hoặc tổng duyệt trước ngày diễn ra, chi phí sẽ khác với biểu diễn gọn trong chương trình nhỏ.

Bảng dưới đây chỉ mang tính tham khảo để doanh nghiệp dễ hình dung ngân sách ban đầu. Giá thực tế cần dựa trên chương trình cụ thể, địa điểm, thời gian, số lượng vũ công và yêu cầu biểu diễn.

Nếu chương trình cần tiết mục đơn giản để tạo không khí, có thể chọn đội hình gọn và bài diễn có sẵn. Nếu tiết mục là điểm nhấn chính, nên đầu tư nhiều hơn vào biên đạo, trang phục, đội hình và rehearsal.

Không phải chương trình nào cũng cần gói biểu diễn lớn. Một lễ khai trương cửa hàng nhỏ có thể chỉ cần nhóm nhảy 4–6 người biểu diễn ngắn trước mặt tiền. Một chương trình gala công ty có sân khấu lớn nên dùng đội hình đông hơn để sân khấu không bị trống. Một lễ ra mắt sản phẩm có thông điệp thương hiệu nên cân nhắc tiết mục biên đạo riêng.

Ngân sách nhỏ

Phù hợp với shop, cửa hàng, khai trương mặt tiền nhỏ, chương trình nội bộ hoặc sự kiện cần một tiết mục khuấy động ngắn. Nên chọn nhóm nhảy hiện đại, hip-hop, flashmob gọn hoặc tiết mục có sẵn. Không nên yêu cầu quá nhiều đạo cụ, đổi trang phục phức tạp hoặc rehearsal riêng nếu ngân sách hạn chế.

Ngân sách vừa

Phù hợp với showroom, nhà hàng, spa, trung tâm dịch vụ, công ty vừa, hội nghị khách hàng hoặc tiệc doanh nghiệp. Có thể chọn đội hình 6–10 vũ công, trang phục đồng bộ, bài diễn được chỉnh nhẹ theo chủ đề và có kiểm tra sân khấu trước giờ diễn.

Ngân sách cao

Phù hợp với gala dinner, year end party, lễ kỷ niệm lớn, ra mắt sản phẩm, sân khấu khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc chương trình có truyền thông. Có thể đầu tư tiết mục biên đạo riêng, múa LED, múa đương đại, đội hình đông, trang phục riêng và rehearsal theo kịch bản.

Một báo giá thuê vũ đoàn rõ ràng nên thể hiện các hạng mục chính để khách dễ so sánh.

Thông thường, chi phí có thể gồm:

• Số lượng vũ công biểu diễn.
• Thời lượng tiết mục.
• Bài nhạc và thể loại biểu diễn.
• Trang phục có sẵn.
• Đạo cụ cơ bản nếu có.
• Thời gian có mặt trước giờ diễn.
• Biểu diễn tại địa điểm đã chốt.
• Điều phối nhóm biểu diễn.
• Hỗ trợ kiểm tra sân khấu và chạy nhạc cơ bản.

Các hạng mục có thể tính riêng:

• Biên đạo tiết mục mới.
• Trang phục thiết kế riêng.
• Đạo cụ đặc biệt.
• Múa LED, màn hình tương tác, hiệu ứng công nghệ.
• Rehearsal riêng.
• Makeup riêng theo yêu cầu.
• Di chuyển tỉnh xa.
• Ăn ở cho vũ công nếu chương trình xa hoặc kéo dài.
• Biểu diễn nhiều suất trong ngày.
• Kết hợp ca sĩ, DJ, ban nhạc hoặc màn hình LED.

Khách nên hỏi rõ báo giá đã bao gồm những gì để tránh hiểu nhầm. Một báo giá thấp nhưng chưa gồm trang phục, rehearsal, di chuyển hoặc đạo cụ có thể không còn thấp khi cộng phát sinh.

Chi phí thường cao hơn trong một số trường hợp sau.

Thứ nhất, chương trình cần biên đạo riêng. Đây là phần tốn thời gian vì nhóm cần dựng bài, tập luyện và chỉnh theo yêu cầu thương hiệu.

Thứ hai, chương trình cần trang phục riêng. Nếu chỉ dùng trang phục có sẵn thì đơn giản hơn. Nhưng nếu cần đúng màu thương hiệu, đúng chủ đề year end party, trang phục LED hoặc thiết kế đặc biệt, chi phí sẽ tăng.

Thứ ba, chương trình cần biểu diễn nhiều lần. Với activation, roadshow hoặc khai trương tại trung tâm thương mại, nhóm có thể phải biểu diễn nhiều suất trong ngày, nên giá sẽ khác một tiết mục duy nhất.

Thứ tư, địa điểm tổ chức ở xa. Nếu chương trình ở tỉnh, khu công nghiệp, resort hoặc địa điểm cần di chuyển lâu, cần tính thêm chi phí đi lại và thời gian chờ.

Thứ năm, chương trình có yêu cầu kỹ thuật cao. Múa LED, múa tương tác màn hình, tiết mục phối hợp ánh sáng, ca sĩ, DJ, ban nhạc hoặc màn hình LED cần nhiều khâu phối hợp hơn.

Thứ sáu, thời gian đặt quá gấp. Nếu khách đặt sát ngày, nhóm biểu diễn có thể khó sắp xếp lịch, khó chuẩn bị trang phục và khó rehearsal, dẫn đến chi phí cao hơn hoặc ít lựa chọn hơn.

