Công Ty Chuyên Tổ Chức Tour Trong Và Ngoài Nước INTOUR | Tổ Chức Sự Kiện | M.I.C.E
HOTLINE: 0979 655 373 | 0847 27 27 72
Một kịch bản tổ chức khai trương rõ ràng sẽ giúp buổi lễ diễn ra đúng giờ, đúng thứ tự và không bị rối khi khách mời bắt đầu đến đông. Trong thực tế, nhiều chương trình khai trương có đủ hạng mục như cúng khai trương, múa lân, phát biểu, cắt băng, chụp hình, teabreak và tư vấn khách hàng, nhưng lại thiếu người nắm timeline tổng thể. Khi đó, chỉ cần MC chưa được brief kỹ, đội lân đến lệch giờ hoặc khách VIP chưa vào vị trí, chương trình sẽ dễ bị kéo dài.
Kịch bản khai trương không chỉ là một bảng giờ cho có. Đó là tài liệu giúp chủ doanh nghiệp, MC, lễ tân, kỹ thuật, đội quay chụp, đội lân và nhân sự điều phối biết chính xác mình cần làm gì ở từng thời điểm.
Cửa hàng nhỏ có thể cần kịch bản gọn trong 30–45 phút, còn công ty, showroom, nhà máy, khách sạn hoặc ngân hàng có thể cần chương trình trang trọng hơn với nhiều khách mời và nghi thức.
Khi kịch bản được chuẩn bị kỹ, buổi lễ sẽ mượt hơn, khách được đón tiếp tốt hơn, hình ảnh truyền thông đẹp hơn và đội ngũ nội bộ cũng giảm áp lực trong ngày khai trương.
Kịch bản tổ chức khai trương là bản kế hoạch chi tiết thể hiện toàn bộ nội dung sẽ diễn ra trong chương trình khai trương. Trong đó thường có thời gian, hạng mục chương trình, người phụ trách, thiết bị cần dùng, vị trí nhân sự, thứ tự nghi thức và các ghi chú quan trọng để đội ngũ tổ chức dễ dàng điều phối.
Một kịch bản khai trương không chỉ dành cho MC. Đây là tài liệu chung để chủ doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện, nhân sự lễ tân, đội múa lân khai trương, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, quay phim chụp ảnh, đội trang trí và người điều phối cùng nắm.
Ví dụ, khi đến phần cắt băng khai trương, MC cần biết mời ai lên sân khấu, lễ tân cần biết chuẩn bị kéo và khay cắt băng ở đâu, quay phim chụp ảnh cần biết góc máy chính, kỹ thuật âm thanh cần mở nhạc nền lúc nào, còn điều phối viên cần đảm bảo người đại diện đã đứng đúng vị trí. Nếu không có kịch bản rõ ràng, mỗi bộ phận làm theo cảm tính thì chương trình rất dễ bị lệch nhịp.
Một kịch bản tốt thường trả lời được các câu hỏi:
Khi trả lời rõ các câu hỏi này, ngày khai trương sẽ diễn ra gọn gàng hơn, hạn chế cảnh chạy việc vào phút cuối.
Nhiều chương trình khai trương không quá lớn nhưng vẫn cần kịch bản. Lý do là lễ khai trương thường có nhiều phần diễn ra liên tục trong thời gian ngắn. Chỉ cần một khâu bị trễ, các phần sau sẽ bị ảnh hưởng theo.
Với nhiều doanh nghiệp, giờ khai trương không chỉ là giờ thuận tiện mà còn là giờ đẹp đã được chọn trước. Vì vậy, các nghi thức quan trọng như cúng khai trương, múa lân, cắt băng, phát biểu hoặc mở cửa đón khách cần được sắp xếp đúng thời điểm.
Nếu không có timeline rõ, khách mời đến trễ, MC mở đầu chậm, đội lân chờ lâu hoặc mâm cúng chưa chuẩn bị xong thì rất dễ lỡ giờ. Một kịch bản chi tiết sẽ giúp đội tổ chức lùi ngược thời gian chuẩn bị, biết hạng mục nào phải hoàn tất trước 30 phút, hạng mục nào phải sẵn sàng trước 15 phút và hạng mục nào cần kiểm tra ngay từ sáng sớm.
Một lễ khai trương thường có nhiều nhóm nhân sự cùng tham gia: MC, lễ tân, PG, đội múa lân, kỹ thuật âm thanh, quay phim, chụp ảnh, điều phối, người phụ trách mâm cúng, người đại diện doanh nghiệp và đội vận hành tại mặt bằng.
Kịch bản là điểm chung để tất cả cùng làm việc theo một nhịp. Khi MC chuẩn bị mời đại diện phát biểu, điều phối viên phải kiểm tra người phát biểu đã sẵn sàng. Khi chuẩn bị cắt băng, lễ tân phải đưa kéo, khay và băng ra đúng vị trí. Khi múa lân bắt đầu, kỹ thuật âm thanh phải mở nhạc hoặc kiểm tra âm lượng trống lân, còn quay phim chụp ảnh phải đứng đúng góc.
