Giá Thuê Vũ Đoàn Sự Kiện Phụ Thuộc Những Yếu Tố Nào?

Nhiều doanh nghiệp khi mới tìm dịch vụ thường muốn có một mức giá nhanh để dễ dự trù ngân sách. Điều này rất dễ hiểu. Nhưng với vũ đoàn, nhóm nhảy hoặc nhóm múa biểu diễn sự kiện, giá không nên nhìn như một món hàng cố định.

Một tiết mục biểu diễn trong event có khá nhiều biến số. Có chương trình chỉ cần nhóm nhảy diễn một bài opening khoảng vài phút, không cần dựng mới, không cần tổng duyệt nhiều. Cũng có chương trình cần vũ đoàn tham gia từ buổi rehearsal, khớp nhạc với MC, chạy thử ánh sáng, thay đổi đội hình theo sân khấu và chờ khá lâu trước giờ diễn. Nhìn bên ngoài đều là “thuê vũ đoàn”, nhưng khối lượng công việc phía sau rất khác nhau.

Thực tế, nhiều báo giá chỉ nhìn rẻ lúc ban đầu vì chưa tính đủ điều kiện biểu diễn. Đến sát ngày chương trình mới phát sinh thêm phần di chuyển, chờ giờ, đổi trang phục, rehearsal hoặc tăng số suất diễn. Ngược lại, có những báo giá nhìn cao hơn nhưng đã bao gồm phần chuẩn bị, điều phối và hỗ trợ sân khấu đầy đủ hơn.

Vì vậy, khi hỏi giá, điều quan trọng không phải là tìm con số thấp nhất ngay lập tức. Quan trọng hơn là hiểu báo giá đó đang bao gồm những gì và có phù hợp với cách chương trình thật sự vận hành hay không.

Số lượng dancer chắc chắn ảnh hưởng đến giá thuê vũ đoàn. Đội hình bốn người sẽ khác đội hình sáu người, tám người hoặc mười hai người. Mỗi performer đều có chi phí nhân sự, thời gian tập, trang phục, di chuyển và thời gian có mặt tại chương trình.

Tuy nhiên, nếu chỉ lấy số lượng dancer để tính giá thì chưa đủ. Có những chương trình đội hình không quá đông nhưng lại cần dựng bài riêng, rehearsal nhiều và phối hợp với LED hoặc sản phẩm ra mắt, chi phí có thể cao hơn một đội hình đông hơn nhưng chỉ diễn bài có sẵn. Ngược lại, một đội hình lớn nhưng bài diễn đơn giản, thời lượng ngắn, không cần chuẩn bị nhiều thì cách tính lại khác.

Điểm này nhiều doanh nghiệp khá hay nhầm. Cứ nghĩ thuê càng đông thì giá tăng theo kiểu rất cơ học. Thực tế, đội hình chỉ là một phần. Độ khó của tiết mục, thời gian chuẩn bị, yêu cầu sân khấu và mức độ tùy chỉnh mới là những yếu tố làm chi phí thay đổi rõ.

Với gala dinner nhỏ hoặc hội nghị khách hàng trong ballroom vừa phải, đội hình bốn đến sáu performer đôi khi đã đủ đẹp. Với activation ngoài trời, launch sản phẩm hoặc sân khấu rộng, đội hình có thể cần nhiều hơn để phủ không gian. Chọn đúng số lượng không chỉ giúp sân khấu đẹp hơn, mà còn giúp ngân sách không bị đội lên vì thuê đông hơn mức cần thiết.

Nếu doanh nghiệp chưa rõ nên dùng đội hình bao nhiêu người cho từng loại chương trình, có thể tham khảo thêm bài thuê vũ đoàn bao nhiêu người là phù hợp để dễ hình dung trước khi chốt ngân sách.

Cùng là thuê vũ đoàn, nhưng mỗi loại sự kiện sẽ có cách chuẩn bị rất khác nhau. Gala dinner, activation, khai trương, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm hay countdown đều không thể tính giống nhau hoàn toàn.

