Thuê đơn vị tổ chức teambuilding có gì đáng hơn tự làm nội bộ khi muốn chương trình gọn mà vẫn ra chất doanh nghiệp

Suy nghĩ tự làm nội bộ sẽ chủ động hơn là một suy nghĩ rất tự nhiên. Và thực ra nó không sai. Khi tự làm, doanh nghiệp thường cảm thấy mình nắm được mọi thứ trong tay: mục tiêu chương trình, tinh thần nội bộ, cách muốn truyền thông điệp, cách muốn nhân sự tham gia và mức chi mình sẵn sàng bỏ ra. Với nhiều người phụ trách nội bộ, cảm giác này rất dễ tạo ra niềm tin rằng tự làm sẽ sát với công ty hơn so với thuê ngoài.

Một lý do khác khiến doanh nghiệp nghiêng về tự làm là cảm giác tiết kiệm. Nhìn bề ngoài, teambuilding dường như không phải thứ quá phức tạp. Chỉ cần có vài trò chơi, một người dẫn dắt, một lịch trình ổn, thêm âm thanh và backdrop là chương trình có thể chạy được. Chính vì nhìn bề ngoài có vẻ đơn giản như vậy nên nhiều công ty nghĩ mình có thể gom các phần lại và tự làm để giảm chi phí dịch vụ.

Tự làm còn hấp dẫn ở chỗ linh hoạt. Nội bộ muốn đổi trò chơi, đổi thông điệp, đổi timeline hay thêm bớt các phần nhỏ thường sẽ thấy dễ xử lý hơn khi mọi thứ nằm trong tay mình.

Không cần qua nhiều đầu mối, không cần giải thích đi giải thích lại cho bên ngoài, không cần lo người ngoài không hiểu đúng văn hóa công ty. Đây là lý do rất nhiều doanh nghiệp ban đầu nghiêng về phương án tự triển khai.

Ngoài ra, có những công ty có sẵn đội ngũ marketing, HR, admin hoặc event nội bộ khá mạnh. Họ từng làm nhiều hoạt động, hiểu nhân sự của mình, thậm chí có sẵn cộng tác viên hoặc đối tác lẻ cho từng phần như âm thanh, in ấn, quà tặng, banner. Với nhóm này, việc tự làm nghe càng có vẻ khả thi hơn. Vì nhìn đâu cũng thấy mình có thể xoay được.

Nhưng chính ở chỗ “nghe có vẻ xoay được” mà nhiều công ty bắt đầu đánh giá thiếu một phần rất quan trọng: teambuilding không khó ở từng mảnh riêng lẻ.

Nó khó ở việc nối các mảnh đó thành một chương trình liền mạch, đúng mục tiêu, đúng nhịp và đủ chắc tay để người phụ trách không bị cuốn vào việc chữa cháy. Đây là chỗ khiến bài toán tự làm hay thuê ngoài cần được nhìn kỹ hơn thay vì chỉ dừng ở cảm giác chủ động ban đầu.

Điểm đáng giá đầu tiên của việc thuê đơn vị tổ chức teambuilding là giúp doanh nghiệp không phải tự ôm phần cấu trúc chương trình. Rất nhiều công ty nghĩ phần khó nhất là tìm trò chơi hoặc thuê thiết bị, nhưng thực tế phần khó hơn nhiều lại là ráp mọi thứ thành một chương trình có logic.

Mở thế nào, lên nhịp ra sao, chia đội lúc nào, giữ năng lượng ở đâu, chuyển mạch giữa các phần thế nào để không bị đứt, và cuối cùng để lại đúng cảm giác doanh nghiệp cần. Đây là phần một đơn vị có kinh nghiệm thường làm tốt hơn nội bộ.

Điểm thứ hai là nhẹ đầu ở khâu triển khai. Khi tự làm, người phụ trách nội bộ rất dễ rơi vào tình trạng vừa là người giữ mục tiêu chương trình, vừa là người nối từng nhà cung cấp nhỏ lẻ, vừa là người kiểm tra hiện trường, vừa là người xử lý phát sinh.

Đến lúc chương trình diễn ra, thay vì được đứng ở vai trò người quan sát tổng thể, họ lại phải quay cuồng với từng việc nhỏ. Thuê đơn vị tổ chức đáng ở chỗ nó rút phần gánh đó ra khỏi vai nội bộ.

