Cách Tính Số Lượng Đồ Hơi Team Building Theo Số Đội Và Số Lượt Chơi

Đồ hơi khác với những dụng cụ nhỏ có thể phát cho từng người hoặc từng đội rất nhanh. Một quả bóng hơi lớn, một bánh xe hơi, một ống phao hơi hay một làn phao vượt chướng ngại thường chỉ phục vụ được một số lượng người nhất định trong một lượt. Nếu số đội đông mà số dụng cụ ít, thời gian chờ sẽ tăng lên rất nhanh.

Ví dụ, một game bánh xe hơi mỗi lượt mất khoảng 3–5 phút bao gồm gọi đội, đưa người vào vị trí, chơi, ghi điểm và đưa bánh xe về lại vạch xuất phát. Nếu có 8 đội nhưng chỉ có 1 bộ bánh xe, riêng trò này có thể mất 30–40 phút. Nếu chương trình chỉ có 90 phút, một game đã chiếm gần nửa thời lượng. Nếu có 2 bộ chạy song song, thời gian có thể giảm còn một nửa. Nếu thiết kế chỉ cho 4 đội đại diện vào vòng thi, thời lượng lại khác.

Với phao vượt chướng ngại cũng vậy. Một làn phao nhìn rất đẹp, nhưng nếu chỉ có một làn cho 10 đội, thời gian chờ sẽ rất dài. Người đứng ngoài nắng, ngoài gió, trên bãi biển hoặc sân cỏ chờ quá lâu sẽ mất hứng. Đồ hơi lúc này không còn là điểm nhấn, mà trở thành nút thắt của chương trình.

Tính theo số lượt giúp đội vận hành biết chương trình có chạy kịp không. Mỗi game cần bao nhiêu lượt, mỗi lượt mấy người, mỗi lượt bao nhiêu phút, tổng game mất bao lâu. Khi con số rõ, agency hoặc doanh nghiệp sẽ biết nên thuê thêm dụng cụ, giảm số đội chơi đồng thời, chuyển đồ hơi sang vòng chung kết hay bỏ bớt một game khác.

Tính theo số đội cũng giúp kiểm soát ngân sách. Không phải lúc nào cũng cần thuê đủ mỗi đội một bộ. Có những game nên chơi song song, có game nên chơi luân phiên, có game chỉ nên dùng đồ hơi làm cao trào cuối. Tính đúng giúp tránh hai lỗi: thiếu đồ làm chậm chương trình và thuê quá nhiều đồ không dùng hết.

Với các chương trình team building theo ngày, phần này càng quan trọng vì lịch trình thường có nhiều mốc phía sau: ăn uống, nhận phòng, hội nghị, gala hoặc di chuyển. Một game đồ hơi bị kéo dài sẽ ảnh hưởng cả ngày chứ không chỉ riêng phần chơi.

Một sai lầm phổ biến là hỏi “đoàn 100 người thì cần thuê bao nhiêu đồ hơi?”. Câu hỏi này chưa đủ. Vì cùng 100 người, nếu chia 4 đội, 5 đội, 8 đội hoặc 10 đội thì số lượng dụng cụ cần sẽ rất khác nhau.

Đoàn 100 người chia 4 đội, mỗi đội khoảng 25 người. Với game bóng hơi lớn, mỗi đội có thể cử 8–10 người chơi một lượt, còn lại cổ vũ. Nếu dùng 2 quả bóng, có thể cho 2 cặp đội thi song song. Nhưng nếu đoàn 100 người chia 8 đội, mỗi đội khoảng 12–13 người, cùng một trò đó có thể cần nhiều lượt hơn hoặc cần nhiều bóng hơn để tránh chờ lâu.

Tổng số người cũng không cho biết mức độ tham gia mong muốn. Có chương trình chỉ cần mỗi đội cử đại diện chơi từng game. Có chương trình muốn tất cả thành viên đều được tham gia ít nhất một lượt. Có chương trình thiên về thi đấu, có chương trình thiên về trải nghiệm. Mỗi cách sẽ dẫn đến số lượng đồ hơi khác nhau.

