Nhân Sự Sự Kiện Khai Trương: Vị Trí, Vai Trò, Quy Trình Kèm Giá Tham Khảo

Khác với các ấn phẩm truyền thông tĩnh, nhân sự sự kiện là những đại sứ thương hiệu biết nói, biết cười và biết tư duy xử lý tình huống.

Trong một buổi lễ khai trương, nơi mọi ánh mắt của đối tác, khách hàng và giới truyền thông đều đổ dồn vào doanh nghiệp, nhân sự đóng vai trò kiến tạo nên "dòng chảy cảm xúc" cho người tham dự.

Một đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản không chỉ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng timeline mà còn là tấm khiên vững chắc bảo vệ uy tín doanh nghiệp trước những rủi ro không báo trước.

Bạn có bao giờ tự hỏi, ai sẽ là người xử lý khi khách VIP đến sớm hơn dự kiến, hay khi hệ thống âm thanh gặp trục trặc bất ngờ? Đó chính là lúc giá trị của đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp - những người được INTOUR tôi luyện qua hàng trăm sự kiện thực chiến - phát huy tác dụng tối đa, biến nguy thành an và giữ vững hình ảnh đẳng cấp cho thương hiệu.

Cụ thể, nhân sự lễ khai trương đóng vai trò quan trọng ở nhiều khía cạnh:

1. Tạo ấn tượng đầu tiên: MC, lễ tân hay đội ngũ PB, PG đón tiếp khách mời chính là bộ mặt đầu tiên khách hàng nhìn thấy. Tác phong chuyên nghiệp, đồng phục chỉnh chu, thái độ niềm nở sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm ngay từ phút đầu.
2. Giao tiếp và tương tác với khách hàng: Nhân sự là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách mời. Từ việc hướng dẫn chỗ ngồi, giải đáp thắc mắc, đến điều phối hoạt động, họ chính là những người giữ cho khách hàng luôn cảm thấy được tôn trọng và thoải mái.
3. Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng lịch trình: Đội ngũ điều phối (Event Manager), nhân sự kỹ thuật (âm thanh – ánh sáng, màn hình LED…), hậu cần sự kiện… giúp chương trình vận hành nhịp nhàng, tránh tình trạng gián đoạn hoặc lộn xộn.
4. Xử lý các tình huống phát sinh: Một sự cố bất ngờ như trục trặc kỹ thuật, thay đổi khách mời hay vấn đề về an ninh có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nhân sự giàu kinh nghiệm sẽ biết cách xử lý linh hoạt, bảo toàn hình ảnh và uy tín cho doanh nghiệp.

Hiểu rõ vị trí, vai trò của nhân sự sự kiện khai trương, từ đó, phân chia "đúng người – đúng việc" là yếu tố đảm bảo buổi lễ không chỉ diễn ra trơn tru mà còn tạo nên dấu ấn thương hiệu lâu dài. Mỗi vị trí đều có chức năng riêng biệt, trong đó MC (Master of Ceremony) được xem là "linh hồn" dẫn dắt toàn bộ chương trình.

MC sự kiện là gương mặt đại diện xuyên suốt, kết nối các phần của kịch bản, giữ nhịp điệu cho chương trình và trực tiếp tạo bầu không khí cho lễ khai trương. Đây là nhân sự mà doanh nghiệp tuyệt đối không nên xem nhẹ.

Vai trò & trách nhiệm chính:

• Dẫn dắt toàn bộ chương trình theo kịch bản, bảo đảm tiến trình sự kiện mạch lạc, đúng thời lượng.
• Khuấy động không khí, tạo sự hào hứng, thu hút sự chú ý của khách mời và khán giả.
• Kết nối các tiết mục, phần phát biểu, nghi thức và hoạt động bên lề, tránh khoảng trống gây loãng chương trình.
• Truyền tải thông điệp, giá trị thương hiệu và sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp đến khách tham dự một cách tự nhiên.

Tiêu chí lựa chọn MC cho lễ khai trương:

• Giọng nói: Rõ ràng, truyền cảm, dễ nghe và phù hợp với tính chất trang trọng nhưng vẫn gần gũi.
• Ngoại hình & phong thái: Gọn gàng, sáng sân khấu, tạo thiện cảm ngay khi xuất hiện.
• Khả năng ứng biến: Linh hoạt xử lý tình huống bất ngờ (trễ khách VIP, sự cố kỹ thuật, chương trình thay đổi…).
• Kiến thức về thương hiệu/sản phẩm: Hiểu rõ doanh nghiệp để truyền tải đúng thông điệp và giá trị đến khách hàng.

Kinh nghiệm thuê MC chuyên nghiệp cho lễ khai trương:

• Luôn làm việc với MC có kinh nghiệm trong sự kiện doanh nghiệp, không chỉ quen thuộc với gameshow hoặc đám cưới.
• Thống nhất trước kịch bản chi tiết và rehearsal (chạy thử) cùng MC để tránh "lệch sóng" trong ngày diễn ra.
• Lựa chọn MC song ngữ (Việt – Anh/Trung/Hàn…) nếu sự kiện có khách quốc tế, để tăng tính chuyên nghiệp và hội nhập.
• Đầu tư ngân sách hợp lý: MC chuyên nghiệp có thể chiếm 10 – 15% tổng chi phí nhân sự sự kiện, nhưng đây là khoản đáng đầu tư vì họ chính là gương mặt đại diện trực tiếp cho thương hiệu trước công chúng.

