Thuê Vũ Đoàn Bao Nhiêu Người Là Phù Hợp Với Sự Kiện?

Trong event, cảm giác ban đầu thường rất dễ đánh lừa. Khi nhìn một video biểu diễn trên sân khấu lớn, đội hình đông, ánh sáng đẹp, nhạc mạnh, ai cũng thấy rất cuốn. Nhưng sân khấu thật của doanh nghiệp có thể nhỏ hơn nhiều, khách ngồi gần hơn, trần thấp hơn hoặc phần LED phía sau chiếm nhiều diện tích hơn dự kiến.

Có nhiều chương trình lúc duyệt ý tưởng muốn dùng đội hình thật đông để sân khấu nhìn đầy hơn. Nhưng đến ngày rehearsal mới thấy dancer không còn đủ khoảng di chuyển. Khi performer chỉ có thể bước vài nhịp đã phải đổi đội hình, bài diễn sẽ mất đi độ thoáng. Khách ngồi dưới không còn nhìn rõ đường nét, camera cũng khó bắt được khoảnh khắc đẹp.

Ngược lại, cũng có những chương trình ban đầu định thuê ít người cho gọn, nhưng sân khấu lại quá rộng. Khi nhóm biểu diễn bước lên, khoảng trống hai bên sân khấu quá nhiều khiến phần mở màn bị mỏng và thiếu lực. Lúc đó không phải bài diễn dở, mà là đội hình chưa đủ để phủ không gian.

Vì vậy, số lượng vũ đoàn nên được chọn sau khi nhìn đủ ba thứ: sân khấu thật, loại khách tham dự và mục tiêu của tiết mục. Nếu chỉ chọn theo cảm giác, rất dễ bị lệch.

Nếu nói một con số cố định cho mọi chương trình thì sẽ không đúng. Nhưng trong thực tế triển khai, có thể tạm hình dung như sau.

Với những chương trình nhỏ, sân khấu gọn, không gian trong nhà hoặc ballroom vừa phải, đội hình khoảng bốn đến sáu dancer thường đã đủ đẹp. Đây là số lượng dễ kiểm soát, dễ di chuyển và không làm sân khấu bị nặng.

Với gala dinner, khai trương showroom, hội nghị khách hàng hoặc chương trình doanh nghiệp quy mô vừa, đội hình sáu đến tám dancer thường là mức khá an toàn. Số lượng này vừa đủ tạo cảm giác có đầu tư, nhưng vẫn không quá đông nếu sân khấu không lớn.

Với sân khấu rộng hơn, chương trình ra mắt sản phẩm, year end party lớn, activation ngoài trời hoặc sự kiện cần hình ảnh mạnh, đội hình tám đến mười hai người sẽ phù hợp hơn. Khi đó phần biểu diễn nhìn đầy hơn, đặc biệt nếu có quay phim, chụp ảnh hoặc cần tạo cảm giác sân khấu lớn.

Còn với countdown, lễ hội ngoài trời, sân khấu quảng trường hoặc chương trình có nhiều lớp visual, đội hình có thể lớn hơn nữa. Nhưng càng đông thì càng cần rehearsal kỹ, vì nếu không dựng đội hình tốt, sân khấu rất dễ rối.

Bảng này chỉ nên dùng để tham khảo nhanh, không nên xem là công thức cứng:

Điều quan trọng vẫn là nhìn sân khấu thật. Có chương trình chỉ cần sáu người là rất đẹp, nhưng cũng có chương trình mười người vẫn còn mỏng nếu sân khấu quá rộng.

Gala dinner là dạng chương trình dễ bị “quá tay” nếu chọn đội hình biểu diễn không phù hợp. Nhiều doanh nghiệp muốn mở màn thật ấn tượng nên nghĩ đến việc thuê vũ đoàn đông người. Nhưng với ballroom khách sạn hoặc nhà hàng tiệc, đội hình quá đông đôi khi lại làm sân khấu mất đi cảm giác sang.

Khách trong gala dinner thường ngồi bàn tròn, khoảng cách từ bàn đầu đến sân khấu khá gần. Nếu sân khấu không đủ rộng mà dùng quá nhiều dancer, khách ngồi dưới sẽ thấy phần biểu diễn hơi dày. Người diễn không có nhiều khoảng để chuyển động, ánh sáng cũng khó bắt rõ từng lớp đội hình. Lúc đó tiết mục có thể sôi động, nhưng chưa chắc đẹp.

Với gala dinner doanh nghiệp, đội hình sáu đến tám performer thường là mức khá hợp lý nếu sân khấu vừa. Nếu chương trình có sân khấu lớn, LED đẹp và cần mở màn mạnh hơn, có thể tăng lên khoảng mười đến mười hai người. Nhưng nếu là gala khách hàng, lễ tri ân hoặc chương trình có nhiều đối tác, nên ưu tiên sự chỉn chu, vừa đủ và dễ chịu hơn là cố làm thật đông.

