Những Lỗi Doanh Nghiệp Thường Gặp Khi Thuê Nhóm Nhảy Sự Kiện

Đây là chuyện khá nhiều doanh nghiệp gặp phải, nhất là khi lần đầu tổ chức gala dinner, lễ khai trương hoặc chương trình ra mắt sản phẩm. Nhìn bên ngoài, phần biểu diễn có vẻ là hạng mục dễ làm. Chỉ cần chọn một nhóm nhảy, gửi thời gian, gửi địa điểm, chốt bài nhạc rồi đến ngày diễn là xong. Nhưng khi chạy event thật, mọi thứ lại không đơn giản như vậy.

Thực tế, nhóm nhảy chỉ là một phần trong tổng thể nhân sự sự kiện; nếu MC, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, điều phối và ekip sân khấu không khớp với nhau, tiết mục vẫn rất dễ bị rời rạc khi chạy thật.

Một tiết mục có thể rất đẹp khi đứng riêng, nhưng chưa chắc đã hợp với chương trình. Có những nhóm nhảy biểu diễn rất tốt, đội hình đều, nhạc bắt tai, trang phục ổn, nhưng khi đặt vào một hội nghị khách hàng có nhiều đối tác lớn tuổi thì cảm giác lại hơi lệch. Khách vẫn vỗ tay lịch sự, nhưng không khí không thật sự được kéo lên.

Ngược lại, có những chương trình không cần tiết mục quá phức tạp. Chỉ cần một phần mở màn vừa đủ, âm nhạc đúng cảm xúc, ánh sáng đẹp và thời điểm xuất hiện hợp lý là sân khấu đã có cảm giác chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Vì vậy, lỗi lớn nhất khi thuê nhóm nhảy sự kiện thường không phải ở bản thân nhóm nhảy, mà ở việc doanh nghiệp chưa xác định rõ tiết mục đó cần làm gì cho chương trình.

Một lỗi rất dễ gặp là chọn tiết mục vì thấy nó đang hot. Doanh nghiệp xem một video trên mạng, thấy một nhóm nhảy biểu diễn rất cuốn trong chương trình khác rồi muốn làm giống như vậy. Cách này nghe thì nhanh, nhưng rủi ro khá cao.

Mỗi chương trình có một không khí riêng. Một tiết mục hợp với activation ngoài trời chưa chắc hợp với ballroom khách sạn. Một bài nhảy rất cháy trong chương trình dành cho giới trẻ có thể trở nên hơi quá tay nếu dùng cho hội nghị khách hàng. Ngược lại, một tiết mục nhẹ, đẹp, nhiều cảm xúc có thể rất hợp gala dinner nhưng lại không đủ sức kéo đám đông ở roadshow hoặc activation.

Người làm event lâu năm thường không bắt đầu bằng câu hỏi “tiết mục nào đang hot?”. Họ sẽ nhìn khách tham dự trước. Khách là nhân viên nội bộ, khách hàng, đại lý, nhà phân phối hay đối tác VIP? Chương trình cần vui, cần sang, cần kéo đám đông hay cần tạo cảm xúc? Khi trả lời được những câu này, việc chọn nhóm nhảy, nhóm múa hay vũ đoàn sẽ đúng hơn rất nhiều.

Video demo luôn có sức thuyết phục rất mạnh. Góc quay đẹp, ánh sáng tốt, sân khấu rộng, âm thanh đã được xử lý lại nên tiết mục thường nhìn rất cuốn. Nhưng sân khấu thật của doanh nghiệp có thể khác hoàn toàn.

Có nhiều ballroom lúc chưa setup nhìn khá rộng. Nhưng khi dựng LED, đặt bàn khách, thêm loa monitor, bục sân khấu, khu vực MC và lối đi kỹ thuật thì phần không gian cho dancer di chuyển không còn nhiều. Nếu vẫn dùng đội hình đông như trong video demo, tiết mục sẽ dễ bị bí. Dancer không có đủ khoảng để chuyển đội hình, camera khó lấy góc và khách ngồi dưới nhìn lên sẽ thấy sân khấu hơi rối.