Nếu MC là "linh hồn" của sự kiện thì PG & PB chính là gương mặt đại diện trực tiếp của thương hiệu trong mắt khách mời. Họ là những người tiếp xúc đầu tiên, đồng hành trong suốt quá trình và để lại ấn tượng sau cùng.

Chính vì thế, việc lựa chọn đội ngũ PG – PB sự kiện phù hợp sẽ góp phần không nhỏ vào sự thành công của lễ khai trương.

Vai trò của PG/PB trong lễ khai trương:

• Đón khách & hướng dẫn: Tiếp nhận, chào hỏi khách mời với thái độ niềm nở, lịch sự và hỗ trợ di chuyển đến khu vực check-in, chỗ ngồi hay các gian trưng bày.
• Phát tài liệu/quà tặng: Hỗ trợ truyền thông điệp của doanh nghiệp qua brochure, catalogue, voucher hoặc quà lưu niệm.
• Hỗ trợ khu vực trưng bày: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, cung cấp thông tin cơ bản, giúp khách hàng trải nghiệm thuận tiện và thoải mái.
• Tạo bầu không khí thân thiện: Nụ cười và sự chuyên nghiệp của PG/PB góp phần xây dựng thiện cảm, giúp thương hiệu ghi điểm trong mắt khách tham dự.

Tiêu chí lựa chọn PG/PB:

• Ngoại hình & chiều cao: Chỉn chu, cân đối, đồng phục thống nhất, chiều cao tiêu chuẩn thường từ 1m65 (nữ) và 1m75 (nam) trở lên để tạo sự đồng đều trên sân khấu hoặc khu vực đón khách.
• Kỹ năng giao tiếp: Tự tin, biết cách chào hỏi, giới thiệu ngắn gọn và ứng xử lịch thiệp với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.
• Thái độ & phong cách làm việc: Tận tâm, chủ động hỗ trợ, giữ thái độ tích cực ngay cả khi sự kiện bận rộn hoặc có tình huống phát sinh.
• Khả năng ngoại ngữ (nếu cần): Với sự kiện có yếu tố quốc tế, PG/PB song ngữ sẽ giúp nâng cao tính chuyên nghiệp.

Các vị trí PG / PB trong sự kiện khai trương:

• PG/PB Lễ tân: Chuyên trách khâu đón tiếp, check-in và hướng dẫn chỗ ngồi.
• PG/PB Hoạt náo: Tạo không khí sôi động, khuyến khích khách tham gia mini game, bốc thăm trúng thưởng hoặc hoạt động giao lưu.
• PG/PB Giới thiệu sản phẩm: Đứng tại gian trưng bày, thuyết minh về sản phẩm/dịch vụ, giải đáp những thắc mắc cơ bản và hỗ trợ khách hàng trải nghiệm.

Lễ tân chính là vị trí nhân sự đảm nhiệm khâu chào đón và hỗ trợ khách mời khi họ đến với buổi lễ. Họ là những người đầu tiên tiếp xúc, cũng là những người cuối cùng tiễn khách, vì vậy tác phong và thái độ của lễ tân góp phần quan trọng trong việc định hình hình ảnh thương hiệu.

Vai trò của lễ tân trong lễ khai trương:

• Đón tiếp & chào hỏi khách mời: Gây thiện cảm ngay từ giây phút đầu tiên bằng sự niềm nở, thái độ chuyên nghiệp và phong thái tự tin.
• Hướng dẫn: Chỉ dẫn khách mời đến khu vực check-in, quầy lễ tân, khu vực chỗ ngồi hoặc gian hàng trải nghiệm.
• Đăng ký khách mời: Quản lý danh sách khách mời, thực hiện thủ tục điểm danh, check-in bằng mã QR hoặc ghi nhận thông tin theo form đăng ký.
• Phát thiệp/vòng tay: Cung cấp thiệp mời, vòng tay tham dự hoặc bảng tên để thuận tiện cho việc phân loại khách và kiểm soát an ninh.