Lễ khai trương thường có nhiều nghi thức nhỏ nhưng quan trọng. Có chương trình cần cúng khai trương, có chương trình cần múa lân, có chương trình cần cắt băng, có chương trình cần phát biểu, khui champagne, trao hoa, ký kết hoặc tham quan showroom.
Nếu chỉ nhớ chung chung, rất dễ bỏ sót một phần. Kịch bản giúp doanh nghiệp rà lại toàn bộ thứ tự chương trình trước ngày diễn ra, từ đó bổ sung sớm những hạng mục còn thiếu.
Khai trương không chỉ diễn ra cho khách có mặt tại sự kiện, mà còn phục vụ truyền thông sau chương trình. Hình ảnh cắt băng, lãnh đạo phát biểu, khách mời check-in, múa lân, không gian trang trí, khách tham quan và khoảnh khắc khai trương đều có thể dùng để đăng website, fanpage, báo chí, hồ sơ năng lực hoặc tài liệu bán hàng.
Muốn có hình ảnh đẹp, kịch bản phải chừa thời gian cho quay phim chụp ảnh. Ví dụ, sau nghi thức cắt băng cần có 2–3 phút để chụp hình tập thể. Sau phần phát biểu có thể chụp hình lãnh đạo cùng khách mời. Với showroom, nhà hàng, spa hoặc cửa hàng, nên có thêm phần khách tham quan, trải nghiệm dịch vụ hoặc chụp hình tại khu vực check-in.
Trước khi viết kịch bản chi tiết, doanh nghiệp nên xác định rõ một số thông tin nền. Nếu thiếu các thông tin này, kịch bản rất dễ bị chung chung, không sát với mặt bằng và quy mô thực tế.
Không phải lễ khai trương nào cũng có mục tiêu giống nhau. Có chương trình chủ yếu để làm nghi thức mở bán, có chương trình để tiếp đón đối tác, có chương trình để thu hút khách vãng lai, có chương trình để truyền thông thương hiệu, cũng có chương trình cần tạo hình ảnh trang trọng cho lãnh đạo, nhà đầu tư hoặc khách VIP.
Với cửa hàng bán lẻ, mục tiêu thường là tạo sự chú ý và kéo khách vào mua hàng trong ngày đầu. Với công ty hoặc văn phòng mới, mục tiêu có thể là giới thiệu không gian làm việc, gặp gỡ đối tác và đánh dấu cột mốc phát triển. Với nhà máy, xưởng sản xuất hoặc showroom lớn, chương trình cần trang trọng hơn, kiểm soát khách mời tốt hơn và có phần tham quan sau lễ chính.
Khi xác định đúng mục tiêu, kịch bản sẽ có trọng tâm rõ hơn.
Số lượng khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến thời lượng chương trình, cách bố trí sân khấu, bàn ghế, âm thanh, lễ tân, tiệc nhẹ, bãi xe và nhân sự điều phối.
Một chương trình 30–50 khách có thể tổ chức gọn trong 45–60 phút. Một chương trình 100–200 khách cần timeline rộng hơn, có thời gian đón khách, ổn định vị trí, phân luồng khách mời và chuẩn bị khu vực chụp hình. Với chương trình có khách VIP, báo chí hoặc đối tác lớn, cần có người phụ trách riêng để đón tiếp và hướng dẫn.
Mặt bằng là yếu tố rất quan trọng. Cùng là lễ khai trương, nhưng tổ chức trước cửa hàng mặt phố sẽ khác với trong trung tâm thương mại, trong showroom, trong nhà hàng, tại văn phòng công ty hay trong khuôn viên nhà máy.
Khi khảo sát mặt bằng, cần chú ý:
Khảo sát kỹ sẽ giúp kịch bản không bị xa rời thực tế.
Một chương trình khai trương có thể có nhiều nghi thức, nhưng không nhất thiết phải dùng tất cả. Doanh nghiệp nên chọn những nghi thức phù hợp với văn hóa thương hiệu, ngân sách và mục tiêu tổ chức.
Các nghi thức thường gặp gồm:
Sau khi xác định các nghi thức chính, người viết kịch bản mới sắp xếp thứ tự phù hợp.
Một kịch bản khai trương thường có 7 phần chính. Tùy quy mô, mỗi phần có thể dài hoặc ngắn hơn, nhưng nên giữ đúng trình tự để chương trình dễ theo dõi.
Đây là phần mở đầu nhưng rất quan trọng. Khách mời đến cần có người hướng dẫn gửi xe, check-in, nhận hoa hoặc quà, ký tên, chụp hình tại backdrop và vào khu vực ghế ngồi.
Với chương trình nhỏ, chỉ cần 1–2 lễ tân hoặc nhân sự nội bộ. Với chương trình lớn, nên có khu vực check-in riêng, danh sách khách mời, thẻ khách VIP, bàn tiếp tân, hoa cài áo hoặc quà tặng.