Với gala dinner, phần biểu diễn thường diễn một hoặc vài tiết mục trên sân khấu cố định. Nếu sân khấu đã có sẵn, âm thanh ánh sáng ổn và tiết mục không cần dựng riêng quá nhiều, chi phí sẽ dễ kiểm soát hơn. Nhưng nếu gala có concept riêng, cần opening đồng bộ với video thương hiệu, cần rehearsal với MC và kỹ thuật, phần chuẩn bị sẽ nhiều hơn.

Activation lại khác. Nhóm nhảy có thể phải diễn nhiều suất trong ngày, di chuyển giữa các điểm hoặc đứng chờ theo từng khung giờ. Có những activation tưởng tiết mục ngắn, nhưng thời gian nhân sự phải có mặt tại điểm diễn lại khá dài. Vì vậy chi phí không chỉ tính theo vài phút biểu diễn, mà còn tính theo số suất, thời gian chờ và điều kiện làm việc thực tế.

Khai trương cũng có đặc thù riêng. Khu vực diễn có thể là mặt tiền cửa hàng, showroom, sân ngoài trời hoặc sảnh tòa nhà. Nếu mặt bằng nhỏ, đội hình phải được tính kỹ. Nếu chương trình có múa lân, trống hội, cắt băng, MC và nhóm nhảy cùng tham gia, phần phối hợp sẽ cần rõ hơn để tránh chồng chéo.

Hội nghị khách hàng thường không cần quá sôi động nhưng lại yêu cầu sự chỉn chu. Tiết mục có thể nhẹ hơn, nhưng trang phục, nhạc, cách xuất hiện và cảm giác sân khấu phải phù hợp với khách doanh nghiệp. Những yêu cầu này cũng ảnh hưởng đến cách tư vấn và báo giá.

Nhiều người chỉ nhìn thời lượng tiết mục trên sân khấu và nghĩ rằng biểu diễn vài phút thì chi phí phải đơn giản. Nhưng trong event, thời lượng biểu diễn chỉ là phần nhìn thấy bên ngoài. Phía sau còn là thời gian chuẩn bị, make-up, thay đồ, có mặt tại địa điểm, chờ cue, rehearsal và xử lý các thay đổi sát giờ.

Nếu chương trình chỉ cần một tiết mục opening ngắn, chi phí sẽ khác với chương trình cần hai đến ba tiết mục trong cùng một buổi. Nếu activation cần nhóm nhảy diễn nhiều suất, ví dụ mỗi giờ một lần hoặc diễn tại nhiều điểm, chi phí cũng sẽ khác vì performer phải giữ thời gian, giữ sức và có mặt lâu hơn.

Có trường hợp doanh nghiệp ban đầu nói chỉ cần một tiết mục. Nhưng sau đó muốn thêm phần chào khách, thêm một đoạn tương tác, thêm suất diễn sau nghi thức hoặc diễn lại khi khách VIP đến. Những thay đổi này đều ảnh hưởng đến chi phí, nhất là khi làm sát ngày.

Vì vậy, khi trao đổi báo giá, nên nói rõ tiết mục diễn mấy lần, mỗi lần khoảng bao lâu, nhóm có cần ở lại sau phần biểu diễn không và có khả năng phát sinh thêm suất diễn không. Càng rõ ngay từ đầu, báo giá càng sát và hạn chế hiểu nhầm về sau.

Đây là yếu tố ảnh hưởng khá nhiều đến giá thuê vũ đoàn nhưng thường bị bỏ qua.

Concept có sẵn là những tiết mục vũ đoàn đã có bài, có nhạc, có đội hình, có trang phục tương đối phù hợp và chỉ cần điều chỉnh nhẹ theo chương trình. Dạng này thường phù hợp với những event cần nhanh, ngân sách vừa phải hoặc không yêu cầu cá nhân hóa quá sâu. Nếu sân khấu đơn giản và thời gian chuẩn bị ngắn, dùng concept có sẵn sẽ tiết kiệm hơn.