Tiêu chí lựa chọn lễ tân chuyên nghiệp:

• Nhanh nhẹn & linh hoạt: Xử lý nhanh các tình huống như khách mời đến cùng lúc, thất lạc thiệp mời, hoặc thay đổi chỗ ngồi.
• Thân thiện & giao tiếp khéo léo: Tạo không khí gần gũi, dễ chịu, giúp khách cảm thấy được trân trọng và đón tiếp chu đáo.
• Khả năng tổ chức & phối hợp: Làm việc nhóm tốt với MC, PG/PB và ban tổ chức để giữ luồng khách ra vào trật tự, tránh ùn tắc hoặc nhầm lẫn.
• Ngoại hình chỉn chu: Trang phục thống nhất, phù hợp phong cách sự kiện, đồng thời toát lên sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Một lễ khai trương thành công không chỉ dừng lại ở phần nghi thức cúng kiếng trang trọng mà còn cần có yếu tố giải trí để giữ chân khách mời và tạo nên dấu ấn cảm xúc không thể quên cho họ mỗi khi nhắc đến thương hiệu của bạn. Chính vì vậy, tiết mục của các nhóm múa - nhóm nhảy sự kiện, hay ca sĩ biểu diễn và ban nhạc sự kiện trở thành "gia vị đặc biệt", góp phần khuấy động không khí và nâng tầm buổi lễ.

Tiêu chí lựa chọn nhóm múa - nhóm nhảy, ca sĩ, ban nhạc cho lễ khai trương:

• Chất lượng biểu diễn: Đảm bảo nghệ sĩ/nhóm biểu diễn có kỹ năng chuyên nghiệp, phong cách cuốn hút, khả năng làm chủ sân khấu.
• Phù hợp với chủ đề sự kiện: Ví dụ: khai trương ngân hàng/chuỗi siêu thị có thể chọn nhạc sôi động, trong khi khai trương spa cao cấp phù hợp với ban nhạc acoustic nhẹ nhàng.
• Phù hợp ngân sách: Xác định rõ mức đầu tư để lựa chọn ca sĩ hạng A/B, nhóm múa bán chuyên hay ban nhạc acoustic/rock. Lời khuyên: nên cân đối giữa chất lượng nghệ sĩ và quy mô sự kiện để tối ưu hiệu quả.
• Tính tương tác: Một số nhóm nghệ sĩ có khả năng giao lưu trực tiếp cùng khách mời (mời hát, mời nhảy, mini game âm nhạc), từ đó tăng mức độ gắn kết và không khí hào hứng.

Trong tâm thức văn hóa kinh doanh Á Đông, tiếng trống hội hào hùng vang lên cùng những vũ điệu uyển chuyển của tiết mục múa lân khai trương không chỉ là hoạt động biểu diễn nghệ thuật mãn nhãn, mà còn là nghi thức tâm linh quan trọng bậc nhất để "đánh thức" vùng đất và mời gọi tài lộc.

Đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong ngày lễ khai trương (Grand Opening), hình tượng Lân mang đến sự thịnh vượng, Sư biểu trưng cho sự bảo vệ, Rồng đại diện cho quyền lực tối thượng, kết hợp cùng tiếng trống sấm rền vang giúp xua tan tà khí, kích hoạt dòng chảy "Dương khí" mạnh mẽ, báo hiệu một khởi đầu "đầu xuôi đuôi lọt" và kinh doanh hồng phát.

Vai trò của đội lân sư rồng và dàn trống hội trong lễ khai trương:

• Kích hoạt năng lượng & Cân bằng phong thủy: Tiếng trống và vũ điệu mạnh mẽ có tác dụng "trấn trạch", xua đuổi những năng lượng tiêu cực (âm khí) còn tồn đọng, thanh tẩy không gian để đón nhận luồng sinh khí mới tốt lành cho gia chủ.
• "Hái Lộc" (Cai Qing): Hình ảnh Lân leo cột hoặc ăn bắp cải (tượng trưng cho "phát tài") là nghi thức quan trọng, thể hiện ý chí vượt qua mọi chông gai thử thách của doanh nghiệp để đạt được thành công viên mãn về tài chính.
• Thu hút sự chú ý: Âm thanh náo nhiệt và hình ảnh rực rỡ là yếu tố thu hút thị hiếu của "người qua đường" hiệu quả nhất, mở rộng quy mô khách hàng tiềm năng trong khu vực.
• Khẳng định vị thế thương hiệu: Một màn trình diễn Tứ Lân Tài Lộc hay Rồng cuộn hoành tráng kết hợp với dàn trống hội quy mô lớn sẽ ngầm khẳng định tiềm lực tài chính và quy mô đẳng cấp của doanh nghiệp trước đối tác và khách mời.

Tiêu chí lựa chọn đội ngũ biểu diễn lân sư rồng & trống hội cho lễ khai trương:

• Tiêu chuẩn về trang phục:Lân và Rồng phải mới, sạch sẽ, không bạc màu hay sờn rách, đặc biệt màu sắc (đỏ, vàng, bạch kim, xanh...) phải được tư vấn kỹ lưỡng để hợp mệnh với chủ doanh nghiệp và tương sinh với bộ nhận diện thương hiệu.
• Kỹ thuật biểu diễn "chắc", điêu luyện:Nhân sự phải được đào tạo bài bản để thực hiện thuần thục các kỹ thuật khó như "Mai Hoa Thung" (nhảy trên cột cao) hay "Lân Địa Bửu", đảm bảo tuyệt đối an toàn, tránh các sự cố rơi ngã vốn được xem là "đại kỵ" trong ngày khai trương.
• Thái độ và kỷ luật:Các thành viên trong đoàn phải có tác phong chuyên nghiệp, giữ trật tự, không hút thuốc hay có hành vi thiếu văn hóa tại khu vực sự kiện chờ, đảm bảo sự trang nghiêm cho buổi lễ.
• "Cặp bài trùng" khớp kịch bản:Nhịp trống và bài múa phải được phối hợp ăn ý với MC và các nghi thức cắt băng/kéo băng, tạo nên sự cộng hưởng cảm xúc cao trào đúng thời điểm quan trọng nhất.