Ngoài số người, phải biết thời lượng. Một đoàn 150 người chơi 60 phút sẽ khác đoàn 150 người chơi 150 phút. Nếu thời lượng ngắn, không nên thuê quá nhiều món đồ hơi cần set up và chơi theo lượt dài. Nếu thời lượng dài hơn, có thể chia trạm, luân chuyển đội và dùng nhiều hạng mục hơn.

Mặt bằng cũng ảnh hưởng. Sân rộng có thể cho nhiều đội chơi song song. Sân hẹp chỉ chơi từng cặp hoặc từng trạm. Bãi biển rộng nhưng gió mạnh có thể không phù hợp với quá nhiều bóng hơi nhẹ. Resort đẹp nhưng khu chơi giới hạn có thể không đặt được nhiều phao hơi cùng lúc.

Vì vậy, khi thuê dụng cụ team building, thông tin đúng nên là: đoàn bao nhiêu người, chia mấy đội, chơi bao lâu, mặt bằng ở đâu, game nào cần tất cả đội chơi, game nào chỉ dùng đại diện, đồ hơi dùng làm game chính hay cao trào. Có những thông tin này, số lượng mới tính sát được.

Trước khi chốt đồ hơi team building, cần xác định số đội hợp lý. Số đội không nên chia tùy hứng, mà phải dựa vào tổng số người, mặt bằng, thời lượng và số lượng game.

Với đoàn 30–50 người, thường chia 3–5 đội là vừa. Nếu chia quá nhiều đội, mỗi đội ít người, không khí cổ vũ có thể bị loãng. Với nhóm này, một vài món đồ hơi như bóng hơi lớn, bánh xe hơi hoặc bạt phối hợp là đủ tạo điểm nhấn. Không cần quá nhiều bộ.

Với đoàn 50–100 người, thường chia 4–6 đội. Đây là quy mô khá phổ biến cho team building công ty. Nếu muốn các đội chơi song song, nên chuẩn bị dụng cụ theo cặp hoặc theo số đội. Ví dụ 4 đội có thể dùng 2 bộ bánh xe hơi để 2 cặp thi cùng lúc. 6 đội có thể dùng 3 bộ bạt hoặc 3 bóng nếu muốn giảm thời gian chờ.

Với đoàn 100–200 người, thường chia 6–10 đội. Ở quy mô này, nếu chỉ có một món đồ hơi cho toàn bộ đội thì rất dễ ùn. Nên chia trạm hoặc chuẩn bị nhiều bộ dụng cụ chạy song song. Đồ hơi có thể được đặt ở một hoặc hai trạm chính, kết hợp với các trạm nhẹ khác như trí tuệ, bạt phối hợp, kéo co, thẻ nhiệm vụ.

Với đoàn trên 200 người, nên nghĩ theo cụm hoặc trạm. Không nên chỉ chia đội rồi cho tất cả chơi một sân duy nhất. Số đội có thể từ 10–16 đội, nhưng cần chia nhóm luân chuyển. Mỗi cụm có một số trạm, mỗi trạm có trưởng trạm và dụng cụ riêng. Thiết bị team building sự kiện lúc này không chỉ là đồ chơi, mà là một hệ thống vận hành.

Khi xác định số đội, cũng cần tính đội trưởng, màu đội, cờ đội, bảng điểm, vị trí đứng và luồng di chuyển. Đội càng nhiều thì nhận diện đội càng phải rõ. Nếu không, dù đủ đồ hơi, chương trình vẫn rối vì đội chơi không biết đứng đâu, vào lượt nào.

Số lượt chơi là phần quyết định thời gian thật của chương trình. Công thức đơn giản là: số lượt cần chơi nhân với thời gian trung bình mỗi lượt, cộng thêm thời gian chuyển lượt. Nghe đơn giản nhưng nhiều chương trình lại không tính phần chuyển lượt, nên khi chạy thật bị trễ.

Ví dụ, một game bánh xe hơi có 8 đội. Nếu mỗi lượt 2 đội thi đối kháng, cần 4 lượt vòng đầu. Nếu mỗi lượt mất 4 phút và chuyển lượt mất 1 phút, vòng đầu mất khoảng 20 phút. Nếu thêm bán kết và chung kết, tổng thời gian có thể lên 30 phút. Nếu chỉ có 1 bộ bánh xe và mỗi lượt chỉ 1 đội chạy tính giờ, thời gian còn dài hơn.

