Dịch vụ tổ chức teambuilding trọn gói thường bao gồm những gì và cần hỏi kỹ điều gì trước khi chốt

Rất nhiều người nhìn chữ “trọn gói” và lập tức có cảm giác yên tâm. Cứ như chỉ cần trả một lần là mọi thứ đã được lo xong, doanh nghiệp không cần nghĩ quá nhiều nữa.

Cảm giác đó là điều một chương trình trọn gói nên tạo ra, nhưng nếu hiểu trọn gói theo kiểu “có đủ từng mục là được” thì lại rất dễ chọn nhầm. Vì với teambuilding cho doanh nghiệp, cái làm nên một gói dịch vụ đáng không chỉ là có sân khấu, có âm thanh, có trò chơi hay có MC, mà là cả cấu trúc chương trình có thật sự ráp đúng với mục tiêu nội bộ hay không.

Teambuilding là một loại dịch vụ rất dễ bị nhìn bằng mắt của hạng mục. Người chốt thường sẽ thấy yên tâm hơn khi báo giá có nhiều dòng: nào là kịch bản, đạo cụ, nhân sự, backdrop, loa đài, chụp hình, quay phim, banner, nước uống, quà tặng…

Nhưng doanh nghiệp không mua các dòng đó một cách tách rời. Doanh nghiệp đang mua một trải nghiệm có chủ đích cho đội ngũ. Nếu các hạng mục đủ mà cấu trúc chương trình không đúng, thì teambuilding vẫn có thể diễn ra rất ổn ở bề mặt nhưng chưa chắc tạo ra giá trị thật.

Có những chương trình liệt kê đầy đủ mọi thứ nhưng mục tiêu nội bộ lại bị mờ. Có những chương trình trò chơi rất sôi động nhưng không hợp với cơ cấu nhân sự.

Có những gói trông rất trọn nhưng khi thực hiện mới lộ ra nhiều phần doanh nghiệp tưởng đã bao mà thực ra chỉ mới ở mức cơ bản. Đây là lý do vì sao “trọn gói” không nên được hiểu như một danh sách đủ phần, mà nên được hiểu là một chương trình đã được dựng sao cho người chốt không phải tự nối thêm quá nhiều mảnh mà vẫn ra được đúng kết quả mình cần.

Với doanh nghiệp, chữ “trọn” còn nằm ở việc nhẹ đầu. Nghĩa là từ lúc chốt đến lúc diễn ra, người phụ trách không phải chạy theo sửa quá nhiều thứ, không phải tự lấp những khoảng đang thiếu và không bị phát sinh quá nhiều điều mình tưởng đã nằm trong gói.

Một dịch vụ chỉ thật sự trọn khi nó khiến công ty cảm thấy mình được dẫn dắt qua chương trình một cách chắc tay, chứ không chỉ được cung cấp một loạt đầu việc.

Chính vì vậy, càng là teambuilding trọn gói thì càng phải hỏi cho rõ. Không phải để làm khó đơn vị tổ chức, mà để biết gói đó trọn tới mức nào, trọn cho kiểu doanh nghiệp nào và có những khoảng nào mình đang vô thức kỳ vọng thêm mà chương trình chưa chắc đã bao tới. Khi hiểu như vậy, quyết định chốt dịch vụ sẽ tỉnh hơn rất nhiều.

Ở mức cơ bản, một dịch vụ tổ chức teambuilding trọn gói thường sẽ bao gồm phần thiết kế chương trình, kịch bản vận hành, MC hoạt náo hoặc điều phối, hệ thống trò chơi, đạo cụ, âm thanh cơ bản, backdrop nhận diện và ekip triển khai hiện trường.

Nếu là chương trình có độ đầu tư hơn, gói còn có thể mở rộng thêm chụp hình, quay phim, quà tặng, banner, sân khấu, tiệc tối, gala hoặc các phần concept theo chủ đề doanh nghiệp.

Phần đầu tiên và quan trọng nhất thường là ý tưởng cùng cấu trúc chương trình. Đây là lớp mà nhiều người ít chú ý bằng phần sân khấu hay trò chơi, nhưng lại là phần quyết định teambuilding có ra đúng mục tiêu hay không. Một gói trọn đúng nghĩa phải có tư duy dựng chương trình cho doanh nghiệp, chứ không chỉ bê sẵn vài trò chơi rồi áp vào mọi tập thể.

Phần thứ hai là MC, quản trò hoặc người dẫn chương trình cùng ekip điều phối. Với teambuilding, đây là lớp rất quan trọng vì một chương trình có thể có đủ đạo cụ nhưng vẫn hụt nếu người giữ nhịp không chắc. Chương trình trọn gói thường sẽ bao phần nhân sự hiện trường để lo phần vận hành, chia đội, dẫn nhịp và xử lý tình huống.