Điểm thứ ba là chương trình ra chất hơn ở mặt doanh nghiệp. Một đơn vị tổ chức không chỉ mang tới đạo cụ hay MC. Nếu làm đúng, họ mang tới tư duy dựng chương trình cho đúng mục tiêu: gắn kết, tạo năng lượng, kick-off, tổng kết, tri ân hay đơn giản là một chuyến đi cần vừa vui vừa có dấu ấn nội bộ. Chính tư duy này làm chương trình bớt cảm giác “công ty tự đứng ra chơi vài trò cho vui” và ra chất hơn như một hoạt động được đầu tư có chủ đích.

Điểm thứ tư là xử lý tình huống hiện trường. Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp chỉ thấy giá trị sau khi đã từng tự làm một lần. Một chương trình teambuilding rất hiếm khi diễn ra đúng y nguyên như timeline trên giấy.

Có người đến trễ, có thời tiết thay đổi, có đội tham gia không đều, có phần âm thanh phát sinh, có những đoạn năng lượng tụt nhanh hơn dự kiến. Một ekip tổ chức quen việc thường xử lý những chuyện đó mượt hơn rất nhiều so với một đội nội bộ đang lần đầu hoặc chỉ làm không thường xuyên.

Điểm cuối cùng là thuê ngoài không chỉ mua chuyên môn. Doanh nghiệp còn mua thời gian và sự tập trung của chính mình. Khi nội bộ không phải dàn mỏng sang quá nhiều việc lẻ, họ giữ được sức cho những phần quan trọng hơn như thông điệp, nhân sự tham gia, sự đồng thuận của quản lý và cảm nhận tổng thể của đội ngũ. Với nhiều công ty, đây mới là phần đáng nhất của việc thuê một đơn vị tổ chức teambuilding bài bản.

Nói thuê ngoài có nhiều giá trị không có nghĩa là tự làm nội bộ là phương án kém. Thực tế, có những doanh nghiệp tự làm vẫn rất ổn, thậm chí rất hợp.

Trường hợp đầu tiên là khi công ty có sẵn một đội ngũ nội bộ mạnh, từng triển khai nhiều hoạt động, hiểu rõ nhân sự của mình và có đủ thời gian để theo tới cùng chương trình. Với nhóm này, tự làm không chỉ là tiết kiệm. Nó còn là cách giữ đúng chất riêng rất rõ của doanh nghiệp.

Tự làm cũng hợp khi mục tiêu chương trình khá đơn giản. Ví dụ công ty chỉ cần một buổi hoạt động nhẹ, ít hạng mục, quy mô không quá lớn và không đòi hỏi một concept phức tạp.

Trong trường hợp này, việc thuê nguyên gói đôi khi lại chưa phải phương án tối ưu nhất. Nếu nội bộ đủ người và đủ kinh nghiệm, tự triển khai có thể hoàn toàn ổn.

Một trường hợp nữa là khi doanh nghiệp muốn mức độ cá nhân hóa rất cao và đội ngũ nội bộ thực sự hiểu rõ điều đó hơn bất kỳ ai bên ngoài. Có những công ty có văn hóa rất riêng, có cách tương tác rất riêng hoặc muốn giữ mọi thứ ở mức rất nội bộ. Nếu họ có đủ năng lực vận hành, tự làm có thể tạo ra một chương trình rất đúng chất.

Nhưng điều quan trọng là tự làm chỉ hợp khi doanh nghiệp chấp nhận phần công sức phải bỏ ra để giữ lấy sự chủ động đó. Không phải công ty nào cũng có người đủ chuyên môn, đủ thời gian và đủ sức để ôm cùng lúc cả phần ý tưởng lẫn phần triển khai. Nếu tự làm mà phải kéo quá nhiều người vào chữa cháy, phần “chủ động” rất dễ trở thành phần làm nội bộ mệt thêm.

Vì vậy, tự làm không sai. Nó chỉ không phải lúc nào cũng là lựa chọn nhẹ hơn hay rẻ hơn theo nghĩa tổng thể. Nó hợp khi doanh nghiệp thật sự có khả năng làm và mục tiêu chương trình đủ gọn để nội bộ kiểm soát tốt. Còn nếu điều mình cần là gọn, chắc, ít phát sinh và ra chất doanh nghiệp hơn, thuê ngoài thường vẫn là hướng mạnh hơn.