Với bóng hơi lớn, nếu chơi dạng đối kháng 2 đội/lượt và có 6 đội, cần 3 lượt vòng đầu. Nếu mỗi lượt 3 phút, cộng chuyển lượt, khoảng 12–15 phút. Nếu bóng hơi dùng cho toàn đoàn cùng chơi một game khởi động, thời gian lại chỉ khoảng 8–10 phút.

Với phao vượt chướng ngại, thời gian mỗi lượt thường dài hơn vì người chơi phải vào vị trí, vượt phao, quay về, trọng tài ghi điểm. Nếu có nhiều người mỗi đội tham gia, thời gian càng dài. Vì vậy, phao vượt chướng ngại nên tính rất kỹ. Không nên để toàn bộ 10 đội chơi qua một làn nếu thời lượng chương trình ngắn.

Với ống phao hơi hoặc phao mini, có thể thiết kế lượt ngắn hơn. Mỗi đội cử 3–5 người, hoàn thành thử thách trong 2–3 phút. Nếu có 2 bộ chạy song song, thời gian giảm nhiều. Nếu chỉ một bộ, nên dùng cho vòng cao trào hoặc đại diện đội.

Cách tính thực tế nên có thêm khoảng đệm. Nếu dự kiến mỗi lượt 3 phút, hãy tính 4 phút. Nếu chuyển lượt dự kiến 30 giây, hãy tính 1 phút. Ngoài sân thật, luôn có đội chưa sẵn sàng, người chơi hỏi luật, bóng lệch, phao cần chỉnh, MC cần công bố điểm. Tính sát quá sẽ dễ trễ.

Bóng hơi team building là món linh hoạt nhất trong nhóm đồ hơi, nên số lượng phụ thuộc vào cách chơi. Không phải đoàn đông là phải thuê thật nhiều bóng, nhưng cũng không nên dùng một quả cho quá nhiều đội nếu muốn chơi liên tục.

Với đoàn 30–50 người, thường 1 quả bóng hơi lớn là đủ nếu dùng cho game khuấy động hoặc game phối hợp chung. Có thể kết hợp thêm bạt phối hợp, cọc mốc, dây phân khu để biến tấu nhiều cách chơi. Nếu chia 4 đội, có thể cho từng cặp đội thi hoặc cho cả đoàn chơi một game lớn.

Với đoàn 50–100 người, nên cân nhắc 1–2 quả bóng hơi. Nếu bóng chỉ dùng cho một game chung, 1 quả vẫn đủ. Nếu muốn 4–6 đội thi đối kháng hoặc chạy song song, 2 quả sẽ giúp giảm thời gian chờ. Nếu chơi bạt phối hợp theo đội, có thể cần bóng nhỏ hơn theo từng đội hoặc dùng bóng hơi lớn cho vòng cao trào.

Với đoàn 100–200 người, nên có ít nhất 2 quả nếu bóng là game chính. Nếu chỉ có 1 quả, nên dùng bóng cho game mở màn toàn đoàn hoặc vòng chung kết. Nếu muốn nhiều đội chơi cùng lúc, phải tăng số bóng hoặc chia trạm. Không nên để 8–10 đội đứng chờ một quả bóng quá lâu.

Với đoàn trên 200 người, bóng hơi nên được đặt trong một trạm hoặc một khu hoạt động. Có thể dùng 2–4 quả tùy số trạm, nhưng phải tính mặt bằng và người kiểm soát bóng. Bãi biển gió mạnh không nên dùng quá nhiều bóng mà thiếu người giữ.

Cần lưu ý kích thước bóng. Bóng quá lớn chưa chắc tốt nếu mặt bằng nhỏ. Bóng quá nhẹ khó dùng ở bãi biển gió mạnh. Khi thuê đồ team building, nên hỏi bóng đường kính bao nhiêu, phù hợp mặt bằng nào, dùng cho bao nhiêu người và có máy bơm đi kèm không.