Phần thứ ba là đạo cụ, trò chơi và vật tư sân bãi. Đây là phần dễ nhìn thấy nhất nên cũng là phần doanh nghiệp thường nghĩ tới đầu tiên. Nhưng “có đạo cụ” chưa phải là đủ.

Cái cần hỏi thêm là đạo cụ đó phục vụ format nào, cường độ ra sao, có thật sự phù hợp với người đi cùng không và chương trình đang thiên về gắn kết, giải trí hay xây dựng tinh thần đội ngũ.

Phần thứ tư là âm thanh, backdrop, nhận diện cơ bản và các yếu tố hình ảnh của chương trình. Tùy gói mà mức độ đầu tư sẽ khác nhau. Có gói chỉ dừng ở mức cơ bản để chạy chương trình gọn. Có gói làm khá đầy về mặt hình ảnh để tăng cảm giác chuyên nghiệp và dấu ấn doanh nghiệp.

Phần thứ năm là những dịch vụ mở rộng nếu doanh nghiệp cần: chụp hình, quay phim, flycam, quà tặng, banner, sân khấu, gala dinner, bữa ăn, xe cộ, lưu trú hoặc cả một chương trình outing – du lịch kết hợp teambuilding.

Nhiều đơn vị dùng chữ trọn gói cho cả hai kiểu: trọn gói phần teambuilding riêng và trọn gói phần chương trình tổng thể. Đây là chỗ người chốt cần hiểu rất rõ.

Tóm lại, dịch vụ tổ chức teambuilding trọn gói thường bao gồm đầy đủ những lớp vận hành cơ bản để chương trình diễn ra trơn tru. Nhưng cái người chốt cần hiểu là mức độ và chất lượng thực tế của từng lớp đó, chứ không chỉ dừng ở việc chúng có được liệt kê trong báo giá hay không.

Đây là phần dễ làm người chốt hụt nhất. Vì khi nhìn vào một chương trình teambuilding trọn gói, rất nhiều thứ nghe qua tưởng đã rõ rồi. Nhưng tới lúc chương trình thật sự diễn ra hoặc ráp vào đúng nhu cầu của doanh nghiệp mới thấy có khá nhiều khoảng “tưởng có mà chưa chắc có theo cách mình nghĩ”. Càng là chương trình doanh nghiệp, chỗ này lại càng cần hỏi sâu hơn.

Phần đầu tiên phải hỏi lại là mục tiêu và format thật của chương trình. Nhiều báo giá có thể ghi rất đẹp là teambuilding gắn kết, teambuilding doanh nghiệp hoặc chương trình theo yêu cầu.

Nhưng vẫn cần hỏi rõ chương trình đang thiên về vui chơi, thiên về phối hợp, thiên về tinh thần đội ngũ hay thiên về sự kiện nội bộ có điểm nhấn. Nếu không làm rõ chỗ này, doanh nghiệp rất dễ chốt một chương trình nghe hợp lý nhưng không thật sự đúng điều mình cần.

Phần thứ hai là phần MC và điều phối. “Có MC” nghe rất rõ, nhưng vẫn phải hỏi thêm mức độ tham gia tới đâu, có quản trò riêng không, có ekip chia đội và vận hành không, có đầu mối xử lý tình huống hiện trường không. Với teambuilding, người giữ nhịp thường quan trọng hơn rất nhiều so với phần nhìn thấy bằng mắt thường.

Phần thứ ba là đạo cụ và thiết bị. Có gói ghi đầy đủ âm thanh, trò chơi, backdrop, sân bãi, nhưng vẫn nên hỏi kỹ quy mô ở mức nào, có đủ cho số lượng người tham gia không, có nâng cấp được không, nếu đổi format thì ảnh hưởng thế nào. Nhiều doanh nghiệp nhìn thấy “đã có” rồi nên mặc định mọi thứ sẽ ở đúng mức mình kỳ vọng, trong khi thực tế mỗi gói có thể rất khác nhau.

Phần thứ tư là hình ảnh và truyền thông nội bộ. Có chương trình ghi chụp hình, quay phim hoặc flycam, nhưng vẫn phải hiểu mức nào là cơ bản, mức nào là dựng bài bản hơn, có video recap hay không, có file chỉnh sửa hay chỉ là raw, có hỗ trợ phần nhận diện thương hiệu không. Với doanh nghiệp, đây là chỗ rất hay bị hiểu khác nhau.

Phần thứ năm là các phần đi kèm nếu chương trình không chỉ là teambuilding thuần. Ví dụ xe, ăn uống, lưu trú, gala, quà tặng, nước uống, bảo hiểm, phát sinh thời tiết xấu, thay đổi số lượng người tham gia… Những thứ này thường là nguồn phát sinh lớn nhất nếu người chốt nghĩ “trọn gói” là đã bao hết mọi thứ.