Nếu chương trình của doanh nghiệp thiên về gala dinner hoặc year end party, có thể tham khảo thêm bài vũ đoàn biểu diễn gala dinner, year end party để chọn đội hình và cách mở màn phù hợp hơn.

Activation và roadshow khác gala dinner ở chỗ người xem thường không ngồi sẵn. Họ đi ngang, nhìn vài giây rồi quyết định có đứng lại hay không. Vì vậy, số lượng nhóm nhảy trong activation không chỉ tính theo độ đẹp của đội hình, mà còn phải tính đến khả năng di chuyển và tương tác với không gian xung quanh.

Có những activation chỉ cần bốn đến sáu dancer nhưng vẫn kéo được người xem rất tốt, vì nhạc nhanh, động tác rõ và khu vực diễn đủ thoáng. Ngược lại, nếu booth nhỏ mà dùng đội hình quá đông, dancer không có khoảng để di chuyển, khách đứng xem cũng bị chắn lối, chương trình dễ bị rối.

Với activation tại trung tâm thương mại, đội hình khoảng bốn đến tám người thường dễ xử lý hơn. Nếu là roadshow ngoài trời, phố đi bộ, sân trường hoặc khu vực rộng, số lượng có thể tăng lên để tạo hiệu ứng mạnh hơn. Nhưng dù dùng bao nhiêu người, tiết mục activation vẫn cần gọn, nhanh và có điểm giữ người xem lại sau phần biểu diễn.

Nhiều chương trình mắc lỗi ở chỗ thuê nhóm nhảy đông nhưng không có hoạt động nối tiếp. Dancer diễn xong, khách xem xong rồi tản. Nếu muốn activation hiệu quả, sau phần biểu diễn cần có MC, minigame, dùng thử sản phẩm, check-in hoặc hoạt động tương tác để giữ đám đông lại.

Khai trương là dạng chương trình rất dễ chọn sai số lượng vũ đoàn vì mặt bằng thực tế thường không rộng như doanh nghiệp nghĩ. Nhất là các cửa hàng mặt tiền, showroom nhỏ, spa, nhà hàng, quán cà phê hoặc chi nhánh mới. Khu vực trước cửa còn phải chừa lối đi cho khách, bàn lễ tân, khu cắt băng, hoa chúc mừng, cổng hơi hoặc khu check-in.

Nếu thuê đội hình quá đông, tiết mục sẽ khó đẹp vì dancer bị bó trong một khoảng nhỏ. Khách đứng xem cũng khó nhìn tổng thể. Có khi nhóm nhảy chưa biểu diễn xong đã vướng lối khách ra vào hoặc che mất khu vực nghi thức.

Với khai trương mặt tiền nhỏ, đội hình bốn đến sáu người thường là hợp lý. Với showroom lớn hơn, sân khấu ngoài trời hoặc khu vực có sân trống, có thể dùng sáu đến tám người. Nếu chương trình khai trương cần khí thế mạnh, có thể kết hợp thêm trống hội, múa lân hoặc nhóm nhảy tùy vào tính chất thương hiệu, nhưng vẫn phải nhìn lại mặt bằng thật trước khi chốt.

Khai trương không chỉ cần đẹp trên sân khấu. Nó còn cần thuận tiện cho khách vào cửa, chụp hình, xem nghi thức và tham quan sau đó. Vì vậy, đội hình vừa đủ đôi khi lại tốt hơn đội hình quá đông.

Hội nghị khách hàng, lễ tri ân, lễ kỷ niệm công ty hoặc chương trình dành cho đối tác thường không cần đội hình quá đông. Nhóm khách này thường chú ý nhiều đến cảm giác chuyên nghiệp, sự chỉn chu và không khí tổng thể của chương trình.

Nếu dùng đội hình quá lớn, nhạc quá mạnh, chuyển động quá dồn, ballroom có thể bị ngợp ngay từ đầu. Với những chương trình như vậy, đội hình bốn đến sáu performer đôi khi lại rất đẹp nếu được dựng đúng. Sân khấu đủ thoáng, ánh sáng dễ xử lý, khách ngồi dưới cảm thấy dễ chịu hơn.

Nếu chương trình có sân khấu rộng hoặc cần phần mở màn nổi bật hơn, có thể dùng sáu đến tám performer. Nhưng vẫn nên giữ tinh thần tiết chế. Đặc biệt với hội nghị khách hàng, phần biểu diễn thường nên hỗ trợ cho chương trình, chứ không nên chiếm hết sự chú ý như một sân khấu giải trí riêng.

Với các chương trình cần phần mở màn nhẹ, sang và phù hợp khách doanh nghiệp, bạn có thể xem thêm bài nhóm múa biểu diễn hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm công ty.

Đây là chuyện rất nhiều người chỉ nhận ra khi rehearsal. Trên bản vẽ, sân khấu nhìn đủ rộng. Nhưng khi vào thực tế, mọi thứ đã thay đổi. LED chiếm phía sau, loa monitor đặt hai bên, bục sân khấu có giới hạn, ánh sáng cần khoảng an toàn, MC cần vị trí đứng, camera cần lối di chuyển. Phần còn lại cho performer đôi khi không nhiều.

