Chi phí tổ chức teambuilding cho doanh nghiệp phụ thuộc vào những gì và thường lệch ở đâu

Sai lầm phổ biến nhất khi so teambuilding là cầm hai hoặc ba báo giá rồi nhìn ngay vào con số cuối cùng. Phản xạ này rất bình thường, nhất là khi người chốt phải cân ngân sách và cần trình phương án tương đối nhanh. Nhưng với teambuilding doanh nghiệp, giá tổng mới chỉ là phần nổi của bức tranh. Hai chương trình có thể cùng ghi là teambuilding cho công ty, cùng số người, cùng thời lượng, nhưng mức độ đáng tiền của chúng lại khác nhau khá xa.

Lý do là chi phí teambuilding không chỉ nằm ở chuyện có bao nhiêu người tham gia và chương trình kéo dài bao lâu. Nó còn nằm ở cấu trúc format: thiên gắn kết, thiên vận động hay thiên nghỉ dưỡng; nằm ở mức độ đầu tư nội dung; ở cách dựng concept; ở đội ngũ MC, quản trò và điều phối; ở sân khấu, âm thanh, backdrop, hình ảnh, quà tặng, chụp quay và rất nhiều chi tiết khác. Nếu không bóc các lớp này ra, người chốt rất dễ so một chương trình “đắt hơn” với một chương trình “rẻ hơn” theo kiểu chưa cùng mặt bằng.

Với doanh nghiệp, chi phí còn nằm ở cả bài toán nội bộ. Một báo giá thấp hơn chưa chắc là tiết kiệm hơn nếu nó kéo người phụ trách phải tự nối thêm quá nhiều phần, phải xử lý phát sinh nhiều hơn hoặc cuối cùng chương trình không chạm đúng điều đội ngũ đang cần. Đặc biệt với teambuilding, cái đắt không chỉ nằm ở tiền. Nó còn nằm ở việc nếu chọn sai, doanh nghiệp có thể tốn cả cơ hội tạo ra một trải nghiệm đáng giá cho tập thể.

Một chương trình nhìn rất mềm giá đôi khi chỉ mềm vì đang để phần concept ở mức rất cơ bản, phần điều phối mỏng hơn, phần hình ảnh nhẹ hơn hoặc đơn giản là đang dùng một format không thực sự phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp. Ngược lại, một báo giá nhỉnh hơn đôi khi lại đắt theo kiểu rất có lý, vì nó làm người chốt nhẹ đầu hơn, chương trình chắc hơn và đội ngũ nhận được trải nghiệm rõ hơn.

Vì vậy, khi so chi phí teambuilding cho doanh nghiệp, đừng hỏi bên nào rẻ hơn đầu tiên. Hãy hỏi bên nào đang cho mình cấu trúc giá rõ hơn, hợp hơn và ít rủi ro hụt hơn. Chỉ khi đổi cách nhìn như vậy, bài toán ngân sách mới thật sự sáng.

Khoản đầu tiên thường tạo ra chênh lệch rõ nhất là format và mục tiêu chương trình. Một chương trình thiên vận động, ít lớp nội dung có thể rất khác về chi phí so với một chương trình có concept rõ, có vinh danh, có gala, có nhiều phần hình ảnh hoặc phải truyền tải một thông điệp nội bộ cụ thể. Cùng là teambuilding nhưng chỉ cần khác bài toán doanh nghiệp muốn giải, chi phí đã khác đáng kể rồi.

Khoản thứ hai là quy mô người tham gia và mức độ phức tạp của việc điều phối. Một tập thể vài chục người có thể chạy với cấu trúc rất khác so với một đội vài trăm người. Càng đông, càng nhiều lớp nhân sự, càng cần thêm nhân sự vận hành, âm thanh, cách chia đội, cách giữ nhịp và mức độ chắc tay của ekip. Đây là lớp chênh nhiều người chỉ nhìn vào số người chứ chưa nhìn vào độ khó thực tế của chương trình.

Khoản thứ ba là địa điểm và bối cảnh tổ chức. Cùng một format, làm ở khuôn viên gần, dễ set up sẽ khác với làm ở địa điểm đòi hỏi vận chuyển, dàn dựng, sân khấu, âm thanh hoặc thời gian chuẩn bị nhiều hơn. Có chương trình chỉ cần không gian vừa phải là chạy tốt. Có chương trình lại cần phần bối cảnh chỉn chu hơn để ra đúng chất doanh nghiệp mong muốn.