Một cách tính nhanh: nếu bóng dùng cho game chính và đội chơi đồng thời, cứ 2 đội nên có 1 quả. Nếu bóng dùng cho game chung hoặc cao trào, 1–2 quả có thể đủ. Nếu bóng dùng theo trạm cho đoàn đông, tính theo số trạm, không tính theo tổng số người.

Bánh xe hơi là món tạo thông điệp phối hợp rất tốt, nhưng thời gian chơi mỗi lượt thường dài hơn bóng hơi. Vì vậy số lượng bánh xe cần tính kỹ theo số đội và cách thi.

Với đoàn 30–50 người, 1 bộ bánh xe hơi có thể đủ nếu chỉ dùng làm game chính nhẹ. Mỗi đội cử một nhóm người chơi, các đội lần lượt thi. Nếu muốn nhanh hơn, có thể cho 2 đội đối đầu bằng 2 bộ, nhưng với đoàn nhỏ không bắt buộc.

Với đoàn 50–100 người, nếu chia 4–6 đội, nên có 2 bộ bánh xe nếu muốn game chạy gọn. Hai đội thi cùng lúc sẽ tạo không khí tốt hơn và giảm thời gian chờ. Nếu chỉ có 1 bộ, nên thiết kế mỗi đội chơi một lượt ngắn hoặc dùng bánh xe hơi làm vòng chung kết.

Với đoàn 100–200 người, nếu bánh xe là game chính, nên có 2–4 bộ tùy số đội. Nếu chia 8 đội mà có 2 bộ, mỗi lượt 2 đội thi, vòng đầu mất khoảng 4 lượt. Nếu có 4 bộ, có thể cho 4 đội chơi cùng lúc hoặc chia 2 cặp đối kháng song song. Tuy nhiên, mặt bằng phải đủ rộng để nhiều bánh xe chạy mà không va nhau.

Với đoàn trên 200 người, bánh xe hơi nên dùng theo trạm. Không nên để toàn bộ đội chơi liên tục ở một sân nếu số bộ ít. Có thể đặt bánh xe ở một trạm phối hợp, mỗi đội luân chuyển qua trạm này trong khoảng thời gian cố định. Như vậy chương trình sẽ gọn hơn.

Khi tính bánh xe, cần tính số người mỗi lượt. Một bánh xe thường phù hợp 5–8 người tùy kích thước. Nếu mỗi đội 20 người và muốn ai cũng được tham gia, mỗi đội phải chơi nhiều lượt. Nếu thời gian không đủ, hãy cho đại diện đội chơi và phần còn lại cổ vũ.

Cũng cần tính đường chạy. 2 bộ bánh xe cần 2 làn. 4 bộ cần mặt bằng rộng hơn nhiều. Sân cỏ phẳng sẽ phù hợp hơn cát lún. Bãi biển vẫn dùng được nhưng nên chọn khu cát chắc và đường chạy không quá dài.

Ống phao hơi và phao vượt chướng ngại là nhóm dễ tạo cao trào, nhưng cũng dễ làm chương trình bị chờ nếu tính sai. Với nhóm này, nên quyết định ngay từ đầu: dùng làm trạm, dùng làm vòng chơi chính hay dùng làm vòng chung kết.

Nếu dùng làm trạm, mỗi đội chỉ ở trạm đó trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ chương trình có 6 đội và 3 trạm, mỗi trạm 10 phút. Trạm phao hơi chỉ cần phục vụ từng đội hoặc từng cặp đội theo lượt trong 10 phút, sau đó đội chuyển sang trạm khác. Cách này phù hợp đoàn đông vì không để tất cả dồn vào phao cùng lúc.

Nếu dùng làm vòng chơi chính, phải tính số đội và số làn phao. Một làn phao cho 8 đội sẽ kéo dài. Hai làn sẽ giảm thời gian. Nếu muốn tất cả đội chơi đồng thời, phải có nhiều bộ hoặc phải chuyển sang kiểu game khác. Vòng chơi chính bằng phao hơi phù hợp khi thời lượng đủ dài và mặt bằng rộng.

Nếu dùng làm vòng chung kết, số lượng có thể ít hơn. Chỉ các đội thắng hoặc đại diện đội vào chơi. Một làn phao vẫn tạo được cao trào mà không làm toàn bộ chương trình bị chậm. Đây là cách rất hay với chương trình 90 phút hoặc chương trình có nhiều game khác.