Phần mở màn có thể là nhạc nền, tiết mục múa lân, múa trống hội hoặc MC mời khách ổn định vị trí. Với nhiều lễ khai trương, múa lân thường được chọn để tạo không khí sôi động, thu hút khách xung quanh và mang ý nghĩa may mắn.
Tùy chương trình, múa lân có thể diễn ra trước khi MC khai mạc hoặc sau khi MC giới thiệu lý do. Nếu có cúng khai trương, cần sắp xếp sao cho không trùng giờ đẹp đã chọn.
MC là người kết nối chương trình. Phần này cần ngắn gọn, trang trọng vừa đủ, không nên nói quá dài. MC cần giới thiệu tên chương trình, tên doanh nghiệp, lý do tổ chức, các đại biểu quan trọng và khách mời có mặt.
Với sự kiện khai trương cửa hàng nhỏ, phần giới thiệu có thể đơn giản. Với công ty, nhà máy, showroom lớn hoặc chương trình có đối tác, phần giới thiệu nên chuẩn bị danh sách chính xác để tránh sai tên, sai chức danh.
Phần phát biểu nên được chuẩn bị trước. Thời lượng hợp lý thường từ 3–5 phút. Nội dung nên tập trung vào lời cảm ơn khách mời, lý do khai trương, định hướng phát triển, cam kết chất lượng và lời mời khách hàng, đối tác tiếp tục đồng hành.
Không nên để bài phát biểu quá dài, vì lễ khai trương cần giữ nhịp vui tươi, gọn gàng.
Đây là phần quan trọng nhất của chương trình. Tùy từng doanh nghiệp, nghi thức có thể gồm cúng khai trương, cắt băng, khui champagne, khai trống, bấm nút khai trương hoặc mở cửa đón khách.
Nếu có bộ cắt băng khai trương, cần chuẩn bị sẵn:
Phần này nên được tổng duyệt trước để tránh lúng túng.
Sau nghi thức chính, MC nên mời đại diện doanh nghiệp, khách mời, đối tác và nhân sự chụp hình lưu niệm tại backdrop hoặc khu vực cắt băng.
Với showroom, nhà hàng, spa, cửa hàng, văn phòng hoặc nhà máy, nên có phần mời khách tham quan không gian. Đây là lúc doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, năng lực vận hành hoặc các điểm nổi bật của địa điểm mới.
Phần cuối chương trình có thể là teabreak, tiệc nhẹ, dùng thử sản phẩm, trải nghiệm dịch vụ, nhận ưu đãi khai trương, giao lưu với khách mời hoặc minigame.
Phần này giúp chương trình không bị kết thúc quá đột ngột và tạo thêm thời gian để doanh nghiệp trò chuyện với khách hàng, đối tác.
Dưới đây là mẫu kịch bản tham khảo cho một chương trình khai trương diễn ra vào buổi sáng. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại thời gian tùy theo giờ đẹp, quy mô khách mời và đặc thù mặt bằng.
| Thời gian | Nội dung chương trình | Nhân sự phụ trách | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| 06:30 – 07:30 | Hoàn tất setup backdrop, bàn ghế, âm thanh, thảm đỏ, khu vực cắt băng, bàn lễ | Điều phối, kỹ thuật, trang trí | Kiểm tra điện, micro, nhạc nền, vị trí mâm lễ |
| 07:30 – 08:00 | Tổng kiểm tra chương trình, briefing nhanh nhân sự | Điều phối chính | Chốt lại timeline, vị trí lễ tân, MC, đội lân, quay phim |
| 08:00 – 08:30 | Đón khách, check-in, hướng dẫn khách vào khu vực sự kiện | Lễ tân, PG, nhân sự nội bộ | Có thể mở nhạc nền nhẹ, chụp hình backdrop |
| 08:30 – 08:35 | MC mời khách ổn định vị trí | MC, âm thanh | Giọng dẫn ngắn gọn, tạo không khí trang trọng |
| 08:35 – 08:50 | Múa lân khai trương / trống hội mở màn | Đội lân, điều phối | Kiểm tra khu vực múa đủ rộng, đảm bảo an toàn |
| 08:50 – 08:55 | MC tuyên bố lý do, giới thiệu chương trình | MC | Giới thiệu tên doanh nghiệp, lý do khai trương |
| 08:55 – 09:05 | Đại diện doanh nghiệp phát biểu | Đại diện doanh nghiệp | Bài phát biểu nên chuẩn bị trước, khoảng 3–5 phút |
| 09:05 – 09:10 | Đại diện khách mời / đối tác phát biểu | Khách mời | Chỉ nên có 1–2 bài phát biểu để giữ nhịp |
| 09:10 – 09:20 | Nghi thức cúng khai trương hoặc nghi thức tâm linh | Chủ doanh nghiệp, điều phối | Thực hiện đúng giờ đã chọn |