Với các chương trình khai trương hoặc activation, mặt bằng thực tế còn quan trọng hơn nữa. Có cửa hàng mặt tiền không rộng, lối vào nhỏ, khách đứng sát khu vực diễn. Nếu đưa một tiết mục cần nhiều bước di chuyển vào không gian như vậy thì rất dễ vướng, chưa kể còn ảnh hưởng đến khách ra vào.

Vì vậy, video demo chỉ nên dùng để tham khảo phong cách biểu diễn. Trước khi chốt tiết mục, vẫn cần nhìn lại sân khấu, mặt bằng và khoảng cách khán giả thật.

Nhiều doanh nghiệp nghĩ thuê nhóm nhảy càng đông thì chương trình càng hoành tráng. Thực tế không phải lúc nào cũng vậy. Sân khấu đẹp không chỉ đến từ số lượng người, mà đến từ cách đội hình được đặt vào đúng không gian.

Có những chương trình chỉ cần bốn đến sáu dancer nhưng tiết mục vẫn rất đẹp vì đội hình thoáng, chuyển động rõ và ánh sáng bắt được đúng khoảnh khắc. Trong khi đó, có chương trình dùng đội hình lớn nhưng sân khấu nhỏ, nhìn lên chỉ thấy nhiều người di chuyển cùng lúc chứ không còn thấy đường nét của bài diễn.

Với gala dinner hoặc hội nghị khách hàng, đội hình vừa phải thường dễ tạo cảm giác sang hơn. Với activation ngoài trời, countdown hoặc launch sản phẩm lớn, đội hình đông có thể phát huy tốt hơn vì không gian rộng và cần tạo hiệu ứng mạnh. Vấn đề là phải chọn đúng theo thực tế, chứ không nên mặc định đông là đẹp.

Khi duyệt chương trình, doanh nghiệp thường nhìn sân khấu từ góc của người tổ chức. Sân khấu có đẹp không, LED có đủ lớn không, nhóm nhảy có đều không. Nhưng cảm giác của khách ngồi dưới mới là thứ quyết định tiết mục có hiệu quả hay không.

Có những chương trình âm thanh quá lớn khiến khách khó chịu. Có chương trình visual quá sáng làm performer bị chìm vào nền LED. Có tiết mục kéo dài hơn mức cần thiết khiến khách bắt đầu mất tập trung trước khi chương trình chính diễn ra.

Đặc biệt với hội nghị khách hàng, lễ tri ân hoặc gala có nhiều đối tác, tiết mục biểu diễn cần giữ được sự dễ chịu. Không khí nên được kéo lên từ từ, có điểm nhấn nhưng không làm khách bị ngợp. Đây là điều rất khác với activation hoặc chương trình ngoài trời, nơi tiết mục cần mạnh hơn để kéo người xem đứng lại.

Để hạn chế chọn sai concept hoặc đội hình biểu diễn không hợp sân khấu, doanh nghiệp có thể tham khảo thuê nhóm nhảy, vũ đoàn biểu diễn sự kiện trước khi chốt phương án.

Một tiết mục tốt nhưng đặt sai thời điểm vẫn có thể không tạo được hiệu quả. Đây là lỗi khá âm thầm, vì khi nhìn lại video sau chương trình mọi người thường chỉ đánh giá phần biểu diễn, ít khi để ý bối cảnh trước và sau tiết mục.

Có gala dinner khách vừa ngồi xuống, chưa ổn định chỗ, MC đã dẫn thẳng vào opening. Lúc đó khách còn đang chào nhau, chỉnh bàn, tìm chỗ ngồi nên phần biểu diễn rất khó kéo được sự tập trung. Có chương trình khác lại đặt tiết mục sau một phần phát biểu quá dài, khách đã mệt nên dù nhóm nhảy biểu diễn rất sung, không khí cũng khó bật lên ngay.

Với activation, thời điểm biểu diễn còn nhạy hơn. Nếu chọn khung giờ khách thưa hoặc để khoảng chờ quá lâu giữa các hoạt động, nhóm nhảy có biểu diễn tốt cũng khó giữ được đám đông. Một tiết mục muốn có hiệu quả phải nằm đúng nhịp của chương trình, không phải cứ có mặt trong timeline là xong.

Nhiều người nghĩ nhóm nhảy chuyên nghiệp thì không cần rehearsal nhiều. Điều này chỉ đúng một phần. Dancer có thể thuộc bài, nhưng sân khấu thật lại có rất nhiều yếu tố cần khớp.