Concept dựng riêng lại khác. Lúc này tiết mục phải được xây theo chủ đề chương trình, màu thương hiệu, sản phẩm, thông điệp hoặc flow sân khấu cụ thể. Có thể phải chọn nhạc mới, dựng đội hình mới, chỉnh động tác, phối hợp với LED, tạo khoảnh khắc reveal hoặc đồng bộ với lời dẫn của MC. Phần này cần nhiều thời gian hơn, và chi phí cũng cao hơn là chuyện bình thường.

Không phải chương trình nào cũng cần dựng riêng. Một gala dinner nhỏ hoặc khai trương cửa hàng có thể chỉ cần tiết mục có sẵn được điều chỉnh lại cho phù hợp. Nhưng với lễ ra mắt sản phẩm, kỷ niệm công ty, hội nghị đại lý lớn hoặc chương trình thương hiệu quan trọng, dựng riêng sẽ giúp tiết mục có dấu ấn hơn.

Vấn đề là doanh nghiệp nên xác định ngay từ đầu mình cần mức độ tùy chỉnh tới đâu. Nếu chỉ cần không khí, không nhất thiết phải dựng riêng quá sâu. Nếu cần dấu ấn thương hiệu, concept riêng sẽ đáng đầu tư hơn.

Rehearsal là phần nhiều doanh nghiệp dễ xem nhẹ, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và chất lượng tiết mục. Một nhóm biểu diễn chỉ đến sát giờ, diễn một bài có sẵn rồi về sẽ khác với nhóm phải có mặt từ sớm để chạy sân khấu, thử nhạc, thử ánh sáng, đứng chờ tổng duyệt và khớp cue với MC.

Có những chương trình rehearsal chỉ mất khoảng thời gian ngắn vì sân khấu đơn giản. Nhưng cũng có event phải chạy nhiều lần do có LED, video, sản phẩm, khói lạnh, ánh sáng, trống, ca sĩ hoặc nhiều tiết mục nối nhau. Mỗi lần như vậy đều cần thời gian của performer và người điều phối.

Thời gian chờ cũng là một yếu tố thực tế. Nhóm vũ đoàn có thể chỉ diễn vài phút, nhưng nếu phải có mặt trước chương trình nhiều giờ, make-up, thay đồ, chờ đến lượt, rồi sau đó ở lại để diễn thêm một suất nữa, chi phí không thể giống một tiết mục đơn giản diễn đúng giờ rồi kết thúc.

Nhiều phát sinh trong báo giá đến từ chỗ này. Ban đầu hai bên chỉ nói thời lượng biểu diễn, nhưng không nói thời gian có mặt, thời gian chờ và rehearsal. Đến khi chạy chương trình thật, lịch quá dài, nhóm phải ở lại lâu hơn dự kiến, lúc đó mới bắt đầu phát sinh.

Cách tốt nhất là trao đổi rõ từ đầu: nhóm cần có mặt lúc mấy giờ, có tổng duyệt không, diễn lúc nào, có phải chờ sau tiết mục không, chương trình có khả năng trễ timeline không. Những câu hỏi này nghe nhỏ nhưng giúp báo giá rõ ràng hơn rất nhiều.

Trang phục cũng là yếu tố làm giá thuê vũ đoàn thay đổi. Nếu dùng trang phục có sẵn, phù hợp với tiết mục và không cần chỉnh sửa nhiều, chi phí sẽ gọn hơn. Nhưng nếu chương trình yêu cầu trang phục theo màu thương hiệu, theo chủ đề riêng, theo ngành hàng hoặc cần may mới, thuê riêng, phối phụ kiện riêng, chi phí sẽ khác.

Ví dụ một chương trình gala sang trọng sẽ cần trang phục khác activation trẻ trung. Hội nghị khách hàng cần cảm giác chỉn chu khác với khai trương cửa hàng thời trang. Múa LED lại có yêu cầu trang phục riêng, không giống dance opening thông thường. Nếu có đạo cụ như quạt, nón, trống, cờ, ribbon, đèn cầm tay hoặc vật phẩm thương hiệu, cũng cần tính thêm phần chuẩn bị và vận chuyển.

