Quy Trình Dàn Dựng Một Tiết Mục Opening Sự Kiện

Rất nhiều chương trình bị hụt cảm xúc ở phần mở màn vì tiết mục được chuẩn bị như một phần tách rời. Nhóm biểu diễn có bài của nhóm biểu diễn, MC có lời dẫn của MC, kỹ thuật có nhạc và ánh sáng, còn ban tổ chức chỉ cần thấy có tiết mục trong timeline là yên tâm. Nhưng khi ghép lại, mọi thứ lại không mượt.

Một bài nhảy có thể rất đẹp khi diễn riêng. Một tiết mục múa có thể rất ổn trên video demo. Nhưng khi đưa vào chương trình thật, nó phải ăn với thời điểm, sân khấu, khách mời và phần dẫn trước đó. Nếu khách vẫn đang nói chuyện, nếu ánh sáng ballroom chưa kéo xuống, nếu MC dẫn quá dài hoặc nếu nhạc vào không đúng lúc, tiết mục sẽ rất khó tạo được cảm xúc dù nhóm biểu diễn làm tốt.

Opening là phần mở cửa cho chương trình. Nó không nên chỉ “diễn cho có không khí”, mà phải giúp khách hiểu rằng chương trình đã bắt đầu, sân khấu đã có nhịp và cảm xúc đang được dẫn vào đúng hướng. Một gala khách hàng cần cảm giác khác với khai trương mặt tiền. Một activation cần nhịp khác với lễ tri ân. Một launch sản phẩm cần điểm nhấn khác với tiệc cuối năm nội bộ.

Vì vậy, dàn dựng opening phải bắt đầu từ chương trình thật, chứ không bắt đầu từ việc chọn bài nào đang hay hoặc nhóm nào đang có sẵn.

Trước khi chọn nhóm nhảy, nhóm múa hay vũ đoàn, người làm chương trình cần trả lời một câu rất quan trọng: phần mở màn này cần tạo cảm xúc gì?

Nếu là gala dinner khách hàng, cảm xúc thường cần là sự chỉn chu, dễ chịu và có chút trang trọng. Nếu là year end party nội bộ, phần mở màn có thể vui hơn, nhanh hơn, tạo không khí nhập cuộc sớm hơn. Nếu là activation hoặc khai trương, tiết mục phải kéo được sự chú ý ngay từ vài giây đầu. Nếu là lễ ra mắt sản phẩm, opening có thể cần dẫn tới khoảnh khắc reveal, thay vì chỉ biểu diễn xong rồi kết thúc.

Có nhiều chương trình chọn tiết mục rất đẹp nhưng sai cảm xúc. Một bài nhảy quá mạnh đặt trong hội nghị khách hàng có thể làm khách thấy hơi ngợp. Một phần múa quá mềm trong activation ngoài trời có thể làm người đi ngang không có lý do để dừng lại. Một tiết mục LED rất hoành tráng nhưng đặt trong ballroom nhỏ có thể khiến sân khấu bị rối hơn là sang.

Khi hiểu đúng cảm xúc cần mở, các quyết định phía sau sẽ rõ hơn. Nên dùng nhóm múa hay nhóm nhảy, đội hình đông hay gọn, nhạc nhanh hay chậm, ánh sáng mạnh hay mềm, thời lượng nên bao lâu. Tất cả đều đi từ cảm xúc chính của chương trình.

Nếu doanh nghiệp đang phân vân giữa các hình thức mở màn khác nhau, có thể tham khảo thêm bài nên chọn múa LED, flashmob hay dance opening để chọn hướng phù hợp với từng loại sự kiện.

Một trong những lỗi rất thường gặp là chốt concept trước khi nhìn kỹ sân khấu thật. Trên hình phối cảnh hoặc layout, sân khấu thường nhìn khá thoáng. Nhưng khi dựng thực tế, mọi thứ thay đổi rất nhanh. LED chiếm một phần phía sau, loa monitor đặt hai bên, bục sân khấu có giới hạn, camera cần lối di chuyển, MC cần vị trí đứng, còn nhóm biểu diễn lại cần khoảng để ra vào và đổi đội hình.