INTOUR hiểu rằng mỗi nhịp trống cất lên hay hình ảnh lân sư rồng đang hí cầu – tranh châu đều ảnh hưởng trực tiếp đến vận mệnh kinh doanh của khách hàng.

Để giải quyết "nỗi lo" cho khách hàng, chúng tôi cung cấp đến doanh nghiệp 2 gói dịch vụ sự kiện lễ khai trương bao gồm:

• Dịch vụ thuê đội lân sư rồng trọn gói - cam kết cung cấp những đoàn lân chuyên nghiệp nhất với bài múa được thiết kế riêng ("đo ni đóng giày") theo tuổi gia chủ.
• Dịch vụ múa trống hội sự kiện trọn gói - mang đến những dàn trống trận được dàn dựng công phu, âm vang mạnh mẽ như chính danh tiếng của thương hiệu sẽ vươn xa trên thương trường.

Song song đó, bạn cũng sẽ hiểu rõ hơn vai trò và mục đích của tiết mục lân sư rồng cho lễ khai trương cũng như tiết mục trống hội cho lễ khai trương có ý nghĩa gì? Từ đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc và lựa chọn cho mình tiết mục mở màn phù hợp nhất!

Dù kịch bản được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu nhưng nếu âm thanh bị rè, ánh sáng sai tông màu, màn hình LED giật lag hay sân khấu không an toàn, toàn bộ chương trình sẽ "mất điểm" ngay lập tức. Vì vậy, đội ngũ kỹ thuật âm thanh - ánh sáng - sân khấu sự kiện chính là "hậu phương vững chắc", bảo đảm sự kiện diễn ra mượt mà và tạo ra những hiệu ứng thị giác ấn tượng.

Vai trò của đội ngũ kỹ thuật:

• Âm thanh: Đảm bảo loa, micro, nhạc nền hoạt động ổn định, MC, ca sĩ và khách mời phát biểu rõ ràng, không bị rè hoặc hú.
• Ánh sáng: Điều chỉnh ánh sáng phù hợp với từng phần của chương trình (nghi lễ trang trọng – ánh sáng ấm, tiết mục văn nghệ – ánh sáng động, đổi màu).
• Sân khấu: Thi công an toàn, chắc chắn, bố trí hợp lý để tạo điểm nhấn trung tâm và thuận lợi cho các tiết mục biểu diễn.
• Màn hình LED: Trình chiếu video, hình ảnh, hiệu ứng động, hỗ trợ truyền tải thông điệp và làm nền cho các hoạt động trên sân khấu.
• Xử lý sự cố: Kịp thời khắc phục các tình huống như micro mất tín hiệu, màn hình LED đứng hình, ánh sáng chói mắt… để chương trình không bị gián đoạn.

Tiêu chí lựa chọn đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp:

• Kinh nghiệm: Ưu tiên đơn vị đã từng triển khai các lễ khai trương, sự kiện doanh nghiệp quy mô lớn để đảm bảo tính chuyên môn.
• Khả năng xử lý sự cố: Đội ngũ kỹ thuật phải có kịch bản backup (thiết bị dự phòng, line âm thanh kép, file chạy song song) để xử lý nhanh chóng các rủi ro.
• Trang thiết bị hiện đại: Hệ thống loa chất lượng cao, màn hình LED độ phân giải lớn, ánh sáng thông minh (moving head, par led), sân khấu tiêu chuẩn an toàn.
• Khả năng phối hợp: Làm việc ăn ý với MC, nhóm biểu diễn và ban tổ chức để đồng bộ âm thanh – ánh sáng – hình ảnh theo đúng timeline.

Nếu như sân khấu, âm thanh, ánh sáng là "bề nổi" thu hút ánh nhìn, thì đội ngũ hậu cần và phục vụ sự kiện chính là "hậu phương thầm lặng" đảm bảo mọi chi tiết của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Họ là những người âm thầm đóng góp từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc, mang lại sự chỉnh chu và chuyên nghiệp cho toàn bộ chương trình.

Vai trò của nhân viên hậu cần & phục vụ:

• Hỗ trợ setup: Bài trí bàn ghế, trang trí khu vực đón tiếp, sắp xếp quà tặng và kiểm tra dụng cụ phục vụ.
• Phục vụ tiệc trà/tea-break: Đảm bảo đồ ăn, thức uống luôn đầy đủ, gọn gàng và sẵn sàng phục vụ khách mời một cách chu đáo.
• Dọn dẹp và duy trì vệ sinh: Giữ cho không gian sự kiện luôn sạch sẽ, thoải mái và gọn gàng trong suốt chương trình.
• Hỗ trợ điều phối nhỏ: Nhắc chỗ ngồi, hướng dẫn khách di chuyển, hỗ trợ MC và ban tổ chức khi cần thiết.