Khoản thứ tư là mức độ đầu tư vào phần hình ảnh và nhận diện. Backdrop, áo team, banner, chụp hình, quay phim, flycam, quà tặng, sân khấu, hiệu ứng… đều là những lớp chi phí rất dễ tạo chênh lệch. Điều đáng nói là chúng không phải lúc nào cũng nên cắt hoặc nên tăng giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Có công ty cần phần hình ảnh mạnh hơn để chương trình ra chất. Có nơi lại nên dồn tiền vào nội dung và điều phối nhiều hơn.

Khoản thứ năm là MC, quản trò, điều phối và đội ngũ vận hành. Đây là phần rất nhiều người xem nhẹ vì ít nhìn thấy ngay bằng mắt khi đọc báo giá. Nhưng với teambuilding, chỉ cần khác ở đội ngũ giữ nhịp thôi là cảm giác chương trình đã khác rất xa. Một chương trình báo mềm hơn có thể đang mềm ở đúng phần doanh nghiệp tưởng là ít quan trọng, nhưng thực ra lại là phần quyết định rất lớn tới chất lượng hiện trường.

Cuối cùng là phần “chi phí vô hình” của người chốt. Có đơn vị báo mềm hơn nhưng người phụ trách nội bộ phải tự lo thêm nhiều thứ. Có đơn vị báo nhỉnh hơn nhưng làm người chốt nhẹ đầu hơn rất nhiều. Với chương trình doanh nghiệp, chênh lệch ở chỗ này nhiều khi đáng giá hơn cả những hạng mục nhìn thấy trên báo giá.

Đây là tình huống rất nhiều người chốt teambuilding từng gặp. Lúc nhận báo giá, thấy khá hợp lý, thậm chí còn nghĩ mình đã chọn được phương án khôn ngoan hơn mặt bằng chung. Nhưng tới lúc chương trình diễn ra hoặc nhìn lại sau khi làm xong, cảm giác lại không hẳn là “mình đã chọn được gói lời”. Không phải vì báo giá sai. Mà vì có những lớp giá trị và những lớp hao hụt không hiện hết ở con số cuối cùng.

Nguyên nhân đầu tiên là chương trình có thể đủ về mặt hạng mục nhưng chưa đủ về mặt chất lượng. Trên giấy vẫn có MC, vẫn có âm thanh, vẫn có trò chơi, vẫn có backdrop, vẫn có hình ảnh. Nhưng từng phần đều chỉ ở mức cơ bản. MC chưa đủ giữ nhịp, trò chơi chưa đủ hợp đội ngũ, hình ảnh đủ để có chứ chưa đủ để ra chất, điều phối chưa đủ dày để hiện trường trơn tru. Mỗi phần một ít, cộng lại thành một chương trình không tệ nhưng cũng chưa thật sự “đáng”.

Nguyên nhân thứ hai là phần phát sinh không hiện ngay ở báo giá đầu. Có thể là thay đổi số lượng người tham gia, thêm phần nhận diện thương hiệu, thêm sân khấu, thêm quà tặng, thay đổi địa điểm, đổi format, kéo dài thời gian chạy hoặc những chi tiết nhỏ mà nội bộ tưởng đã nằm trong gói. Mỗi khoản nhìn riêng không quá lớn, nhưng cộng dồn lại đủ làm con số cuối khác khá xa với cảm giác ban đầu.

Nguyên nhân thứ ba là chi phí của sự mệt đối với người chốt. Báo giá không ghi cho mình biết người phụ trách có phải tự nối thêm nhiều nhà cung cấp không, có phải theo sát hiện trường liên tục không, có phải xử lý nhiều phát sinh phút chót không. Nhưng trên thực tế, tất cả những thứ đó đều là một dạng chi phí. Nếu gói mềm hơn một chút nhưng làm nội bộ mệt hơn rất nhiều, chưa chắc đó là phương án lời.

Nguyên nhân cuối cùng là doanh nghiệp đặt kỳ vọng cao hơn mức chi phí đó thật sự có thể gánh. Muốn chương trình vừa chuyên nghiệp, vừa nhiều hạng mục, vừa hình ảnh đẹp, vừa nội dung có chiều sâu, vừa điều phối mượt mà mà ngân sách lại quá chặt thì cảm giác hụt là rất dễ xảy ra. Khi kỳ vọng và mức đầu tư chưa được đặt đúng với nhau, báo giá nghe hợp lý vẫn có thể dẫn tới kết quả chưa thật sự xứng.