Nói ngắn gọn, dịch vụ càng trọn gói thì người chốt càng phải hiểu rõ các lớp bên trong. Không phải vì nghi ngờ, mà vì chỉ khi hiểu đúng phần nào thực sự đã bao, phần nào chỉ mới nghe qua tưởng đã có, mình mới chốt chắc và tránh bị hụt về sau.

Cách nhìn đúng đầu tiên là đừng nhìn gói teambuilding như một bảng liệt kê hạng mục. Một chương trình không đáng chỉ vì nó có đủ nhiều dòng hơn. Nó đáng khi các phần trong đó được ráp lại thành một trải nghiệm hợp với đúng doanh nghiệp của mình.

Nghĩa là phải tự hỏi: chương trình này có đang đúng nhịp mà công ty mình cần không? Nếu điều cần là gắn kết, format quá thiên biểu diễn chưa chắc đã tốt. Nếu điều cần là tạo năng lượng, format quá nhẹ chưa chắc đã đủ.

Cách nhìn thứ hai là đặt chương trình vào đúng bối cảnh người tham gia. Nhân sự trẻ, đội sales, khối văn phòng, nhiều quản lý, công ty đa thế hệ, doanh nghiệp nhiều nhân sự mới – mỗi kiểu sẽ có một chuẩn “trọn” khác nhau.

Một gói trọn hợp với công ty này chưa chắc đã đủ đúng với công ty kia. Muốn so cho đúng, phải nhìn bằng mắt của chính tập thể sẽ tham gia chứ không phải chỉ bằng mắt người đang xem báo giá.

Cách nhìn thứ ba là luôn tách phần “đã được bao rõ” với phần “mình đang tự kỳ vọng thêm”. Đây là một lỗi rất thường gặp. Nhìn một chương trình thấy đẹp là người ta có xu hướng tự cộng vào đầu rằng những phần nhỏ chắc cũng sẽ chỉn chu như mình muốn.

Nhưng nếu những phần đó chưa được xác nhận rõ, mình đang cộng kỳ vọng vào gói dịch vụ chứ không phải đọc đúng gói dịch vụ. Muốn chốt chắc, phải kéo kỳ vọng về đúng những gì chương trình thật sự đang cam kết.

Cách nhìn thứ tư là so gói teambuilding theo lớp giá trị chứ không chỉ lớp chi phí. Một gói có thể nhỉnh hơn một chút về giá nhưng bù lại concept chắc hơn, điều phối tốt hơn, hình ảnh tốt hơn, nội dung bớt bị công thức hơn hoặc mức độ đồng bộ của chương trình tốt hơn. Với doanh nghiệp, những phần đó rất đáng tiền. Chỉ nhìn giá là rất dễ so sai.

Cuối cùng, người chốt nên coi việc hỏi kỹ là một phần tự nhiên của việc mua dịch vụ trọn gói. Càng trọn thì càng phải hiểu. Hiểu để chọn đúng, để đỡ phát sinh, để tránh hụt và để ngân sách bỏ ra thật sự đổi lại một chương trình đúng cái nội bộ đang cần. Khi nhìn gói dịch vụ theo cách đó, việc chốt sẽ nhẹ mà vẫn chắc hơn rất nhiều.

Dịch vụ tổ chức teambuilding trọn gói thường sẽ bao gồm những lớp vận hành quen thuộc như kịch bản chương trình, MC hoặc quản trò, đạo cụ, âm thanh, nhận diện cơ bản, ekip điều phối và các phần mở rộng tùy nhu cầu doanh nghiệp.

Nhưng điều làm nên khác biệt không nằm ở tên các hạng mục đó. Nó nằm ở cách từng phần được ráp lại thành một chương trình phù hợp với đúng mục tiêu của công ty.

Với doanh nghiệp, điều này lại càng quan trọng hơn. Vì teambuilding không chỉ là một hoạt động cho vui. Nó là một trải nghiệm mà công ty đang đầu tư cho đội ngũ.

Chính vì vậy, “trọn gói” không phải lúc nào cũng có cùng một nghĩa. Người chốt càng rõ điều mình cần, càng dễ biết nên hỏi gì và gói nào mới thật sự hợp.

Nếu đang cân một dịch vụ tổ chức teambuilding trọn gói, lời khuyên thực tế nhất là đừng dừng ở chỗ xem báo giá ghi đủ những gì. Hãy nhìn sâu hơn vào chất lượng từng phần và hỏi kỹ những chỗ dễ hiểu khác nhau. Chỉ cần làm được điều đó, quyết định chốt dịch vụ sẽ chắc hơn rất nhiều và cũng ít nguy cơ hụt về sau hơn hẳn.

Nếu anh/chị đang so nhiều báo giá và muốn nhìn rõ gói teambuilding nào thật sự hợp với công ty mình, có thể tham khảo thêm các chương trình teambuilding theo ngày để so nhanh cấu trúc dịch vụ, thời lượng và mức độ phù hợp trước khi chốt.