| 09:20 – 09:30 | Nghi thức cắt băng khai trương | MC, lễ tân, đại diện doanh nghiệp | Chuẩn bị kéo, băng, khay, nhạc nền |
| 09:30 – 09:40 | Chụp hình lưu niệm | Quay phim, chụp ảnh, điều phối | Chụp nhóm lãnh đạo, đối tác, toàn thể nhân sự |
| 09:40 – 10:10 | Mời khách tham quan không gian / trải nghiệm sản phẩm dịch vụ | Đại diện doanh nghiệp, nhân sự sale | Có người hướng dẫn từng khu vực |
| 10:10 – 11:00 | Tiệc nhẹ, giao lưu, tư vấn khách hàng | Nhân sự nội bộ, phục vụ | Duy trì nhạc nền, ghi nhận thông tin khách hàng |
| 11:00 | Kết thúc chương trình | MC, điều phối | Gửi lời cảm ơn, tiễn khách |
Mẫu timeline trên phù hợp với nhiều mô hình như cửa hàng, showroom, spa, nhà hàng, văn phòng công ty hoặc chi nhánh mới. Với chương trình lớn hơn, doanh nghiệp nên bổ sung thời gian tổng duyệt, khu vực đón VIP, khu vực báo chí, phương án phân luồng khách và đội điều phối riêng
Một kịch bản khai trương tốt cần đi cùng kế hoạch chuẩn bị rõ ràng, nhân sự đúng vai trò và thiết bị được kiểm tra trước giờ chạy chương trình. Trước khi chốt timeline cuối cùng, doanh nghiệp nên rà thêm kế hoạch tổ chức khai trương, danh sách thiết bị sự kiện lễ khai trương và đội ngũ nhân sự lễ khai trương để hạn chế thiếu sót trong ngày diễn ra.
Nếu chương trình có MC, phát biểu, cúng khai trương, múa lân, cắt băng hoặc khách VIP tham dự, việc có đơn vị điều phối sẽ giúp từng phần diễn ra đúng giờ và ít phát sinh hơn. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói để được INTOUR hỗ trợ từ kịch bản, nhân sự, thiết bị đến điều phối hiện trường.
Không phải chương trình khai trương nào cũng cần làm lớn. Điều quan trọng là kịch bản phải phù hợp với số lượng khách, ngân sách và mục tiêu tổ chức.
Quy mô này phù hợp với cửa hàng bán lẻ, shop thời trang, spa nhỏ, quán cà phê, văn phòng đại diện, showroom mini hoặc chi nhánh mới chưa cần tổ chức quá lớn.
Thời lượng hợp lý: 45–60 phút cho phần lễ chính.
Kịch bản nên gọn:
| Thời gian | Nội dung |
|---|---|
| 07:30 – 08:00 | Hoàn tất setup, kiểm tra âm thanh, backdrop, mâm lễ, bộ cắt băng |
| 08:00 – 08:30 | Đón khách, chụp hình check-in |
| 08:30 – 08:35 | MC ổn định khách mời, tuyên bố lý do |
| 08:35 – 08:45 | Múa lân khai trương |
| 08:45 – 08:50 | Đại diện doanh nghiệp phát biểu ngắn |
| 08:50 – 09:00 | Cúng khai trương / cắt băng khai trương |
| 09:00 – 09:10 | Chụp hình lưu niệm |
| 09:10 – 10:00 | Mời khách tham quan, dùng tiệc nhẹ hoặc trải nghiệm dịch vụ |
Với quy mô này, không cần quá nhiều bài phát biểu. Nên tập trung vào không khí vui, gọn, đúng giờ và có hình ảnh đẹp để truyền thông sau khai trương.
Quy mô này phù hợp với nhà hàng, quán cà phê lớn, showroom, văn phòng công ty, spa/thẩm mỹ viện, cửa hàng flagship hoặc chi nhánh có khách mời đối tác.
Thời lượng hợp lý: 60–90 phút cho phần lễ chính.
Kịch bản nên có đủ MC, lễ tân, âm thanh, khu vực check-in, cắt băng, chụp hình và phần giao lưu sau lễ.
| Thời gian | Nội dung |
|---|---|
| 07:00 – 08:00 | Setup và tổng kiểm tra toàn bộ hạng mục |
| 08:00 – 08:30 | Đón khách, check-in, chụp hình |
| 08:30 – 08:40 | Múa lân hoặc tiết mục mở màn |
| 08:40 – 08:45 | MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu |
| 08:45 – 08:55 | Đại diện doanh nghiệp phát biểu |
| 08:55 – 09:00 | Đại diện đối tác/khách mời phát biểu |
| 09:00 – 09:10 | Nghi thức cúng khai trương |
| 09:10 – 09:20 | Cắt băng khai trương |
| 09:20 – 09:30 | Chụp hình lưu niệm |
| 09:30 – 10:30 | Tham quan, trải nghiệm, tiệc nhẹ, tư vấn khách hàng |
Với nhóm này, phần điều phối cần kỹ hơn vì lượng khách đông hơn. Nên có ít nhất một người phụ trách khách mời, một người phụ trách sân khấu/khu vực nghi thức và một người phụ trách thiết bị.