Ống phao hơi nhỏ có thể dùng linh hoạt hơn phao vượt chướng ngại lớn. Nếu mỗi lượt ngắn, ống phao có thể phục vụ nhiều đội trong thời gian vừa phải. Nhưng vẫn cần người giám sát, vì người chơi dễ chen hoặc vào quá đông một lượt.

Phao vượt chướng ngại lớn cần nhiều mặt bằng, điện, máy thổi, thời gian set up và người theo dõi. Nếu chương trình chỉ là team building theo ngày có lịch gala sau đó, không nên dùng quá nhiều phao lớn trừ khi đã tính rất rõ timeline.

Một cách tính thực tế: nếu phao là game chính cho 6–8 đội, nên có ít nhất 2 làn hoặc thiết kế lượt đại diện. Nếu phao là trạm trong chương trình nhiều trạm, 1–2 bộ có thể đủ. Nếu phao là chung kết, 1 bộ vẫn có thể tạo hiệu ứng tốt.

Cổng hơi khác bóng hơi, bánh xe hơi hay phao hơi vì thường không phải dụng cụ chơi theo lượt. Vì vậy, cổng hơi không cần tính theo số đội, mà tính theo vai trò trong chương trình và mặt bằng.

Nếu cổng hơi dùng làm điểm check-in hoặc điểm nhận diện, thường chỉ cần 1 cổng. Cổng đặt ở lối vào khu team building, khu chụp ảnh tập thể hoặc điểm tập trung. Với đoàn đông, cổng cần kích thước đủ lớn để lên hình đẹp, nhưng không cần mỗi đội một cổng.

Nếu cổng hơi dùng làm điểm xuất phát cho game, vẫn thường chỉ cần 1 cổng chính. Tuy nhiên, nếu chương trình chia nhiều khu hoặc nhiều trạm rất lớn, có thể cần thêm cổng phụ, trụ hơi hoặc biển chỉ dẫn để phân khu. Điều này thường áp dụng cho ngày hội nhân viên, family day hoặc sự kiện quy mô lớn.

Nếu chương trình có nhiều đội chụp ảnh riêng, 1 cổng vẫn có thể dùng được, chỉ cần bố trí thời gian chụp. Không nên thuê nhiều cổng chỉ để mỗi đội có một cổng riêng, trừ khi chương trình là festival hoặc activation có nhiều khu độc lập.

Điều cần tính với cổng hơi là kích thước, vị trí, hướng ảnh, nguồn điện và phương án cố định. Cổng quá nhỏ sẽ không đủ nhận diện. Cổng quá lớn nhưng mặt bằng hẹp sẽ gây vướng. Cổng đặt ngược nắng ảnh sẽ không đẹp. Cổng đặt ở bãi biển cần neo chắc. Cổng đặt ở resort cần hỏi có được cắm cọc hay không.

Với các chương trình team building theo ngày kết hợp gala / hội nghị, cổng hơi nên set up sớm và thu dọn đúng giờ. Nếu cổng đặt ở khu liên quan đến gala hoặc lối di chuyển khách, phải tính thời gian tháo dỡ. Cổng hơi là món hỗ trợ hình ảnh, không nên để nó làm vướng lịch trình sau đó.

Thời lượng chương trình quyết định rất nhiều đến số lượng đồ hơi team building nên thuê. Chương trình càng ngắn càng phải chọn ít nhưng đúng. Chương trình dài hơn mới có không gian dùng nhiều hạng mục.

Với chương trình 60 phút, chỉ nên dùng 1 món đồ hơi chính, tối đa 2 nếu set up rất gọn. Ví dụ 1 bóng hơi lớn cho game khuấy động và 1 bánh xe hơi cho game phối hợp. Không nên dùng phao vượt chướng ngại phức tạp nếu có quá nhiều đội, vì thời gian giải thích, chia lượt và chơi sẽ kéo dài. Cổng hơi có thể dùng nếu đã set up sẵn từ trước và phục vụ check-in, không tính vào thời gian game.