Có những opening lúc xem demo rất đẹp vì sân khấu rộng. Nhưng khi đưa vào ballroom nhỏ, dancer không có khoảng di chuyển, đội hình bị dày, ánh sáng khó bắt đúng lớp và camera quay không ra hình. Cũng có chương trình ngược lại, sân khấu quá rộng nhưng đội hình quá ít, tiết mục nhìn bị mỏng và không đủ lực để mở chương trình.

Vì vậy, trước khi chốt số lượng performer và kiểu biểu diễn, nên nhìn sân khấu thật hoặc ít nhất có layout rõ kích thước. Với khai trương, nên nhìn cả mặt bằng phía trước cửa hàng, lối khách ra vào, khu vực cắt băng, hoa chúc mừng và vị trí đặt âm thanh. Với activation, cần nhìn khu vực khách đứng, hướng khách đi qua và khoảng cách từ booth đến khu biểu diễn.

Một tiết mục opening đẹp không phải lúc nào cũng cần đông người. Nó cần vừa với sân khấu. Sân khấu nhỏ thì đội hình gọn thường đẹp hơn. Sân khấu lớn thì cần đủ người hoặc đủ visual để không bị trống. Đây là phần nếu tính sai, đến rehearsal mới thấy thì thường rất khó sửa triệt để.

Sau khi hiểu cảm xúc cần tạo và nhìn được sân khấu, bước tiếp theo là chọn concept. Đây là phần nhiều người dễ chọn theo cảm tính nhất. Thấy tiết mục nào đang hot, thấy video nào đẹp, thấy chương trình khác làm hay thì muốn làm theo. Nhưng event thật không nên chọn concept như vậy.

Khách mời là yếu tố rất quan trọng. Nếu khách là đối tác, đại lý, nhà phân phối hoặc khách VIP, concept nên có sự tiết chế. Nhóm múa hiện đại, múa đương đại, dance opening nhẹ hoặc tiết mục có màu sắc thương hiệu thường hợp hơn những bài quá mạnh. Nếu khách là nhân viên nội bộ trẻ hoặc chương trình mang tính party, tiết mục có thể vui, nhanh và nhiều năng lượng hơn.

Ngành hàng cũng ảnh hưởng khá nhiều. Công nghệ, ô tô, tài chính, bất động sản thường hợp với concept hiện đại, ánh sáng gọn, âm nhạc có lực nhưng không quá rối. Mỹ phẩm, thời trang, đồ uống, sản phẩm trẻ có thể dùng nhóm nhảy, flashmob hoặc dance cover nếu chương trình cần không khí. Những chương trình có yếu tố văn hóa, khách lớn tuổi hoặc khách quốc tế có thể hợp với múa dân gian cách điệu, múa áo dài hoặc tiết mục truyền thống được dựng mới.

Concept tốt là concept giúp chương trình rõ màu hơn. Nó không nhất thiết phải mới hoàn toàn, nhưng phải hợp với khách và hợp với mục tiêu. Một tiết mục đẹp mà không đúng khách vẫn dễ bị lệch. Một tiết mục vừa phải nhưng đúng không khí lại có thể làm chương trình rất mượt.

Khi đã có concept, phần dựng nhạc và đội hình mới bắt đầu có ý nghĩa. Đây là lúc tiết mục chuyển từ ý tưởng thành thứ có thể lên sân khấu thật.

Nhạc opening không nên chọn chỉ vì hay. Nhạc phải có nhịp phù hợp với cách chương trình bắt đầu. Có chương trình cần nhạc vào nhanh để kéo không khí. Có chương trình cần nhạc mở chậm một chút để tạo cảm xúc. Có chương trình cần đoạn cao trào trùng với logo, sản phẩm hoặc khoảnh khắc MC bước ra. Nếu nhạc không có điểm nhấn rõ, tiết mục dễ trôi. Nếu nhạc quá dồn, khách có thể bị ngợp ngay từ đầu.