Tiêu chí lựa chọn nhân viên hậu cần & phục vụ:

• Tính tỉ mỉ và cẩn thận: Đảm bảo từng chi tiết nhỏ được sắp đặt chính xác, không gây thiếu sót ảnh hưởng đến tổng thể.
• Tinh thần làm việc nhóm: Hậu cần là một công việc đòi hỏi sự phối hợp ăn ý, đồng bộ giữa nhiều người để mọi việc trôi chảy.
• Thái độ chuyên nghiệp: Luôn vui vẻ, lịch sự và sẵn sàng hỗ trợ khách mời trong mọi tình huống.
• Sức khỏe và sự linh hoạt: Đáp ứng tốt các công việc đòi hỏi di chuyển liên tục, nhanh nhẹn và xử lý tình huống phát sinh kịp thời.

Một lễ khai trương không chỉ là sự kiện trong ngày, mà còn là tài sản truyền thông lâu dài cho doanh nghiệp. Và để biến những khoảnh khắc ấn tượng thành tư liệu quảng bá, đội ngũ nhiếp ảnh và quay phim chuyên nghiệp là yếu tố không thể thiếu. Họ không chỉ "bấm máy" mà còn kể câu chuyện thương hiệu bằng hình ảnh và video, giúp sự kiện lan tỏa mạnh mẽ sau khi kết thúc.

Vai trò của nhiếp ảnh & quay phim:

• Ghi lại khoảnh khắc quan trọng: Từ nghi thức cắt băng khai trương, phát biểu của lãnh đạo, đến những màn trình diễn đặc sắc và cảm xúc của khách mời.
• Tạo dựng tư liệu truyền thông: Ảnh và video chất lượng cao dùng để đăng tải trên website, mạng xã hội, báo chí, brochure hoặc video case study.
• Lan tỏa hình ảnh thương hiệu: Một video highlight chuyên nghiệp hay album ảnh sự kiện chỉn chu có thể tăng độ nhận diện và uy tín thương hiệu trên nhiều kênh truyền thông.
• Lưu giữ kỷ niệm: Không chỉ phục vụ truyền thông, hình ảnh sự kiện còn là kỷ niệm ý nghĩa để doanh nghiệp nhìn lại những cột mốc quan trọng.

Tiêu chí lựa chọn đội ngũ nhiếp ảnh & quay phim:

• Phong cách chụp/quay: Lựa chọn ekip có phong cách phù hợp với định vị thương hiệu (sang trọng, hiện đại, trẻ trung hay năng động).
• Kinh nghiệm sự kiện: Ưu tiên những đơn vị từng tác nghiệp tại lễ khai trương, hội nghị, gala… để đảm bảo bắt trọn khoảnh khắc nhanh nhạy và chuyên nghiệp.
• Thiết bị hiện đại: Máy ảnh full-frame, ống kính đa tiêu cự, gimbal chống rung, flycam, máy quay 4K/8K giúp tạo ra hình ảnh và video sắc nét, ấn tượng.
• Kỹ năng xử lý hậu kỳ: Đảm bảo sản phẩm cuối cùng (ảnh, clip highlight, TVC khai trương) chỉnh chu, sáng tạo và có tính thẩm mỹ cao.

Một sự kiện khai trương dù hoành tráng đến đâu cũng khó thành công trọn vẹn nếu thiếu đi đội ngũ bảo vệ và an ninh. Đây chính là lực lượng giữ vai trò "lá chắn thầm lặng", đảm bảo cho toàn bộ chương trình diễn ra trong không khí an toàn, trật tự và chuyên nghiệp.

Vai trò của bảo vệ/an ninh:

• Đảm bảo an toàn chung: Giữ trật tự, giám sát không gian sự kiện và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
• Kiểm soát đám đông: Hỗ trợ điều tiết khách ra vào, tránh chen lấn, xô đẩy trong các khâu quan trọng như check-in, cắt băng khánh thành.
• Đón tiếp & phân luồng phương tiện: Hướng dẫn chỗ đậu xe, điều phối giao thông khu vực tổ chức sự kiện.
• Xử lý sự cố phát sinh trong khu vực diễn ra sự kiện: Ứng phó nhanh chóng với các tình huống bất ngờ liên quan đến an ninh, sức khỏe hoặc khẩn cấp.

Tiêu chí lựa chọn đội ngũ bảo vệ/an ninh:

• Kinh nghiệm thực tế: Ưu tiên nhân sự từng tham gia các sự kiện lớn, biết cách xử lý tình huống linh hoạt.
• Nghiệp vụ chuyên môn: Có kỹ năng quan sát, phản ứng nhanh và kiến thức về sơ cấp cứu cơ bản.
• Tác phong chuyên nghiệp: Ngoại hình gọn gàng, thái độ nghiêm túc, cư xử đúng mực với khách mời.
• Sức khỏe & sự dẻo dai: Đáp ứng tốt yêu cầu công việc kéo dài trong nhiều giờ liên tục.