Quy mô này phù hợp với nhà máy, xưởng sản xuất, showroom lớn, trung tâm thương mại, khách sạn, resort, chi nhánh doanh nghiệp lớn hoặc chương trình có khách VIP, báo chí, đối tác quan trọng.
Thời lượng hợp lý: 90–150 phút tùy nội dung.
Kịch bản cần có tổng duyệt trước, phân luồng khách, khu vực VIP, khu vực media, đội điều phối đông hơn và phương án dự phòng khi thời tiết xấu.
| Thời gian | Nội dung |
|---|---|
| 06:00 – 07:30 | Setup, kiểm tra kỹ thuật, tổng duyệt sân khấu, âm thanh, màn hình |
| 07:30 – 08:00 | Briefing nhân sự, phân vị trí lễ tân, điều phối, bảo vệ, media |
| 08:00 – 08:45 | Đón khách, check-in, hướng dẫn khách VIP, media, đối tác |
| 08:45 – 08:55 | Trống hội / múa lân / tiết mục mở màn |
| 08:55 – 09:05 | MC khai mạc, giới thiệu đại biểu |
| 09:05 – 09:15 | Đại diện doanh nghiệp phát biểu |
| 09:15 – 09:25 | Đại diện đối tác, chính quyền hoặc khách mời phát biểu |
| 09:25 – 09:35 | Nghi thức khai trương chính: cắt băng, bấm nút, khai trống hoặc khui champagne |
| 09:35 – 09:45 | Chụp hình lưu niệm |
| 09:45 – 10:30 | Tham quan showroom, văn phòng, nhà máy hoặc khu vực dịch vụ |
| 10:30 – 11:30 | Tiệc nhẹ, giao lưu, phỏng vấn, truyền thông, kết nối đối tác |
Với chương trình lớn, kịch bản không nên chỉ có timeline. Cần thêm kịch bản vận hành riêng cho từng bộ phận: lễ tân, kỹ thuật, an ninh, hậu cần, media, đội đón VIP và đội điều phối sân khấu.
Lời dẫn MC trong lễ khai trương nên trang trọng, rõ ý và không quá dài. Tùy tính chất thương hiệu, MC có thể dẫn theo phong cách trẻ trung, sang trọng, gần gũi hoặc chuyên nghiệp.
“Kính thưa quý vị đại biểu, quý vị khách quý, quý đối tác cùng toàn thể anh chị có mặt trong chương trình ngày hôm nay.
Lời đầu tiên, cho phép MC thay mặt ban tổ chức gửi đến quý vị lời chào trân trọng, lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn chân thành vì đã dành thời gian đến tham dự lễ khai trương của [Tên doanh nghiệp/cửa hàng] trong ngày hôm nay.
Sự hiện diện của quý vị là niềm vinh dự lớn và cũng là nguồn động viên quan trọng đối với [Tên doanh nghiệp/cửa hàng] trong cột mốc khởi đầu mới này.”
“Kính thưa quý vị, sau thời gian chuẩn bị, xây dựng và hoàn thiện, hôm nay [Tên doanh nghiệp/cửa hàng] chính thức tổ chức lễ khai trương, đánh dấu bước khởi đầu cho hành trình hoạt động và phát triển trong thời gian tới.
Chương trình hôm nay không chỉ là dịp ra mắt không gian mới, sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới, mà còn là lời cam kết của [Tên doanh nghiệp/cửa hàng] trong việc mang đến cho khách hàng, đối tác những giá trị chất lượng, chỉn chu và đáng tin cậy.”
“Tiếp theo chương trình, xin trân trọng kính mời ông/bà [Họ tên] – [Chức vụ] của [Tên doanh nghiệp] lên sân khấu có đôi lời phát biểu, chia sẻ về ý nghĩa của buổi lễ khai trương hôm nay cũng như định hướng phát triển trong thời gian sắp tới.
Xin trân trọng kính mời ông/bà.”
“Kính thưa quý vị, ngay sau đây sẽ là nghi thức quan trọng nhất của chương trình hôm nay: nghi thức cắt băng khai trương [Tên doanh nghiệp/cửa hàng].
Xin trân trọng kính mời các vị đại biểu, đại diện ban lãnh đạo và khách mời danh dự cùng tiến lên khu vực cắt băng để thực hiện nghi thức khai trương.
Xin kính mời đội lễ tân chuẩn bị băng khai trương và kéo cắt băng.”
“Kính thưa quý vị, khoảnh khắc khai trương chính thức đã đến. Xin mời quý vị cùng hướng mắt về khu vực trung tâm và cùng đếm ngược với MC.
5… 4… 3… 2… 1…
Xin chúc mừng lễ khai trương [Tên doanh nghiệp/cửa hàng] đã diễn ra thành công tốt đẹp. Kính chúc [Tên doanh nghiệp/cửa hàng] khai trương hồng phát, kinh doanh thuận lợi, phát triển bền vững và gặt hái nhiều thành công trong thời gian tới.”
