Checklist Chuẩn Bị Tiết Mục Biểu Diễn Cho Sự Kiện Từ A–Z

Nhiều doanh nghiệp thường nghĩ phần biểu diễn là hạng mục nằm riêng. Nhóm nhảy có bài diễn, ban tổ chức có chương trình, kỹ thuật có âm thanh ánh sáng. Đến giờ thì mọi thứ cùng chạy. Nghe thì đơn giản, nhưng event thật hiếm khi vận hành trơn như vậy nếu không chuẩn bị trước.

Một tiết mục có thể rất đẹp khi tập trong phòng hoặc quay demo. Nhưng khi đưa lên sân khấu thật, nó sẽ chịu ảnh hưởng bởi nhiều thứ: kích thước sân khấu, khoảng cách khách ngồi, ánh sáng ballroom, âm thanh, màn hình LED, vị trí MC, lối ra vào của performer và cả không khí của khách tại thời điểm tiết mục bắt đầu.

Có chương trình nhóm nhảy diễn rất tốt, nhưng khách vẫn chưa tập trung nên phần mở màn gần như trôi qua mà không tạo được cảm xúc. Có event khác sân khấu không lớn nhưng vẫn cố dùng đội hình đông, đến lúc diễn thật thì nhìn lên chỉ thấy nhiều người di chuyển cùng lúc, không còn thấy đường nét của bài. Những lỗi này nếu phát hiện sớm lúc rehearsal thì có thể chỉnh. Nếu để đến khi chương trình đang diễn ra, gần như không còn cơ hội sửa.

Đó là lý do phần chuẩn bị tiết mục biểu diễn cần được xem như một phần của kịch bản sự kiện, không phải một hạng mục phụ gắn thêm vào cho vui.

Điều đầu tiên cần làm không phải là hỏi “nên thuê nhóm nào?” mà là hỏi chương trình đang cần cảm xúc gì. Đây là điểm rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua.

Một gala dinner nội bộ cuối năm thường cần không khí vui, có năng lượng và dễ kéo mọi người vào chương trình. Nhưng hội nghị khách hàng lại cần cảm giác chỉn chu, vừa đủ sang và không quá dồn. Activation ở trung tâm thương mại thì khác nữa, tiết mục phải đủ nhanh và đủ bắt mắt để người đi ngang chịu dừng lại. Còn lễ khai trương ngoài mặt tiền thường cần sự rộn ràng, dễ thu hút khách khu vực xung quanh.

Nếu chưa xác định rõ cảm xúc cần tạo ra, việc chọn tiết mục rất dễ bị cảm tính. Thấy video nào đẹp thì chọn, thấy nhóm nào đông thì nghĩ sẽ hoành tráng, thấy bài nhảy nào đang trend thì muốn đưa vào. Nhưng event thật không vận hành theo cảm giác đó. Một tiết mục đang hot chưa chắc hợp với khách của mình. Một bài diễn rất sung chưa chắc hợp với ballroom. Một phần múa nhẹ nhàng có thể rất đẹp trong lễ tri ân nhưng lại thiếu lực nếu dùng cho activation ngoài trời.

Người làm event có kinh nghiệm thường nhìn chương trình trước, rồi mới chọn tiết mục. Họ xem khách là ai, chương trình diễn ở đâu, mood cần tạo ra là gì, trước và sau tiết mục là phần nào. Khi những thứ này rõ, việc chọn nhóm nhảy, nhóm múa hay vũ đoàn sẽ chính xác hơn rất nhiều.

Có nhiều sân khấu nhìn rộng trên layout nhưng khi dựng thật lại không còn nhiều khoảng di chuyển. Đây là chuyện rất thường gặp ở ballroom khách sạn, nhà hàng tiệc hoặc khu vực khai trương có mặt bằng nhỏ.

Lúc chưa setup, sân khấu có vẻ thoáng. Nhưng đến khi dựng LED, đặt loa monitor, thêm bục, để backdrop, bố trí camera và chừa lối đi kỹ thuật thì khu vực performer di chuyển bị thu lại khá nhiều. Nếu lúc đó vẫn dùng đội hình đông như ban đầu, tiết mục rất dễ bị rối.

Với nhóm nhảy hoặc vũ đoàn, khoảng di chuyển quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Dancer không chỉ đứng một chỗ. Họ cần khoảng để đổi đội hình, xoay người, di chuyển ngang, tiến lùi và kết thúc bài ở vị trí đẹp. Nếu sân khấu quá hẹp, bài diễn dù tốt vẫn mất đi nhiều hiệu quả.