Có quá nhiều vị trí trong một buổi lễ khai trương cần có. Mỗi vị trí đều đóng góp một giá trị lớn góp phần vào sự thành công, hoàn thiện của "ngày mở màn". Nhưng tất cả vị trí đều cần thiết? Và những tiêu chí nào nên được cân nhắc khi lựa chọn nhân sự cho lễ khai trương?

Bên cạnh các yếu tố cơ bản như ngoại hình hay kinh nghiệm thực tiễn sự kiện, nhân sự sự kiện khai trương cần được quyết định bởi nhiều yếu tố khác: sự chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp - ứng xử, sự linh hoạt, khả năng team work... Với nhiều yếu tố bổ sung, thì người nhân sự sử dụng cho buổi lễ khai trương càng tôn vinh sự trang trọng, chuyên nghiệp của buổi lễ mở màn cho doanh nghiệp.

Trong bối cảnh lễ khai trương thường được xem là "cột mốc ra mắt" thương hiệu, sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự đóng vai trò then chốt để tạo dựng niềm tin và hình ảnh tích cực trong mắt khách mời.

Một sự kiện có kịch bản hay, ý tưởng độc đáo nhưng nhân sự thiếu chuyên nghiệp sẽ rất dễ gây mất điểm, thậm chí làm giảm giá trị thương hiệu.

Thái độ làm việc nghiêm túc, đúng giờ:

• Đúng giờ không chỉ là quy tắc cơ bản mà còn thể hiện sự tôn trọng khách hàng và đối tác.
• Tinh thần trách nhiệm cao giúp nhân sự sẵn sàng hỗ trợ khi cần, không để xảy ra tình trạng "bỏ sót" nhiệm vụ.

Trang phục phù hợp, gọn gàng:

• Đồng phục chỉnh chu, thống nhất màu sắc, hoặc ít nhất tuân thủ dress code sự kiện sẽ nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp.
• Ngoại hình gọn gàng, phong thái tự tin giúp khách mời cảm thấy yên tâm và được tôn trọng.

Khả năng xử lý tình huống linh hoạt:

• Trong lễ khai trương, các sự cố ngoài dự kiến (trễ giờ khách VIP, trục trặc kỹ thuật, thay đổi kịch bản) là điều khó tránh.
• Nhân sự chuyên nghiệp biết cách giữ bình tĩnh, đưa ra giải pháp nhanh chóng và khéo léo xử lý để sự kiện không bị gián đoạn.

Một lễ khai trương thành công không chỉ đến từ ý tưởng sáng tạo mà còn phụ thuộc vào cách nhân sự trực tiếp tương tác với khách tham dự. Kỹ năng giao tiếp và ứng xử chính là chìa khóa để xây dựng thiện cảm, tạo nên trải nghiệm tích cực và giữ chân khách hàng tiềm năng.

Tự tin, thân thiện, khéo léo:

• Tác phong tự tin, lời nói rõ ràng, thái độ niềm nở sẽ giúp khách mời cảm nhận sự chuyên nghiệp của sự kiện.
• Khéo léo trong cách xử lý câu hỏi hoặc tình huống bất ngờ giúp tránh làm khách hàng khó chịu.

Khả năng tương tác với khách mời đa dạng:

• Mỗi khách mời có độ tuổi, tính cách và vị trí xã hội khác nhau, nhân sự cần biết cách điều chỉnh cách xưng hô, ngôn ngữ cơ thể để phù hợp.
• Sự tinh tế trong giao tiếp tạo cảm giác được tôn trọng và tăng sự gắn kết với thương hiệu.

Ngoại ngữ (nếu có khách quốc tế):

• Đối với các sự kiện có yếu tố quốc tế, kỹ năng ngoại ngữ cơ bản (Anh, Trung, Nhật…) là một lợi thế lớn.
• Nhân sự có thể hỗ trợ khách quốc tế từ khâu chào đón, hướng dẫn đến giải thích thông tin sản phẩm/dịch vụ.

Trong những vị trí "mặt tiền" như MC, PG, PB và lễ tân, ngoại hình chính là yếu tố dễ dàng tác động đến cảm nhận ban đầu của khách mời. Một diện mạo chỉnh chu, phù hợp và hài hòa sẽ giúp thương hiệu gây dựng hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ phút đầu.

Phù hợp với hình ảnh thương hiệu: Ngoại hình của nhân sự cần đồng nhất với phong cách và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Ví dụ: thương hiệu cao cấp nên chọn nhân sự thanh lịch, sang trọng, thương hiệu trẻ trung nên ưu tiên nhân sự năng động, thân thiện.

Ưu tiên sự đồng đều (nếu thuê số lượng lớn):

• Khi thuê đội ngũ PG/PB hoặc lễ tân đông, việc đồng đều về chiều cao, phong thái và trang phục sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp, tránh cảm giác "chắp vá".
• Sự đồng nhất này cũng giúp hình ảnh sự kiện đẹp hơn trong ảnh, video truyền thông.