Cách nhìn đúng đầu tiên là đừng đặt câu hỏi tự làm hay thuê ngoài theo kiểu bên nào rẻ hơn. Với teambuilding, cái cần so không chỉ là chi phí tiền mặt. Phải so cả công sức nội bộ, số giờ nhân sự phải bỏ ra, mức độ rủi ro khi tự triển khai và khả năng chương trình có ra đúng mục tiêu hay không. Chỉ khi tính đủ những phần đó, doanh nghiệp mới biết phương án nào thật sự “lời” hơn.

Cách nhìn thứ hai là bắt đầu từ mục tiêu chương trình. Nếu mục tiêu đơn giản, quy mô nhỏ, ít hạng mục, nội bộ có kinh nghiệm, tự làm có thể hợp. Nhưng nếu mục tiêu cần rõ về concept, cần độ mượt trong vận hành, cần hình ảnh chỉn chu hoặc có nhiều người tham gia với nhiều kiểu năng lượng khác nhau, thuê đơn vị tổ chức thường đáng hơn rất nhiều. Mức độ phức tạp của chương trình càng cao, lợi thế của bên tổ chức càng rõ.

Cách nhìn thứ ba là phải nhìn vào người phụ trách nội bộ. Đây là phần rất hay bị bỏ qua. Có những công ty nhìn thấy mình đủ nguồn lực, nhưng quên rằng người đang đứng ra phụ trách còn đang gánh rất nhiều việc khác.

Nếu chương trình thành công nhưng người phụ trách kiệt sức, hoặc phải đổi quá nhiều công việc thường ngày để ôm teambuilding, thì cái giá đó cũng cần được tính vào.

Cách nhìn thứ tư là đừng nhầm sự chủ động với việc phải tự làm mọi thứ. Doanh nghiệp vẫn có thể thuê ngoài và giữ được tiếng nói rất rõ trong chương trình, miễn là chọn đúng đơn vị biết lắng nghe và biết chuyển mục tiêu nội bộ thành một format phù hợp.

Chủ động không nhất thiết đồng nghĩa với tự làm. Nhiều khi, chủ động thật sự là biết chỗ nào nên giữ và chỗ nào nên giao cho người làm tốt hơn mình.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên nhìn teambuilding như một khoản đầu tư cho đội ngũ chứ không chỉ là một buổi hoạt động. Nếu đã là đầu tư, thì câu hỏi đúng sẽ là phương án nào giúp chương trình ra đúng chất và ít rủi ro hụt nhất. Khi nhìn như vậy, việc chọn tự làm hay thuê đơn vị tổ chức sẽ sáng hơn rất nhiều.

Thuê đơn vị tổ chức teambuilding đáng hơn tự làm nội bộ khi doanh nghiệp cần một chương trình gọn, đúng mục tiêu, ít phát sinh và ra chất doanh nghiệp hơn mà không muốn nội bộ phải tự ôm quá nhiều khâu triển khai.

Giá trị lớn nhất của việc thuê ngoài không chỉ là đỡ việc, mà là có người giúp ráp tất cả các phần thành một chương trình có logic và có chủ đích rõ ràng.

Nhưng tự làm nội bộ vẫn có thể rất tốt nếu công ty có đội ngũ đủ mạnh, mục tiêu chương trình đủ gọn và thật sự muốn giữ quyền chủ động ở mức cao. Không có phương án nào đúng tuyệt đối cho tất cả. Chỉ có phương án hợp hơn với bối cảnh, nguồn lực và mục tiêu của từng doanh nghiệp.

Nếu anh/chị đang cân giữa hai hướng này, hãy nhìn thật thực tế: công ty mình đang thiếu gì hơn, thiếu ý tưởng và vận hành hay chỉ thiếu người nối các phần lại với nhau. Trả lời được câu đó, quyết định thuê đơn vị tổ chức teambuilding hay tự làm nội bộ sẽ dễ và chắc hơn rất nhiều.

Nếu anh/chị đang cân giữa việc tự triển khai hay thuê ngoài cho chương trình sắp tới, có thể tham khảo thêm các gói teambuilding theo ngày để hình dung rõ hơn cấu trúc dịch vụ, mức độ hỗ trợ và kiểu chương trình phù hợp với doanh nghiệp của mình.