Nói ngắn gọn, báo giá nghe hợp lý chưa đủ. Phải là báo giá hợp với điều doanh nghiệp thật sự cần, đủ rõ ở những phần quan trọng và không đẩy quá nhiều rủi ro sang người chốt. Khi đó, chương trình mới có cơ hội “lời” thật ở trải nghiệm.

Cách nhìn đúng đầu tiên là nhìn chi phí theo mục tiêu chương trình. Đây là chỗ quan trọng nhất. Nếu doanh nghiệp làm teambuilding để tăng gắn kết, tiền nên nằm ở đâu sẽ khác. Nếu muốn bùng năng lượng, tạo khí thế, tiền sẽ nằm ở chỗ khác. Nếu mục tiêu là tri ân, hồi sức hoặc làm chương trình nhẹ mà có chất, cách phân bổ ngân sách lại khác nữa. Không có một cấu trúc chi phí đúng cho mọi công ty. Chỉ có cấu trúc hợp với mục tiêu thực tế của từng chương trình.

Cách nhìn thứ hai là bóc riêng những phần ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm của đội ngũ: format, MC và quản trò, điều phối, âm thanh, hình ảnh, nhận diện, địa điểm và cách chương trình được dẫn. Đây là những lớp quan trọng nhất. Nếu một báo giá thấp hơn nhưng phải cắt sâu ở một hoặc nhiều lớp này, người chốt phải tự hỏi nội bộ mình có thật sự chấp nhận điều đó không. Với teambuilding, chỉ cần mỏng một lớp thôi là cảm giác chương trình đã khác.

Cách nhìn thứ ba là đặt câu hỏi về chi phí vận hành của người phụ trách. Một báo giá nhỉnh hơn nhưng giúp người chốt nhẹ đầu hơn rất nhiều đôi khi lại là phương án “rẻ” hơn theo nghĩa tổng thể. Với chương trình doanh nghiệp, việc không phải lo quá nhiều đầu việc lẻ, không phải tự vá những khoảng đang thiếu và có một ekip chắc để bám là giá trị rất lớn.

Cách nhìn thứ tư là luôn so trên cùng một điều kiện. Cùng số người, cùng thời lượng, cùng mục tiêu, cùng mức độ đầu tư hình ảnh, cùng địa điểm hoặc cùng loại địa điểm. Nếu không làm chỗ này, rất dễ bị ảo giác rằng báo giá này rẻ hơn hoặc cao hơn một cách khó hiểu, trong khi thực tế chúng đang được dựng trên hai bối cảnh khác nhau.

Cuối cùng, đừng so chi phí tách rời khỏi hiệu quả. Teambuilding đáng tiền không phải khi nó rẻ nhất. Nó đáng tiền khi số tiền đó đổi lại được một chương trình đúng mục tiêu, đúng người, đúng nhịp và đủ nhẹ đầu cho người chốt. Khi nhìn như vậy, quyết định chọn gói dịch vụ sẽ tỉnh hơn rất nhiều.

Chi phí tổ chức teambuilding cho doanh nghiệp không hề đơn giản như cảm giác ban đầu của nhiều người. Cùng là teambuilding, giá vẫn có thể lệch khá rõ vì format, quy mô, mức độ đầu tư nội dung, điều phối, sân khấu, âm thanh, hình ảnh và cách đơn vị tổ chức dựng chương trình. Nếu chỉ nhìn giá tổng, người chốt rất dễ so sai và cũng rất dễ chọn theo cảm giác “mềm hơn” mà chưa chắc hợp hơn.

Với chương trình doanh nghiệp, bài toán đúng không phải là tìm báo giá thấp nhất. Mà là tìm báo giá đúng nhất: đúng mục tiêu, đúng nhu cầu, đúng mức kỳ vọng và đủ rõ để hạn chế phát sinh. Chỉ khi báo giá phản ánh được điều đó, teambuilding mới có cơ hội đáng tiền thật sự.

Nếu anh/chị đang so nhiều phương án teambuilding cho công ty, hãy nhìn như một người chốt tỉnh: tiền đang nằm ở đâu, phần nào đang tạo chênh lệch, phần nào ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm đội ngũ và phần nào có thể phát sinh thêm. Chỉ cần nhìn đúng như vậy, việc chọn gói dịch vụ sẽ dễ và chắc hơn rất nhiều.

Nếu anh/chị đang so nhiều báo giá và muốn nhìn rõ vì sao cùng là teambuilding mà chi phí có thể lệch khá mạnh, có thể tham khảo thêm các gói teambuilding theo ngày để đối chiếu cấu trúc chương trình, mức độ đầu tư và kiểu dịch vụ phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.