Có những yêu cầu hình ảnh nhìn qua tưởng đơn giản nhưng lại mất khá nhiều thời gian. Chẳng hạn doanh nghiệp muốn dancer mặc đúng màu nhận diện, nhưng màu đó không có sẵn. Hoặc muốn trang phục vừa trẻ, vừa sang, vừa không hở quá, vừa hợp sân khấu. Những việc này cần trao đổi kỹ chứ không thể xử lý quá sát ngày.

Trang phục không chỉ để đẹp. Nó còn ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu và cảm giác của khách tham dự. Một tiết mục đúng nhạc nhưng trang phục lệch concept vẫn làm sân khấu bị sai mood. Vì vậy, phần này nên được tính như một hạng mục thật sự, không nên xem nhẹ.

Địa điểm tổ chức ảnh hưởng khá rõ đến chi phí. Nếu chương trình diễn trong nội thành, thời gian di chuyển ngắn, lịch rõ ràng, chi phí sẽ dễ kiểm soát hơn. Nhưng nếu event ở tỉnh, resort, nhà máy xa trung tâm hoặc nhiều điểm diễn trong cùng một ngày, phần di chuyển, ăn ở và thời gian chờ sẽ thay đổi.

Có những chương trình diễn ngoài tỉnh chỉ một tiết mục, nhưng nhóm phải di chuyển từ sớm, có khi đi cả ngày, chờ tổng duyệt, biểu diễn buổi tối rồi về muộn. Nhìn trên sân khấu thì chỉ vài phút, nhưng thời gian nhân sự dành cho chương trình gần như trọn ngày. Vì vậy chi phí không thể tính giống một show nội thành.

Với activation nhiều điểm, chi phí còn phụ thuộc vào lịch di chuyển. Nếu một ngày chạy nhiều địa điểm, nhóm biểu diễn cần thời gian nghỉ, thay đồ, di chuyển và chuẩn bị lại. Nếu các điểm xa nhau hoặc timeline quá sát, đôi khi phải tăng nhân sự hoặc tách đội hình để đảm bảo chương trình không bị trễ.

Doanh nghiệp nên nói rõ địa điểm ngay từ đầu. Không chỉ tên tỉnh, mà cả khu vực tổ chức, giờ có mặt, giờ diễn và điều kiện sân khấu. Như vậy đơn vị cung cấp mới báo giá sát, tránh tình trạng chốt xong mới phát hiện chi phí di chuyển lớn hơn dự kiến.

Một tiết mục biểu diễn không chỉ phụ thuộc vào vũ đoàn. Sân khấu, âm thanh, ánh sáng và LED quyết định rất nhiều đến cách dựng và chi phí chuẩn bị.

Nếu sân khấu đã tốt, có âm thanh đủ lực, ánh sáng cơ bản ổn, LED đúng tỷ lệ và đội kỹ thuật nắm chương trình rõ, tiết mục sẽ dễ chạy hơn. Nhưng nếu sân khấu nhỏ, ánh sáng yếu, âm thanh không đủ, khu vực ra vào khó hoặc LED cần chỉnh nhiều, nhóm biểu diễn phải điều chỉnh bài diễn cho phù hợp. Có khi phải giảm đội hình, đổi hướng di chuyển hoặc thay đổi cách kết bài.

Với những tiết mục cần hiệu ứng như múa LED, visual dance, reveal sản phẩm hoặc opening phối hợp ánh sáng, phần kỹ thuật càng quan trọng. Nếu doanh nghiệp muốn tiết mục nhìn giống demo nhưng sân khấu thực tế không đủ điều kiện, sẽ phải chỉnh concept hoặc bổ sung kỹ thuật. Những thay đổi này đều ảnh hưởng đến ngân sách.