Nếu lúc đó dùng đội hình đông, dancer buộc phải đứng sát nhau. Khi chuyển đội hình, bài diễn không còn thoáng. Khi kết bài, đội hình cũng khó tạo hình đẹp. Khách ngồi dưới nhìn lên sẽ thấy nhiều chuyển động cùng lúc, nhưng không cảm được điểm nhấn.

Một tiết mục biểu diễn cần khoảng thở. Không gian trống trên sân khấu cũng quan trọng như số lượng người. Nhiều khi giảm bớt hai dancer lại giúp bài diễn đẹp hơn, vì đội hình thoáng ra, ánh sáng bắt rõ hơn và camera quay dễ hơn.

Vì vậy, đừng sợ đội hình ít nếu sân khấu nhỏ. Sân khấu nhỏ cần sự gọn gàng. Nếu cố làm đông, tiết mục dễ mất đi vẻ chỉn chu.

Đội hình đông vẫn rất cần trong những chương trình có không gian lớn và cần hiệu ứng mạnh. Ví dụ như countdown, lễ hội ngoài trời, sân khấu quảng trường, launch sản phẩm lớn, đại nhạc hội thương hiệu hoặc chương trình có quay phim truyền thông quy mô lớn.

Ở những sân khấu này, nếu đội hình quá ít, performer sẽ bị nhỏ so với tổng thể. Khán giả đứng xa khó cảm được chuyển động. Camera góc rộng cũng dễ làm sân khấu bị trống. Khi đó, đội hình đông giúp phủ sân khấu tốt hơn và tạo cảm giác chương trình có lực.

Nhưng đội hình đông không có nghĩa là chỉ cần thêm người. Càng nhiều performer, việc dựng đội hình càng phải kỹ. Ai đứng lớp trước, ai đứng lớp sau, đoạn nào tách đội hình, đoạn nào gom lại, đoạn nào tạo cao trào. Nếu không tính kỹ, sân khấu đông nhưng không đẹp.

Với đội hình lớn, rehearsal càng quan trọng. Chỉ cần vài người vào sai vị trí hoặc cue ánh sáng không đúng, tổng thể sẽ bị lệch khá rõ.

Trước khi chốt thuê bao nhiêu người, doanh nghiệp nên nhìn lại chương trình bằng con mắt thực tế hơn là cảm giác.

Sân khấu rộng bao nhiêu, performer có lối ra vào không, khách ngồi gần hay xa, có LED phía sau không, ánh sáng có đủ xử lý không, tiết mục diễn lúc nào trong chương trình, có quay video recap không, chương trình cần không khí mạnh hay nhẹ. Những điều này quan trọng hơn việc chỉ hỏi “mấy người nhìn cho hoành tráng”.

Nếu là chương trình cần sang và chỉn chu, đội hình vừa phải thường an toàn hơn. Nếu là chương trình cần kéo đám đông hoặc phủ sân khấu lớn, đội hình đông sẽ hợp hơn. Nếu sân khấu nhỏ, ưu tiên bài diễn gọn. Nếu sân khấu lớn, cần đội hình đủ để không bị trống.

Một đơn vị tư vấn có kinh nghiệm thường sẽ hỏi khá nhiều trước khi báo số lượng. Không phải vì làm phức tạp vấn đề, mà vì họ cần hiểu sân khấu thật để tránh tư vấn sai.

Khi làm việc với đơn vị cung cấp vũ đoàn hoặc nhóm nhảy, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi giá theo số người. Nên hỏi thêm đội hình đó có phù hợp với sân khấu của mình không, số lượng đó có bị đông quá không, bài diễn cần bao nhiêu khoảng di chuyển, có cần rehearsal không, trang phục có phù hợp với chương trình không và nếu giảm hoặc tăng người thì tiết mục thay đổi thế nào.

Một câu hỏi rất nên hỏi là: “Với sân khấu này, dùng bao nhiêu người thì đẹp nhất?”. Câu này thực tế hơn nhiều so với việc tự quyết định số lượng từ đầu. Vì người từng dựng tiết mục sẽ nhìn được điều mà người tổ chức đôi khi chưa để ý, như khoảng cách bàn khách, đường ra vào, góc quay, hoặc khả năng đội hình bị rối khi lên sân khấu.

Nếu chương trình quan trọng, nên gửi layout, hình sân khấu hoặc video khu vực tổ chức cho đơn vị biểu diễn xem trước. Việc này giúp tư vấn số lượng sát hơn, tránh chốt xong đến ngày diễn mới phát hiện không phù hợp.

Doanh nghiệp cần tư vấn số lượng vũ đoàn, nhóm nhảy hoặc nhóm múa phù hợp với từng loại sân khấu có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê vũ đoàn, nhóm nhảy biểu diễn sự kiện của INTOUR để được hỗ trợ lựa chọn đội hình phù hợp.