Với activation hoặc khai trương, mặt bằng càng cần nhìn kỹ hơn. Khu vực diễn có gần lối ra vào không, khách đứng ở đâu, có bị che bởi booth hoặc cổng hơi không, âm thanh đặt chỗ nào, dancer có đủ khoảng an toàn không. Những thứ này nếu không kiểm tra trước, đến ngày diễn rất dễ phải sửa gấp.

Một cách làm an toàn là trước khi chốt số lượng performer, nên nhìn lại sân khấu thật hoặc ít nhất là layout chi tiết có kích thước. Đừng chỉ chọn đội hình theo cảm giác “đông cho vui”, vì sân khấu nhỏ mà đội hình quá dày thường không đẹp.

Nhiều người nghĩ tiết mục biểu diễn chủ yếu nằm ở performer. Thực tế, âm thanh, ánh sáng và LED ảnh hưởng rất lớn đến cảm xúc của khán giả.

Một bài nhảy sôi động mà âm thanh thiếu lực thì sân khấu sẽ bị xẹp ngay. Một tiết mục múa đẹp nhưng ánh sáng quá phẳng thì không tạo được chiều sâu. Một opening dùng visual mạnh nhưng LED quá sáng lại có thể làm performer bị chìm. Những lỗi này không phải lúc nào khách cũng gọi tên được, nhưng họ cảm nhận rất rõ rằng sân khấu “chưa tới”.

Đặc biệt với các tiết mục như múa LED, dance opening, visual dance hoặc phần mở màn có video thương hiệu, việc khớp giữa nhạc, LED và ánh sáng rất quan trọng. Chỉ cần visual chạy chậm vài nhịp hoặc ánh sáng bắt sai đội hình, cảm xúc sân khấu đã khác đi nhiều.

Vì vậy, khi chuẩn bị tiết mục biểu diễn, không nên chỉ gửi nhạc cho kỹ thuật rồi xem như xong. Cần kiểm tra file nhạc có đúng bản cuối chưa, visual có đúng thời lượng không, LED có đúng tỷ lệ không, ánh sáng có biết đoạn nào cần nhấn không, MC có biết lúc nào nhạc bắt đầu không.

Những chi tiết này nghe nhỏ nhưng lại là thứ làm tiết mục mượt hoặc gãy.

Nhiều doanh nghiệp nghe đến rehearsal thì nghĩ đó là lúc nhóm nhảy tập lại bài diễn. Nhưng với event thật, rehearsal quan trọng hơn vậy nhiều. Đây là lúc kiểm tra toàn bộ sân khấu có chạy đúng như tưởng tượng hay không.

Có những lỗi chỉ xuất hiện khi đứng trên sân khấu thật. Dancer mới thấy một góc sân khấu bị khuất. Kỹ thuật mới thấy ánh sáng không bắt được vị trí kết bài. MC mới nhận ra mình đứng hơi chắn visual. Camera mới thấy góc quay không lấy được đội hình đẹp. Nếu không rehearsal, những lỗi đó sẽ xuất hiện ngay trong chương trình chính.

Một buổi rehearsal tốt không nhất thiết phải kéo quá dài, nhưng phải đủ để các bên hiểu nhau. Nhóm biểu diễn biết lối ra vào, vị trí đứng, đoạn nhạc bắt đầu và điểm kết. Kỹ thuật biết cue nhạc, cue đèn, cue LED. MC biết đoạn nào nên nói, đoạn nào phải im để nhạc lên. Điều phối biết khi nào phải gọi nhóm vào vị trí chờ.

Có nhiều event chỉ cần rehearsal kỹ hơn một chút là tiết mục đã khác hẳn. Không phải vì nhóm nhảy giỏi hơn, mà vì mọi thứ xung quanh tiết mục đã khớp với nhau.

Một tiết mục biểu diễn không nên bị xem là phần riêng của nhóm nhảy. Nó nằm trong toàn bộ chương trình, nên MC, kỹ thuật và nhóm biểu diễn phải hiểu nhau.

Có chương trình MC dẫn quá dài trước tiết mục, khiến khách mất tập trung trước khi nhạc bắt đầu. Có chương trình MC vừa dứt câu thì nhạc vào quá nhanh, performer chưa kịp ra vị trí. Có event khác nhạc đã lên nhưng ánh sáng chưa chuyển, làm phần mở màn bị hụt ngay từ những giây đầu.

Những lỗi này thường không do ai thiếu chuyên nghiệp, mà do các bên chưa được brief kỹ. MC không biết bài diễn bắt đầu bằng đoạn nhạc nào. Kỹ thuật không biết dancer cần tối sân khấu để vào vị trí. Nhóm biểu diễn không biết trước đó có phần phát biểu dài nên mood khách đang khá trầm.