Âm thanh vào sớm hay trễ vài giây cũng ảnh hưởng. Ánh sáng bắt sai vị trí sẽ làm đội hình bị chìm. MC dẫn dài hơn dự kiến có thể làm mất nhịp mở đầu. LED chạy lệch với bài nhạc thì tiết mục dù chuẩn bị tốt vẫn bị hụt cảm xúc.

Rehearsal không chỉ để dancer tập lại bài. Nó là lúc cả chương trình kiểm tra xem sân khấu thật có đang hoạt động đúng như tưởng tượng hay không. Nhiều lỗi chỉ khi lên sàn diễn mới thấy, như khoảng di chuyển quá hẹp, góc máy bị chắn, âm thanh bị dội hoặc ánh sáng quá gắt.

Với những chương trình có opening quan trọng, rehearsal gần như là phần không nên bỏ qua.

Có những concept từng làm rất thành công ở một chương trình, nhưng điều đó không có nghĩa nó phù hợp với mọi chương trình sau. Đây là lỗi khá dễ gặp khi doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian chuẩn bị.

Một concept flashmob từng kéo crowd rất tốt ở activation có thể trở nên hơi ồn nếu đưa vào hội nghị khách hàng. Một tiết mục múa hiện đại từng rất đẹp trong ballroom có thể không đủ năng lượng nếu đưa ra roadshow ngoài trời. Một opening LED hoành tráng ở sân khấu lớn có thể bị rối nếu dùng cho một không gian nhỏ hơn.

Mỗi event cần một cách xử lý riêng. Có thể giữ lại tinh thần của concept cũ, nhưng nên điều chỉnh lại nhạc, đội hình, thời lượng, trang phục và cách xuất hiện cho phù hợp với chương trình mới. Event làm kỹ là vậy. Không phải cứ có một tiết mục đẹp là dùng lại ở đâu cũng hiệu quả.

Nhiều doanh nghiệp khi liên hệ đơn vị cung cấp nhóm nhảy chỉ nói khá chung: cần một nhóm nhảy cho sự kiện. Với brief như vậy, bên biểu diễn rất khó tư vấn đúng.

Một tiết mục có thể dùng để mở màn gala, kéo khách đứng lại ở activation, tạo không khí khai trương, hỗ trợ ra mắt sản phẩm hoặc làm mềm phần hội nghị khách hàng. Mỗi mục tiêu sẽ cần một kiểu biểu diễn khác nhau.

Nếu mục tiêu là kéo đám đông, tiết mục cần nhiều chuyển động và tương tác hơn. Nếu mục tiêu là tạo cảm giác sang cho gala, tiết mục nên tiết chế hơn. Nếu mục tiêu là ra mắt sản phẩm, phần biểu diễn cần gắn với khoảnh khắc giới thiệu sản phẩm thay vì chỉ biểu diễn riêng lẻ.

Brief càng rõ, tiết mục càng dễ đúng ngay từ đầu. Brief mơ hồ thì rất dễ chọn nhầm style, rồi đến sát ngày diễn mới sửa lại sẽ mất thời gian và khó đạt hiệu quả tốt.

Nếu chương trình chỉ cần một tiết mục đơn giản, sân khấu nhỏ và không có nhiều yêu cầu kỹ thuật, doanh nghiệp có thể thuê nhóm nhảy riêng vẫn ổn. Nhưng với các chương trình có opening quan trọng, có LED, có nhiều cue sân khấu hoặc cần đồng bộ với MC, âm thanh, ánh sáng, việc có một đơn vị tư vấn tổng thể sẽ an toàn hơn.

Lúc này câu chuyện không còn là thuê vài dancer nữa. Nó là cách đưa tiết mục vào chương trình sao cho không bị rời rạc. Nhóm nhảy xuất hiện lúc nào, MC dẫn ra sao, ánh sáng chuyển thế nào, nhạc vào ở đâu, sau tiết mục chuyển sang phần nào. Những chi tiết này nếu không được tính trước, sân khấu rất dễ bị gãy nhịp.

Doanh nghiệp cần tư vấn đội hình biểu diễn cho gala dinner, activation, khai trương hoặc hội nghị khách hàng có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê vũ đoàn để lựa chọn concept và flow sân khấu phù hợp với từng chương trình thực tế.