Với chương trình 90 phút, có thể dùng 2–3 hạng mục đồ hơi nếu kịch bản rõ. Ví dụ cổng hơi check-in, bóng hơi cho game mở, bánh xe hơi hoặc phao hơi cho game chính. Nếu phao hơi là vòng chung kết thì rất hợp. Nếu phao hơi là game chính cho tất cả đội, cần đủ làn hoặc đủ thời gian.

Với chương trình 120 phút, có thể dùng 3–4 hạng mục, nhưng vẫn phải tính số lượt. Đây là thời lượng khá đẹp để kết hợp bóng hơi, bạt phối hợp, bánh xe hơi, phao hơi hoặc game nước nhẹ. Nếu đoàn đông, nên chia trạm để nhiều đội chơi song song. Nếu chỉ chạy tuần tự từng game, không nên quá tham đồ.

Với chương trình nửa ngày hoặc ngày hội, có thể dùng nhiều đồ hơi hơn: cổng hơi, nhà hơi, phao hơi, bóng lớn, game nước, vật cản hơi, khu trẻ em. Nhưng lúc này cần sơ đồ sân và nhân sự từng khu. Không thể vận hành như một buổi team building ngắn.

Một nguyên tắc dễ nhớ: chương trình 60 phút chọn điểm nhấn; 90 phút chọn vừa đủ; 120 phút có thể có cao trào rõ; nửa ngày trở lên mới nên chia khu nhiều hạng mục. Nếu cứ chương trình nào cũng thuê nhiều đồ hơi, sẽ rất dễ dư và làm đội vận hành nặng.

Với đoàn khoảng 50 người, số đội thường từ 4–5 đội. Đồ hơi nên gọn: 1 bóng hơi lớn, 1 bánh xe hơi hoặc 1 cụm phao nhẹ là đủ tạo điểm nhấn. Nếu mặt bằng rộng và muốn chạy nhanh, có thể thuê 2 bóng hoặc 2 bộ bánh xe để thi đối kháng. Nhưng không cần quá nhiều phao hơi lớn.

Với đoàn khoảng 100 người, thường chia 5–8 đội. Đây là lúc cần tính kỹ hơn. Nếu dùng bóng hơi, nên có 1–2 quả tùy game. Nếu dùng bánh xe hơi làm game chính, nên có 2 bộ. Nếu dùng phao vượt chướng ngại, nên dùng làm trạm hoặc chung kết nếu chỉ có 1 làn. Nếu muốn tất cả đội chơi qua phao, nên có ít nhất 2 làn hoặc tăng thời lượng.

Với đoàn khoảng 200 người, thường chia 8–12 đội. Đồ hơi nên vận hành theo trạm, không nên cho tất cả đội chờ một game. Có thể có 1 khu bóng hơi, 1 khu bánh xe hơi, 1 khu phao hơi, 1 khu bạt phối hợp, 1 khu trò trí tuệ. Mỗi khu có người phụ trách và đội luân chuyển theo thời gian. Nếu chỉ dùng một sân chơi tuần tự, chương trình sẽ rất dễ kéo dài.

Với đoàn trên 300 người, đồ hơi nên được xem như một phần của thiết bị team building sự kiện quy mô lớn. Cần sơ đồ sân, khu tập kết, trưởng trạm, bảng điểm, âm thanh, bộ đàm, khu nước uống, khu y tế và phương án thu hồi. Đồ hơi không còn là vài món đạo cụ, mà là hạng mục vận hành sự kiện.

Không nên lấy một công thức cứng cho mọi đoàn. Đoàn 100 người trẻ, chơi bãi biển 2 tiếng sẽ khác đoàn 100 người quản lý, chơi ở resort trước gala 60 phút. Nhưng có thể nhớ nguyên tắc: đoàn càng đông, càng nên chia trạm; số đội càng nhiều, càng cần nhiều bộ song song; thời lượng càng ngắn, càng phải giảm món chơi theo lượt dài.

Không phải chương trình nào cũng cần thuê thêm bộ dự phòng, nhưng có những trường hợp rất nên có. Bộ dự phòng giúp giảm rủi ro khi đồ bị xì, thiếu hơi, hư nhẹ hoặc số người tăng sát giờ.