Khi chuẩn bị kỹ, mọi thứ sẽ tự nhiên hơn. MC dẫn vừa đủ, nhạc vào đúng lúc, ánh sáng chuyển hợp lý, performer ra sân khấu không bị vội. Khách ngồi dưới không nhìn thấy những khâu chuẩn bị đó, nhưng họ sẽ cảm nhận được chương trình mượt hơn.

Vì bài này là checklist, vẫn cần có một phần để doanh nghiệp dễ rà lại. Nhưng checklist này nên dùng như phần nhắc việc cuối cùng, sau khi đã hiểu rõ cách chuẩn bị tiết mục.

Trước ngày diễn, nên kiểm tra lại bản nhạc cuối cùng, thời lượng tiết mục, số lượng performer, trang phục, lối ra vào sân khấu, vị trí chờ, cue ánh sáng, cue LED, micro MC, file visual, thời gian rehearsal và người phụ trách điều phối tiết mục. Nếu chương trình có quay phim chụp ảnh, cũng nên brief trước cho media biết khoảnh khắc nào cần bắt.

Điều quan trọng là mọi người phải dùng cùng một bản timeline cuối. Nhiều lỗi xảy ra chỉ vì MC cầm một timeline, kỹ thuật cầm một bản khác, nhóm biểu diễn lại nhận giờ diễn theo bản cũ. Chỉ cần lệch vài phút, cả flow sân khấu có thể bị ảnh hưởng.

Với chương trình lớn, nên có một người phụ trách riêng phần biểu diễn. Người này không cần làm tất cả, nhưng phải biết tiết mục diễn lúc nào, ai gọi nhóm vào vị trí, ai báo kỹ thuật chuẩn bị nhạc, ai báo MC chuyển đoạn. Nếu không có người giữ nhịp, tiết mục rất dễ bị động.

Lỗi phổ biến nhất là chuẩn bị tiết mục quá tách rời khỏi chương trình. Nhóm nhảy có bài của nhóm nhảy, MC có lời dẫn của MC, kỹ thuật có phần kỹ thuật, nhưng không ai nhìn tổng thể. Đến khi ghép lại mới thấy tiết mục vào không tự nhiên.

Một lỗi khác là chọn tiết mục quá dài. Nhiều doanh nghiệp muốn phần mở màn thật hoành tráng nên kéo dài nhiều lớp visual, nhiều đoạn nhạc, nhiều phần chuyển đội hình. Nhưng khách thường chỉ giữ sự tập trung mạnh trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu mở màn kéo quá lâu, chương trình chưa vào phần chính mà khách đã bắt đầu mệt.

Cũng có chương trình chọn sai năng lượng. Gala khách hàng cần sự chỉn chu nhưng lại dùng tiết mục quá mạnh. Activation cần kéo đám đông nhưng lại dùng bài quá chậm. Khai trương mặt tiền cần không khí rộn ràng nhưng sân khấu lại chọn style quá nghệ thuật. Những lỗi này không phải do tiết mục dở, mà do tiết mục không đúng chỗ.

Một lỗi nữa là không tính đến media. Nhiều tiết mục nhìn trực tiếp ổn nhưng lên hình lại rối vì ánh sáng sai, đội hình quá dày hoặc camera không có góc bắt khoảnh khắc đẹp. Nếu chương trình cần video recap, phần biểu diễn nên được tính cả góc quay từ đầu.

Nếu chương trình chỉ cần một tiết mục nhỏ, không có nhiều kỹ thuật và không quá quan trọng trong flow, doanh nghiệp có thể tự làm việc trực tiếp với nhóm biểu diễn. Nhưng khi tiết mục là phần mở màn chính, có LED, có ánh sáng, có MC dẫn, có quay media hoặc gắn với khoảnh khắc ra mắt sản phẩm, nên có người nhìn tổng thể.

Lúc này, việc chuẩn bị không còn là thuê nhóm nhảy nữa. Nó là cách đưa tiết mục vào chương trình sao cho mượt. Phần biểu diễn cần xuất hiện ở đâu, kéo dài bao lâu, MC dẫn thế nào, sau tiết mục chuyển sang phần nào, ánh sáng nên chuyển ra sao, media đứng ở đâu để bắt được khoảnh khắc đẹp.

Đây là những việc nếu làm kỹ từ đầu, ngày diễn sẽ nhẹ hơn rất nhiều. Còn nếu để sát giờ mới ghép, chương trình dễ bị chạy theo tình huống.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị gala dinner, activation, khai trương hoặc hội nghị khách hàng có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê vũ đoàn, nhóm nhảy biểu diễn sự kiện để được tư vấn tiết mục, đội hình và cách phối hợp với sân khấu thực tế.