“Xin trân trọng cảm ơn quý vị đại biểu đã cùng thực hiện nghi thức cắt băng khai trương.
Ngay sau đây, kính mời quý vị đại biểu, ban lãnh đạo, đối tác và khách mời cùng lưu lại sân khấu trong ít phút để chụp hình lưu niệm cùng chương trình.”
“Kính thưa quý vị, nghi thức khai trương của [Tên doanh nghiệp/cửa hàng] đến đây đã diễn ra thành công tốt đẹp.
Một lần nữa, ban tổ chức xin trân trọng cảm ơn quý vị đại biểu, quý đối tác, quý khách hàng và toàn thể anh chị đã dành thời gian đến tham dự chương trình. Kính chúc quý vị thật nhiều sức khỏe, thành công và may mắn.
Sau đây, xin kính mời quý vị cùng tham quan không gian [cửa hàng/showroom/văn phòng/nhà hàng/spa] và dùng tiệc nhẹ cùng ban tổ chức. Xin trân trọng kính mời.”
Mỗi ngành nghề sẽ có đặc điểm khách mời, không gian và mục tiêu truyền thông khác nhau. Vì vậy, kịch bản khai trương nên được điều chỉnh linh hoạt, không nên dùng một mẫu duy nhất cho mọi mô hình.
Với cửa hàng bán lẻ hoặc shop thời trang, chương trình nên có không khí trẻ trung, dễ thu hút khách vãng lai và có nhiều điểm chụp hình. Kịch bản không nên quá nặng phần phát biểu, mà nên tập trung vào check-in, múa lân, cắt băng, ưu đãi khai trương, minigame hoặc hoạt động trải nghiệm sản phẩm.
Nên chừa thời gian cho khách tham quan, mua sắm và chụp ảnh sau lễ chính. Nếu có KOL, stylist hoặc khách mời đặc biệt, cần sắp xếp rõ thời điểm xuất hiện để tránh bị loãng chương trình.
Với nhà hàng, quán cà phê, phần trải nghiệm món ăn, thức uống và không gian là rất quan trọng. Sau nghi thức khai trương, nên có phần mời khách dùng thử menu, tham quan khu vực phục vụ, chụp hình tại không gian đẹp và nhận ưu đãi trong ngày khai trương.
Kịch bản cần tính kỹ thời điểm phục vụ đồ ăn, đồ uống để tránh khách chờ lâu. Nếu có live music, bartender show, chef giới thiệu món hoặc tasting menu, nên đưa các phần này vào sau nghi thức chính để giữ khách ở lại lâu hơn.
Với spa, thẩm mỹ viện hoặc phòng khám, kịch bản cần tạo cảm giác sang trọng, nhẹ nhàng và đáng tin cậy. Phần âm nhạc, lời dẫn MC, trang trí, lễ tân và khu vực tiếp khách nên chỉn chu hơn.
Sau nghi thức khai trương, nên có phần tham quan phòng dịch vụ, giới thiệu công nghệ, tư vấn ưu đãi khai trương hoặc trải nghiệm dịch vụ ngắn. Nếu có bác sĩ, chuyên gia, cố vấn hoặc đại diện thương hiệu phát biểu, cần chuẩn bị nội dung ngắn gọn, tập trung vào uy tín và chất lượng dịch vụ.
Với showroom, phần trưng bày sản phẩm và dẫn khách tham quan rất quan trọng. Kịch bản nên chừa thời gian để khách xem sản phẩm, nghe tư vấn, chụp hình và trải nghiệm không gian.
Nếu showroom có nhiều khu vực, nên bố trí nhân sự phụ trách từng khu để hướng dẫn khách. Nghi thức cắt băng nên đặt ở vị trí có góc nhìn đẹp, không bị che bởi sản phẩm trưng bày và thuận tiện cho quay phim chụp ảnh.
Với văn phòng công ty hoặc chi nhánh mới, kịch bản nên trang trọng, gọn và chuyên nghiệp. Phần phát biểu của lãnh đạo, giới thiệu định hướng hoạt động, cảm ơn đối tác và chụp hình lưu niệm thường quan trọng hơn các hoạt động náo nhiệt.
Sau lễ chính, nên có phần mời khách tham quan văn phòng, gặp gỡ đội ngũ nhân sự, dùng teabreak và giao lưu. Nếu có đối tác, khách hàng lớn hoặc đại diện tập đoàn tham dự, cần chuẩn bị danh sách giới thiệu chính xác.
Với nhà máy hoặc xưởng sản xuất, kịch bản cần chú ý đến an toàn, phân luồng di chuyển, khu vực đón khách, khu vực phát biểu và tuyến tham quan sau lễ. Không nên để khách tự do di chuyển trong khu vực sản xuất nếu chưa có người hướng dẫn.
Phần nghi thức nên trang trọng, đúng giờ và có đội điều phối rõ ràng. Nếu có tham quan nhà máy, cần chuẩn bị sẵn lộ trình, người thuyết minh, thiết bị bảo hộ nếu cần và thời gian di chuyển giữa các khu vực.