Muốn tiết kiệm ngân sách mà chương trình vẫn đẹp, trước hết cần chọn đúng mục tiêu. Nếu tiết mục chỉ cần tạo không khí, không nhất thiết phải biên đạo riêng. Có thể chọn tiết mục có sẵn, đội hình vừa phải và trang phục phù hợp.

Nên chốt sớm. Đặt nhóm biểu diễn sớm giúp có nhiều lựa chọn hơn, dễ sắp xếp lịch và tránh chi phí gấp. Với chương trình lớn, nên chốt trước ít nhất 2–4 tuần để có thời gian chuẩn bị nhạc, trang phục và rehearsal.

Nên gửi rõ thông tin từ đầu. Khi đơn vị biểu diễn biết sân khấu, thời lượng, khách mời, chủ đề và ngân sách, họ sẽ tư vấn đúng hơn. Nếu thông tin mơ hồ, báo giá có thể phải chỉnh nhiều lần.

Nên chọn số lượng vũ công theo sân khấu. Đừng chọn quá đông chỉ vì muốn “hoành tráng”. Nếu sân khấu nhỏ, đội hình ít nhưng đều và đẹp vẫn hiệu quả hơn.

Nên dùng trang phục có sẵn nếu không bắt buộc nhận diện thương hiệu. Trang phục riêng chỉ nên làm khi tiết mục là điểm nhấn chính hoặc chương trình có yêu cầu hình ảnh cao.

Nên kết hợp tiết mục vào kịch bản hợp lý. Một tiết mục hay nhưng đặt sai thời điểm vẫn không hiệu quả. Ví dụ, tiết mục mở màn nên dùng khi khách đã ổn định; tiết mục khai trương mặt tiền nên đặt lúc có đông người qua lại; tiết mục gala nên phối hợp với MC, ánh sáng và âm thanh.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin chương trình

INTOUR tiếp nhận thông tin về loại sự kiện, ngày giờ, địa điểm, số lượng khách, sân khấu, chủ đề chương trình, thể loại tiết mục mong muốn và ngân sách dự kiến.

Bước 2: Tư vấn loại hình biểu diễn

Từ thông tin chương trình, INTOUR tư vấn nên chọn nhóm nhảy hiện đại, flashmob, múa LED, múa dân gian, múa đương đại, múa thiếu nhi, vũ đoàn mở màn hoặc tiết mục biên đạo riêng.

Bước 3: Đề xuất đội hình và thời lượng

INTOUR đề xuất số lượng vũ công, thời lượng tiết mục, trang phục, nhạc nền, đạo cụ và mức độ chuẩn bị cần thiết.

Bước 4: Gửi báo giá chi tiết

Báo giá sẽ thể hiện rõ hạng mục gồm những gì, phần nào đã bao gồm, phần nào phát sinh nếu khách có yêu cầu thêm. Điều này giúp khách dễ so sánh và kiểm soát ngân sách.

Bước 5: Chốt tiết mục, nhạc và trang phục

Sau khi thống nhất chi phí, hai bên chốt tiết mục, bài nhạc, trang phục, thời gian có mặt, thời điểm biểu diễn và người phụ trách điều phối.

Bước 6: Biểu diễn tại sự kiện

Nhóm biểu diễn có mặt đúng giờ, kiểm tra sân khấu, phối hợp với kỹ thuật và biểu diễn theo timeline đã thống nhất.

Nếu cần xem đầy đủ các loại hình biểu diễn có thể lựa chọn, bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, nhóm múa biểu diễn sự kiện của INTOUR để chọn đội hình phù hợp với chương trình thực tế.

Khi so sánh báo giá, đừng chỉ nhìn vào con số cuối cùng. Nên xem báo giá đã bao gồm bao nhiêu vũ công, thời lượng bao lâu, trang phục gì, có đạo cụ không, có rehearsal không, có phí di chuyển không và có người điều phối nhóm không.

Một báo giá rẻ nhưng không rõ đội hình, không có hình ảnh nhóm biểu diễn, không có cam kết thời gian, không ghi trang phục hoặc không có người phụ trách sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Nên hỏi thêm các điểm sau:

• Nhóm đã từng biểu diễn loại sự kiện tương tự chưa?
• Có video tiết mục mẫu không?
• Có thể đổi nhạc hoặc chỉnh bài không?
• Trang phục có giống hình mẫu không?
• Nhóm có mặt trước giờ diễn bao lâu?
• Nếu mưa, đổi giờ hoặc thay đổi timeline thì xử lý thế nào?
• Có hợp đồng hoặc xác nhận hạng mục rõ không?

Báo giá tốt không phải lúc nào cũng là báo giá thấp nhất. Báo giá tốt là báo giá rõ, đúng nhu cầu, ít phát sinh và giúp chương trình diễn ra an toàn, đẹp, đúng giờ.

Doanh nghiệp, agency, khách sạn, trung tâm thương mại, showroom, nhà hàng, trường học hoặc đơn vị tổ chức sự kiện đang cần báo giá thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, nhóm múa biểu diễn sự kiện có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn theo đúng chương trình thực tế. INTOUR hỗ trợ chọn tiết mục, số lượng vũ công, trang phục, nhạc nền, biên đạo, rehearsal và điều phối biểu diễn cho khai trương, gala dinner, year end party, ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, activation, roadshow và các chương trình sân khấu chuyên nghiệp.