Ngoài giao tiếp tốt, kinh nghiệm thực tiễn là tiêu chí không thể bỏ qua khi lựa chọn nhân sự cho lễ khai trương. Một đội ngũ dày dạn kinh nghiệm sẽ giúp sự kiện giảm thiểu rủi ro và tăng tính chuyên nghiệp.

Ưu tiên nhân sự đã từng làm các sự kiện tương tự:

• Người đã có trải nghiệm với lễ khai trương, hội nghị hay sự kiện doanh nghiệp sẽ hiểu rõ đặc thù công việc.
• Họ thường nắm bắt nhanh vai trò, hạn chế sai sót và xử lý tình huống linh hoạt hơn.

Có kiến thức về quy trình tổ chức sự kiện:

• Nhân sự hiểu quy trình từ khâu chuẩn bị, đón tiếp, dẫn dắt, đến kết thúc sự kiện sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn.
• Điều này giúp giảm tải áp lực cho ban tổ chức và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng timeline.

Không chỉ ngoại hình phù hợp, tính linh hoạt và khả năng phối hợp "trơn tru" cũng là thước đo để lựa chọn nhân sự phù hợp. Một lễ khai trương thành công luôn đòi hỏi sự đồng bộ, nhịp nhàng từ nhiều vị trí khác nhau.

Tính linh hoạt:

• Khả năng thích ứng nhanh với các thay đổi trong kịch bản hoặc tình huống phát sinh.
• Nhân sự biết linh hoạt hỗ trợ ngoài phạm vi công việc chính khi cần (ví dụ: lễ tân hỗ trợ đón khách VIP, MC điều chỉnh giọng điệu để phù hợp khán giả).

Khả năng làm việc nhóm:

• Sự kiện khai trương là một "guồng máy" lớn, nơi từng cá nhân là một mắt xích. Nhân sự biết phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau sẽ giúp quá trình vận hành trơn tru.
• Đặc biệt trong các khâu nhạy cảm như đón khách, điều phối sân khấu, phục vụ tiệc, teamwork chính là yếu tố đảm bảo không có khoảng trống hay sai sót.

Bước 1: Lập Kế Hoạch Nhân Sự Chi Tiết – Nền Móng Cho Sự Kiện Trọn Vẹn

Bất kỳ sự kiện khai trương nào cũng chỉ có thể vận hành trơn tru khi có kế hoạch nhân sự rõ ràng, chi tiết ngay từ đầu. Đây là bước nền móng giúp doanh nghiệp tránh thiếu sót, tối ưu chi phí và kiểm soát tốt chất lượng nhân sự trong ngày diễn ra sự kiện.

Xác định số lượng và loại hình nhân sự cần thiết:

• Tùy vào quy mô sự kiện (nhỏ gọn trong showroom hay hoành tráng tại trung tâm thương mại), số lượng nhân sự sẽ khác nhau.
• Các vị trí quan trọng cần có trong hầu hết lễ khai trương: MC, PG/PB, lễ tân, nhóm biểu diễn, kỹ thuật viên, nhiếp ảnh/quay phim, nhân viên hậu cần, bảo vệ…

Mô tả công việc và yêu cầu cụ thể cho từng vị trí:

Việc liệt kê chi tiết nhiệm vụ cho từng vị trí giúp tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót khi vận hành sự kiện, giúp buổi lễ diễn ra suôn sẻ nhất.

Ví dụ:

• MC: dẫn dắt chương trình sự kiện lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
• PG/PB: đón khách + phát quà lưu niệm, hỗ trợ nghi thức cắt băng khánh thành.
• Kỹ thuật viên: kiểm tra và vận hành đồng bộ hệ thống âm thanh – ánh sáng, màn hình LED...

Phân công vai trò, khu vực làm việc:

• Nhân sự cần được phân bổ hợp lý theo khu vực: lễ tân ở cổng, PG/PB tại khu vực check-in hoặc booth sản phẩm, kỹ thuật tại hậu trường, bảo vệ tại các cổng ra vào.
• Rõ ràng trong phân công giúp từng cá nhân biết trách nhiệm của mình, dễ phối hợp và hạn chế tình huống "đùn đẩy".

Bước 2: Tìm Kiếm & Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Dịch Vụ/ Nhân Sự Sự Kiện – Chọn Đúng Đối Tác, Giảm Thiểu Rủi Ro

Sau khi đã xác định nhu cầu và lập kế hoạch, bước tiếp theo là tìm kiếm và lựa chọn nhân sự phù hợp. Đây là giai đoạn quan trọng vì chất lượng nhà cung cấp hay cá nhân nhân sự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và hình ảnh sự kiện.

Qua agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

• Có đội ngũ nhân sự đa dạng, chuyên môn cao, quy trình bài bản, và sẵn sàng hỗ trợ toàn diện.
• Phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian quản lý và đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru.