Nếu doanh nghiệp cần xem cách triển khai riêng cho từng mô hình như spa, nhà hàng, showroom, văn phòng công ty, nhà máy, khách sạn hoặc trung tâm giáo dục, có thể tham khảo thêm bài tổ chức khai trương theo ngành nghề để chọn hướng tổ chức phù hợp hơn.
Một kịch bản khai trương nhìn trên giấy có thể đầy đủ, nhưng khi triển khai thực tế vẫn dễ gặp lỗi nếu người viết không bám sát mặt bằng và nhân sự vận hành.
Với một cửa hàng nhỏ hoặc spa mini, chương trình không nên kéo dài quá lâu. Nếu có quá nhiều phát biểu, quá nhiều tiết mục và quá nhiều nghi thức, khách mời sẽ dễ mất tập trung. Ngược lại, với chương trình lớn mà kịch bản quá ngắn, sự kiện sẽ thiếu điểm nhấn và không tạo được hình ảnh tương xứng với quy mô đầu tư.
Ngày khai trương rất dễ phát sinh trễ giờ: khách đến muộn, trời mưa, thiết bị cần kiểm tra lại, lãnh đạo chưa có mặt, đội lân kẹt xe hoặc khách VIP cần được đón riêng. Vì vậy, timeline nên có khoảng dự phòng 5–10 phút giữa các phần quan trọng.
Kịch bản chỉ ghi nội dung chương trình là chưa đủ. Cần ghi rõ ai phụ trách MC, ai phụ trách lễ tân, ai chuẩn bị kéo cắt băng, ai kiểm tra mâm lễ, ai đón khách VIP, ai điều phối đội múa lân, ai làm việc với quay phim chụp ảnh.
Nếu không phân công rõ, đến ngày diễn ra sự kiện rất dễ xảy ra tình trạng “ai cũng tưởng người khác làm”.
MC không chỉ đọc lời dẫn. MC cần biết tên doanh nghiệp, tên lãnh đạo, chức danh khách mời, thứ tự nghi thức, thời điểm mời người lên sân khấu và cách xử lý khi chương trình bị chậm.
Trước ngày khai trương, nên gửi kịch bản cho MC và brief lại các điểm quan trọng. Với chương trình có khách VIP hoặc nhiều đại biểu, cần kiểm tra kỹ cách đọc tên và chức danh.
Có những chương trình trang trí đẹp nhưng khi cắt băng lại đứng sai vị trí, backdrop bị khuất, người cắt băng đứng quá sát nhau hoặc đội quay phim không có góc máy tốt. Vì vậy, trong kịch bản nên ghi rõ vị trí chụp hình, góc cắt băng, thời điểm chụp ảnh lưu niệm và các khoảnh khắc cần quay lại.
Với lễ khai trương ngoài trời, cần có phương án che nắng, che mưa, di chuyển thiết bị và bảo vệ âm thanh. Nếu chỉ có một kịch bản đẹp trong điều kiện thời tiết thuận lợi, chương trình sẽ rất bị động khi mưa hoặc nắng gắt.
Trước ngày diễn ra sự kiện, doanh nghiệp nên rà lại checklist sau:
| Hạng mục | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Timeline chương trình | Giờ đón khách, giờ khai mạc, giờ cúng, giờ cắt băng, giờ kết thúc |
| Danh sách khách mời | Khách VIP, đối tác, đại diện phát biểu, người tham gia cắt băng |
| MC | Lời dẫn, tên doanh nghiệp, tên đại biểu, thứ tự chương trình |
| Lễ tân | Vị trí đứng, danh sách khách, hoa cài áo, quà tặng, hướng dẫn check-in |
| Múa lân | Giờ đến, thời lượng biểu diễn, khu vực biểu diễn, lối di chuyển |
| Bộ cắt băng | Băng, kéo, khay, lễ tân hỗ trợ, vị trí đứng |
| Mâm cúng | Giờ cúng, người thực hiện, vị trí đặt mâm lễ |
| Âm thanh | Micro, loa, nhạc nền, nguồn điện, người trực kỹ thuật |
| Quay phim chụp ảnh | Shot list, vị trí cắt băng, chụp hình lãnh đạo, chụp khách mời |
| Trang trí | Backdrop, cổng chào, hoa, thảm đỏ, bàn ghế, khu vực check-in |
| Hậu cần | Nước uống, teabreak, bãi xe, nhà vệ sinh, khu vực nghỉ cho nhân sự |
| Phương án dự phòng | Thời tiết, mất điện, trễ khách, thay đổi người phát biểu |
Checklist này nên được gửi cho người phụ trách chính trước chương trình ít nhất 1 ngày. Với chương trình lớn, nên có buổi tổng duyệt hoặc briefing toàn bộ nhân sự.