Nên có bóng dự phòng nếu bóng hơi là dụng cụ chính của game. Bóng hơi xì nhẹ, van lỗi hoặc gặp vật sắc có thể làm game bị dừng. Một quả bóng dự phòng hoặc một phương án bóng nhỏ thay thế sẽ giúp MC không bị đứng sân.

Nên có máy bơm hoặc máy thổi dự phòng nếu chương trình có nhiều đồ hơi. Nếu toàn bộ phao, cổng, bóng phụ thuộc vào một máy duy nhất, máy lỗi là cả chương trình bị ảnh hưởng. Không nhất thiết chương trình nào cũng thuê máy dự phòng, nhưng ít nhất phải hỏi bên cho thuê có phương án hỗ trợ nhanh không.

Nên có dụng cụ nhẹ dự phòng nếu thời tiết không ổn. Mưa, gió mạnh hoặc mặt bằng thay đổi có thể làm một số đồ hơi không dùng được. Khi đó, bóng mềm, thẻ nhiệm vụ, bạt phối hợp khô, dây mềm, trò trí tuệ sẽ cứu chương trình.

Nên thuê thêm một bộ nếu chương trình đoàn đông và timeline chặt. Ví dụ tính ra 2 bộ bánh xe hơi vừa đủ, nhưng nếu muốn giảm thời gian chờ và có ngân sách, thuê 3 bộ có thể giúp chương trình chạy nhẹ hơn. Đừng chỉ tính đủ sát, vì hiện trường luôn có phát sinh nhỏ.

Nên có phụ kiện dự phòng: dây điện, ổ nối, dây cố định, bao cát, bút bảng điểm, van bơm, túi zip, băng keo, dây rút. Đây là nhóm chi phí không lớn nhưng giúp xử lý rất nhiều tình huống.

Với thuê đồ team building cho chương trình quan trọng, nhất là MICE, gala, ngày hội hoặc đoàn lớn, dự phòng không phải lãng phí. Dự phòng là cách giữ chương trình không bị gãy khi có một món phát sinh.

Lỗi đầu tiên là chỉ tính theo tổng số người, không tính số đội. Đoàn 120 người chia 6 đội khác hoàn toàn chia 10 đội. Nếu không biết số đội, rất dễ thiếu cờ, thiếu dụng cụ theo đội và thiếu đồ chơi song song.

Lỗi thứ hai là quên thời gian chuyển lượt. Nhiều người chỉ tính mỗi lượt chơi 3 phút, nhưng không tính thời gian gọi đội, chuẩn bị, ghi điểm, đưa dụng cụ về vị trí. Thực tế mỗi lượt có thể thành 4–5 phút.

Lỗi thứ ba là để quá nhiều đội chờ một món. Một phao hơi, một bánh xe hơi, một bóng hơi cho quá nhiều đội sẽ làm chương trình mất nhiệt. Đồ càng lớn nhưng số lượng càng ít thì càng phải dùng đúng vai trò, thường là cao trào hoặc chung kết.

Lỗi thứ tư là thuê quá nhiều đồ hơi cho chương trình ngắn. Đồ nhiều nhưng không đủ thời gian chơi, set up nặng, thu dọn vội. Khách chỉ thấy sân có nhiều đồ, nhưng trải nghiệm chưa chắc tốt.

Lỗi thứ năm là không tính mặt bằng. Muốn thuê 4 bộ bánh xe nhưng sân chỉ đủ 2 làn. Muốn thuê 3 phao nhưng resort chỉ cho đặt một khu nhỏ. Muốn nhiều bóng nhưng bãi biển gió mạnh. Số lượng phải đi cùng mặt bằng.

Lỗi thứ sáu là không tính nhân sự. Thuê nhiều đồ hơi nhưng không có người bơm, người giữ, người giám sát, người thu hồi. MC và một hai hoạt náo viên không thể xử lý hết chương trình đông người.

Lỗi thứ bảy là không có phương án cắt giảm khi trễ timeline. Nếu khách đến trễ, game nào bỏ, đồ nào không dùng, phao có chuyển thành chung kết không? Không có phương án này, đội vận hành dễ rối tại sân.