Qua các nền tảng tuyển dụng, cộng đồng freelance:

• Thích hợp với các sự kiện quy mô nhỏ hoặc khi doanh nghiệp muốn tự quản lý trực tiếp.
• Tuy nhiên, cần kiểm tra kỹ hồ sơ, kinh nghiệm và portfolio để đảm bảo chất lượng.

Lưu ý khi đánh giá và phỏng vấn:

• Đặt câu hỏi xoay quanh kinh nghiệm thực tiễn, kỹ năng xử lý tình huống và khả năng thích ứng với các loại sự kiện khác nhau.
• Yêu cầu thử việc (ví dụ: MC dẫn demo, PG/PB test giao tiếp) để kiểm chứng năng lực.
• Kiểm tra thái độ làm việc, tác phong đúng giờ, và sự chuyên nghiệp trong cách trao đổi.

Bước 3: Ký Kết Hợp Đồng Dịch Vụ Nhân Sự – Đảm Bảo Quyền Lợi & Tính Minh Bạch

Để tránh những tranh chấp hoặc rủi ro phát sinh, việc ký kết hợp đồng dịch vụ nhân sự là bắt buộc, kể cả khi thuê từ agency hay cá nhân.

Các điều khoản quan trọng cần có:

• Thời gian & địa điểm: Xác định rõ ngày, giờ, địa điểm sự kiện và khung giờ nhân sự phải có mặt.
• Chi phí & phương thức thanh toán: Minh bạch chi tiết từng hạng mục nhân sự, thời hạn thanh toán, phụ phí (nếu có).
• Trách nhiệm & quyền lợi: Nêu rõ công việc từng vị trí, trách nhiệm khi xảy ra sai sót, quyền lợi được hưởng.
• Điều khoản bồi thường: Ràng buộc nghĩa vụ bồi thường khi nhân sự không hoàn thành nhiệm vụ hoặc gây thiệt hại cho sự kiện.

Đảm bảo tính pháp lý, minh bạch:

• Hợp đồng cần có chữ ký và con dấu pháp nhân (nếu là agency), hoặc xác nhận pháp lý cá nhân (nếu là freelance).
• Lưu giữ hợp đồng và biên lai thanh toán để làm căn cứ trong trường hợp có tranh chấp.

Bước 4: Đào Tạo & Phổ Biến Thông Tin Cửa Hàng/ Công Ty – Trang Bị Kiến Thức - Văn Hoá Doanh Nghiệp Trước Giờ G

Ngay cả khi đã chọn được nhân sự phù hợp, nếu thiếu đào tạo và briefing thì nguy cơ xảy ra sai sót trong sự kiện vẫn rất cao. Đây là bước giúp toàn bộ đội ngũ hiểu rõ vai trò, kịch bản và phong cách làm việc thống nhất.

Briefing về kịch bản & sản phẩm/dịch vụ của khách hàng:

• Giới thiệu tổng quan kịch bản chương trình, timeline chi tiết, và các điểm nhấn quan trọng.
• Cung cấp kiến thức cơ bản về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ để nhân sự có thể giao tiếp tự tin với khách mời.

Quy định nội bộ & ứng xử:

• Đưa ra các quy tắc về tác phong, dress code, cách giao tiếp với khách VIP, khách quốc tế hoặc báo chí.
• Nhắc nhở những điều "tối kỵ" (ví dụ: sử dụng điện thoại khi làm việc, trò chuyện riêng gây mất chuyên nghiệp).

Tập dượt trước sự kiện:

• Tiến hành rehearsal (tập dượt tổng thể) để các bộ phận phối hợp nhịp nhàng.
• MC thử dẫn, nhóm biểu diễn chạy thử, kỹ thuật test âm thanh – ánh sáng, lễ tân giả lập check-in để phát hiện lỗi và điều chỉnh kịp thời.

Bước 5: Giám Sát & Đánh Giá Trong Lễ Khai Trương - Đảm Bảo Hiệu Quả

Để quản lý hiệu quả, không thể bỏ qua bước giám sát trong sự kiện, đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch tổ chức khai trương.

Người quản lý nhân sự trực tiếp:

• Bố trí một hoặc nhiều supervisor (trưởng nhóm) để giám sát từng nhóm nhân sự: lễ tân, PG/PB, kỹ thuật, hậu cần…
• Giúp giải quyết tình huống phát sinh ngay tại chỗ, tránh để sự cố lan rộng ảnh hưởng đến chương trình.

Từ các tiêu chí, yếu tố nói trên, doanh nghiệp bạn sẽ có cho mình một checklist cụ thể để chọn ra được những nhân sự sự kiện chuyên nghiệp cho buổi lễ khai trương nói riêng và hầu hết các sự kiện nói chung.

Đương nhiên, khi đã hiểu rõ vai trò cho từng vị trí nhân sự sự kiện lễ khai trương, INTOUR sẽ làm rõ chi phí nhân sự sự kiện để quý khách hàng có thể dễ dàng cân đối ngân sách chung cho sự kiện, đảm bảo không chỉ buổi lễ quan trọng của bạn được diễn ra thành công mà còn tiết kiệm được chi phí nhất có thể.