Đội hình cũng vậy. Với sân khấu nhỏ, đội hình nên gọn, chuyển động rõ, tránh quá nhiều lớp. Với sân khấu lớn, cần tính cách phủ không gian để nhìn không bị mỏng. Nếu chương trình có quay video recap, đội hình còn phải tính đến góc máy. Có những động tác nhìn trực tiếp ổn nhưng lên camera lại rối vì performer đứng quá sát hoặc di chuyển quá nhiều cùng lúc.

Điểm nhấn sân khấu là phần nên có trong mỗi opening. Đó có thể là đoạn ánh sáng bật lên, logo xuất hiện, dancer gom đội hình ở giữa, MC bước ra đúng lúc hoặc sản phẩm được reveal. Nếu thiếu điểm nhấn, tiết mục có thể diễn xong mà khách không nhớ khoảnh khắc nào. Opening không cần quá dài, nhưng nên có một điểm để khách cảm thấy chương trình thật sự bắt đầu.

Một tiết mục opening không thể mượt nếu chỉ nhóm biểu diễn chuẩn bị tốt. MC, LED, âm thanh và ánh sáng phải khớp với nhau. Đây là phần nhiều chương trình hay bị lỗi nhất.

Có event MC dẫn quá dài làm khách mất tập trung trước khi nhạc bắt đầu. Có chương trình MC vừa dứt câu thì nhạc vào quá nhanh, performer chưa kịp đứng đúng vị trí. Có tiết mục visual chạy lệch vài giây so với nhạc, ánh sáng bắt sai đội hình hoặc âm thanh chưa đủ lực ở đoạn mở. Những lỗi này thường không lớn nếu nhìn riêng, nhưng khi cộng lại sẽ làm opening bị hụt cảm xúc.

Với chương trình có LED, cần biết rõ màn hình sẽ chạy gì ở từng đoạn. Nếu LED quá sáng, performer có thể bị chìm. Nếu visual quá nhiều chi tiết, khách không biết nên nhìn vào màn hình hay nhóm biểu diễn. Nếu tiết mục có logo, sản phẩm hoặc thông điệp thương hiệu, thời điểm xuất hiện phải được tính kỹ để không bị lạc nhịp.

Âm thanh cũng quan trọng không kém. Một bài opening mà âm thanh thiếu lực thì sân khấu xẹp rất nhanh. Nhưng âm thanh quá lớn trong ballroom nhỏ cũng làm khách khó chịu. Ánh sáng cần đủ để tạo không khí, nhưng không nên lạm dụng quá nhiều hiệu ứng nếu chương trình cần sự sang và chỉn chu.

Ở những event làm kỹ, opening luôn có cue rõ. MC biết lúc nào dừng. Kỹ thuật biết lúc nào vào nhạc. Ánh sáng biết đoạn nào cần nhấn. Nhóm biểu diễn biết điểm đứng và điểm kết. Khách ngồi dưới không thấy những phần chuẩn bị này, nhưng họ cảm nhận được sự mượt của chương trình.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị phần mở màn cho sự kiện có thể xem thêm bài checklist chuẩn bị tiết mục biểu diễn cho sự kiện để tránh thiếu những phần quan trọng trước ngày diễn.

Rehearsal không chỉ là để nhóm nhảy hoặc nhóm múa tập lại bài. Với opening sự kiện, rehearsal là lúc kiểm tra xem toàn bộ chương trình có vận hành đúng như tưởng tượng hay không.

Có những lỗi chỉ khi lên sân khấu thật mới thấy. Khoảng di chuyển nhỏ hơn dự kiến. Ánh sáng không bắt đúng vị trí kết bài. MC đứng hơi chắn visual. Dancer ra sân khấu bị vướng lối kỹ thuật. Nhạc vào đúng file nhưng âm lượng chưa đủ. Camera không có góc đẹp ở đoạn cao trào. Nếu không rehearsal, tất cả những lỗi này sẽ xuất hiện ngay trong chương trình chính.