Có những chương trình tiết mục không quá phức tạp, nhưng vì sân khấu khó, thời gian setup gấp, không có rehearsal đầy đủ nên công việc lại nặng hơn. Ngược lại, một sân khấu tốt giúp tiết mục chạy mượt hơn, tiết kiệm thời gian xử lý và hạn chế phát sinh.

Với những chương trình cần chuẩn bị kỹ phần mở màn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài checklist chuẩn bị tiết mục biểu diễn cho sự kiện để hạn chế lỗi trước ngày diễn.

Đây là chuyện rất bình thường trong thị trường event. Cùng một yêu cầu “thuê vũ đoàn biểu diễn sự kiện”, mỗi đơn vị có thể báo giá khác nhau vì cách làm phía sau khác nhau.

Có đơn vị chỉ cung cấp dancer biểu diễn theo bài có sẵn. Có đơn vị có thêm người tư vấn concept, điều phối rehearsal, chỉnh nhạc, hỗ trợ chọn trang phục và làm việc với kỹ thuật. Có đội hình chuyên về activation, có đội mạnh về gala, có đội phù hợp với múa hiện đại, có đội chuyên dance opening. Chất lượng performer, kinh nghiệm sân khấu, sự đúng giờ, khả năng xử lý phát sinh cũng đều khác.

Một báo giá thấp chưa chắc sai. Nó có thể phù hợp với chương trình nhỏ, yêu cầu đơn giản. Nhưng nếu chương trình quan trọng, có khách VIP, có truyền thông, có LED, có opening chính, thì doanh nghiệp nên nhìn kỹ hơn. Giá rẻ nhưng thiếu rehearsal, thiếu điều phối, trang phục không phù hợp hoặc dancer chưa quen sân khấu event có thể làm chương trình mất nhiều hơn là tiết kiệm.

Ngược lại, cũng không phải báo giá cao nào cũng hợp. Điều cần xem là giá đó đi kèm với những gì. Có dựng concept không, có rehearsal không, trang phục thế nào, số lượng người ra sao, thời gian có mặt bao lâu, có hỗ trợ thay đổi theo sân khấu không. Khi so sánh như vậy, doanh nghiệp sẽ dễ biết mức nào thật sự phù hợp.

Muốn nhận báo giá sát, doanh nghiệp nên chuẩn bị càng rõ càng tốt. Không cần quá phức tạp, nhưng nên có thông tin cơ bản về loại sự kiện, ngày diễn, địa điểm, thời lượng mong muốn, số lượng khách, sân khấu dự kiến, chương trình trong nhà hay ngoài trời, có LED không, có cần rehearsal không và muốn tiết mục theo phong cách nào.

Nếu đã có layout sân khấu, hình địa điểm hoặc video khu vực tổ chức, nên gửi ngay từ đầu. Những thông tin này giúp đơn vị cung cấp tư vấn đội hình phù hợp hơn. Nhiều khi chỉ nhìn layout đã biết nên dùng sáu người hay tám người, có nên dùng múa LED không, có đủ khoảng cho flashmob không hoặc cần giảm đội hình để sân khấu đỡ rối.

Cũng nên nói rõ mục tiêu của tiết mục. Doanh nghiệp cần mở màn sang cho gala, kéo đám đông cho activation, tạo không khí khai trương, ra mắt sản phẩm hay dẫn vào phần vinh danh? Mục tiêu khác nhau thì tiết mục và chi phí cũng khác nhau.

Báo giá tốt không phải lúc nào cũng là báo giá thấp nhất. Báo giá tốt là báo giá sát với chương trình thật, ít phát sinh và giúp doanh nghiệp biết rõ mình đang chi cho những phần nào.

Doanh nghiệp đang cần thuê vũ đoàn, nhóm nhảy hoặc nhóm múa cho gala dinner, activation, khai trương, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê vũ đoàn, nhóm nhảy biểu diễn sự kiện của INTOUR để được tư vấn đội hình, concept và chi phí phù hợp với sân khấu thực tế.