Lỗi thứ tám là không hỏi báo giá theo số lượng thật. Nhiều khi thuê thêm một bộ giúp chương trình chạy nhanh hơn rất nhiều, nhưng vì không tính trước nên bỏ qua. Ngược lại, có lúc thuê combo lớn nhưng dùng không hết. Cần tính bằng kịch bản, không tính bằng cảm giác.

Trước khi chốt thuê thiết bị team building sự kiện có đồ hơi, nên kiểm nhanh các câu hỏi sau.

Đoàn có bao nhiêu người? Chia mấy đội? Mỗi đội bao nhiêu người? Có cần tất cả thành viên tham gia hay chỉ đại diện đội?

Chương trình chơi bao lâu? 60 phút, 90 phút, 120 phút hay nửa ngày? Sau đó có gala, hội nghị, ăn uống hoặc di chuyển không?

Mặt bằng ở đâu? Bãi biển, sân cỏ, resort, khu du lịch hay hội trường? Sân có đủ rộng để bao nhiêu đội chơi song song? Có gió, điện, nước, khu tập kết không?

Mỗi món đồ hơi dùng cho game nào? Bóng hơi dùng mở màn hay game chính? Bánh xe hơi dùng thi đối kháng hay trạm? Phao hơi dùng cho tất cả đội hay chung kết? Cổng hơi dùng check-in hay xuất phát?

Mỗi lượt mất bao lâu? Có bao nhiêu lượt? Có tính thời gian chuyển lượt chưa? Có cần ghi điểm giữa các lượt không?

Cần bao nhiêu bộ để chạy đúng timeline? Nếu giảm một bộ thì chương trình có bị chờ lâu không? Nếu thêm một bộ thì có đủ mặt bằng và nhân sự không?

Có cần bộ dự phòng không? Bóng dự phòng, máy bơm dự phòng, game khô dự phòng, dụng cụ nhẹ dự phòng khi mưa/gió?

Ai set up, ai bơm, ai giám sát, ai thu hồi? Bên cho thuê có hỗ trợ không hay agency tự làm?

Chỉ cần trả lời đủ những câu này, số lượng đồ hơi sẽ rõ hơn rất nhiều. Không cần thuê theo cảm giác, cũng không bị phụ thuộc hoàn toàn vào hình ảnh mẫu.

Cách tính số lượng đồ hơi team building theo số đội và số lượt chơi nên bắt đầu từ kịch bản thật, không bắt đầu từ danh sách đồ đẹp. Tổng số người chỉ là thông tin ban đầu. Điều quan trọng hơn là chia mấy đội, mỗi game chơi đồng thời hay luân phiên, mỗi lượt bao nhiêu người, mỗi lượt mất bao lâu, mặt bằng rộng hay hẹp và chương trình có bao nhiêu phút để chạy.

Với bóng hơi, có thể tính theo số đội chơi đồng thời hoặc vai trò game chung. Với bánh xe hơi, cần tính số bộ theo số làn và số lượt. Với phao hơi, cần quyết định dùng làm trạm, game chính hay chung kết. Với cổng hơi, không tính theo số đội mà tính theo vai trò nhận diện, check-in hoặc xuất phát. Chương trình càng đông người, càng nên chia trạm; chương trình càng ngắn, càng phải chọn ít nhưng đúng.

Khi tính đúng số lượng, đồ hơi team building sẽ giúp chương trình nổi bật, vui và chuyên nghiệp hơn. Khi tính sai, đồ hơi dễ làm đội chơi chờ lâu, timeline bị kéo dài hoặc ngân sách bị dư. Vì vậy, trước khi thuê đồ team building, hãy chốt rõ số đội, số lượt, thời lượng, mặt bằng và nhân sự vận hành. Đây là cách đơn giản nhất để chương trình chạy mượt từ đầu đến cuối.

Doanh nghiệp, agency sự kiện, công ty du lịch, MC, HDV hoặc đội vận hành đang cần thuê đồ team building, đồ hơi team building, bóng hơi, bánh xe hơi, cổng hơi, phao hơi, bạt phối hợp, game nước hoặc thiết bị team building sự kiện có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn số lượng phù hợp theo số người, số đội, mặt bằng, thời lượng và kịch bản thực tế.