Một buổi rehearsal tốt không nhất thiết phải quá dài, nhưng phải đúng trọng tâm. Cần chạy ít nhất đoạn vào sân khấu, đoạn cao trào và đoạn kết. Cần kiểm tra MC dẫn vào tiết mục ra sao, nhạc bắt đầu lúc nào, ánh sáng chuyển thế nào, LED có đúng cue không và sau tiết mục chuyển sang phần nào. Nếu có sản phẩm, nghi thức hoặc khách VIP liên quan đến opening, càng phải chạy kỹ hơn.

Nhiều chương trình chỉ cần rehearsal thêm một lần là tiết mục đã khác hẳn. Không phải vì performer giỏi hơn, mà vì mọi thứ xung quanh họ đã khớp hơn. Trong event, sự mượt mà thường đến từ những lần kiểm tra như vậy.

Lỗi đầu tiên là chọn tiết mục quá dài. Nhiều doanh nghiệp muốn mở màn thật hoành tráng nên kéo tiết mục nhiều lớp, nhiều đoạn nhạc, nhiều hiệu ứng. Nhưng khách thường chỉ cần một khoảng vừa đủ để vào không khí. Nếu opening quá dài, chương trình chưa vào phần chính mà khách đã bắt đầu mất tập trung.

Lỗi thứ hai là chọn sai năng lượng. Gala khách hàng cần sự chỉn chu nhưng lại dùng bài quá mạnh. Activation cần kéo đám đông nhưng lại dùng tiết mục quá mềm. Khai trương cần rộn ràng nhưng concept lại quá nghệ thuật. Những lỗi này không phải do tiết mục dở, mà do nó không đúng chỗ.

Lỗi thứ ba là quên sân khấu thật. Concept trên giấy lúc nào cũng đẹp. Video demo lúc nào cũng cuốn. Nhưng sân khấu thật mới quyết định tiết mục có lên được hay không. Nếu sân khấu hẹp, trần thấp, LED quá sáng, âm thanh yếu hoặc khách ngồi quá gần, tiết mục phải được chỉnh lại.

Lỗi cuối cùng là không tính phần chuyển sau opening. Tiết mục diễn xong rồi chuyển sang gì? MC bước ra lúc nào? Có phát biểu ngay không? Có nghi thức không? Có cần giữ ánh sáng hay kéo nhạc nền không? Nếu đoạn chuyển này không mượt, opening dù hay cũng dễ bị rời khỏi chương trình.

Không phải chương trình nào cũng cần dựng opening riêng. Với sự kiện nhỏ, ngân sách vừa phải hoặc chỉ cần tạo không khí đơn giản, dùng tiết mục có sẵn rồi điều chỉnh lại nhạc, trang phục, thời lượng và đội hình là đủ.

Nhưng với những chương trình quan trọng như lễ ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng lớn, gala kỷ niệm, year end party có chủ đề rõ, khai trương showroom lớn hoặc sự kiện có ghi hình truyền thông, dựng opening riêng thường đáng làm hơn. Lúc này phần mở màn không chỉ là một tiết mục biểu diễn, mà là cách doanh nghiệp tạo ấn tượng đầu tiên với khách.

Dựng riêng giúp tiết mục bám sát thông điệp chương trình hơn. Nhạc có thể được chọn lại, đội hình được dựng theo sân khấu thật, LED có thể đi cùng tiết mục, MC có thể dẫn mượt hơn và điểm kết có thể nối thẳng sang phần chính. Chi phí và thời gian chuẩn bị có thể cao hơn, nhưng đổi lại chương trình có cảm giác riêng, không giống một tiết mục lấy sẵn rồi đặt vào.

Quan trọng nhất là phải biết chương trình có cần mức đầu tư đó hay không. Nếu chỉ cần không khí, không nên làm quá phức tạp. Nếu opening là khoảnh khắc chính của chương trình, nên đầu tư đúng mức để tránh phần mở đầu bị nhạt hoặc rời rạc.

Doanh nghiệp cần tư vấn dàn dựng opening cho gala dinner, khai trương, hội nghị khách hàng hoặc lễ ra mắt sản phẩm có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, nhóm múa biểu diễn sự kiện để được hỗ trợ chọn concept và đội hình phù hợp với chương trình thực tế.