Một chương trình khai trương chạy tốt không chỉ nhờ kịch bản, mà còn nhờ phân công nhân sự rõ ràng. Tùy quy mô, doanh nghiệp có thể bố trí các vị trí sau:
Đây là người nắm toàn bộ kịch bản và có quyền điều chỉnh chương trình tại hiện trường. Điều phối chính làm việc trực tiếp với chủ doanh nghiệp, MC, kỹ thuật, đội lân, lễ tân và các nhóm nhân sự khác.
MC sự kiện phụ trách dẫn dắt chương trình, giữ nhịp sự kiện, mời đại biểu phát biểu, điều phối nghi thức cắt băng và thông báo các phần tiếp theo cho khách mời.
Nhóm này phụ trách đón khách, hướng dẫn check-in, cài hoa, trao quà, hỗ trợ khu vực cắt băng và hướng dẫn khách đến vị trí ngồi.
Kỹ thuật cần có mặt sớm để kiểm tra micro, loa, nhạc nền, nguồn điện và xử lý nhanh khi có sự cố âm thanh.
Nhóm media cần nắm trước các khoảnh khắc quan trọng: khách check-in, múa lân, phát biểu, cúng khai trương, cắt băng, chụp hình lưu niệm, tham quan không gian và giao lưu sau lễ.
Hậu cần phụ trách nước uống, teabreak, bàn ghế, khu vực nghỉ nhân sự, vệ sinh, phương án che mưa nắng và xử lý các phát sinh nhỏ tại hiện trường.
Với chương trình nhỏ, một người có thể kiêm nhiều vai trò. Với chương trình lớn, nên tách rõ từng nhóm để không bị quá tải.
Doanh nghiệp có thể tự tổ chức khai trương nếu quy mô nhỏ, khách mời ít, hạng mục đơn giản và đã có người nội bộ phụ trách sự kiện. Tuy nhiên, nếu chương trình có nhiều khách mời, cần setup thiết bị, có múa lân, cắt băng, MC, quay phim chụp ảnh, trang trí, nhà bạt, sân khấu hoặc tổ chức ngoài trời, việc thuê đơn vị chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro.
Một đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ từ khâu khảo sát mặt bằng, tư vấn concept, lên kịch bản, chuẩn bị thiết bị, bố trí nhân sự, điều phối chương trình và xử lý các phát sinh trong ngày khai trương.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói để lựa chọn phương án phù hợp với quy mô, ngân sách và mặt bằng thực tế.
Một lễ khai trương thành công không chỉ nằm ở backdrop đẹp, múa lân rộn ràng hay nghi thức cắt băng trang trọng. Điều quan trọng hơn là toàn bộ chương trình phải có kịch bản rõ ràng, timeline hợp lý, nhân sự hiểu việc và các nghi thức được sắp xếp đúng thời điểm.
Dù tổ chức khai trương cửa hàng nhỏ, nhà hàng, quán cà phê, spa, showroom, văn phòng công ty hay nhà máy, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị kịch bản từ sớm. Khi có kịch bản chi tiết, chương trình sẽ diễn ra gọn hơn, đẹp hơn, ít phát sinh hơn và tạo được ấn tượng tốt với khách mời trong ngày đầu khai trương.
Với các chương trình cần sự chỉn chu về ý tưởng, thiết bị, nhân sự, trang trí và điều phối hiện trường, doanh nghiệp nên làm việc với đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm để được tư vấn phương án phù hợp, tránh thiếu hạng mục quan trọng và đảm bảo lễ khai trương diễn ra đúng như mong muốn.
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY DU LỊCH VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN INOUR
Tên giao dịch: IN TOURIST COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: INTOUR CO.,LTD
Địa chỉ: 113 Đường số 1, KDC Cityland, Phường Hạnh Thông (quận Gò Vấp cũ), Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 028. 39 89 99 89 - 084 72 72 772
Website: intour.com.vn – intour.vn - tophomestay.vn - Email: [email protected]
Với chương trình nhỏ, phần lễ chính nên kéo dài khoảng 45–60 phút. Với chương trình vừa, thời lượng hợp lý là 60–90 phút. Với chương trình lớn có khách VIP, báo chí, tham quan không gian hoặc tiệc sau lễ, chương trình có thể kéo dài 2–3 giờ.
Với chương trình nhỏ, chỉ cần briefing nhanh nhân sự trước giờ khai mạc. Với chương trình có sân khấu, màn hình, nhiều đại biểu, nghi thức cắt băng lớn hoặc khách VIP, nên tổng duyệt trước để kiểm tra âm thanh, vị trí đứng, thứ tự mời khách và các điểm quan trọng.
Thông thường, múa lân có thể đặt ở đầu chương trình để tạo không khí sôi động và thu hút sự chú ý. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nghi thức cúng khai trương theo giờ đẹp, cần sắp xếp múa lân sao cho không ảnh hưởng đến giờ cúng hoặc giờ cắt băng.
Nếu chương trình chỉ có người thân, nhân viên và vài khách mời thân thiết, doanh nghiệp có thể tự điều phối. Nhưng nếu có đối tác, khách hàng, đại diện thương hiệu hoặc cần hình ảnh chuyên nghiệp, nên có MC để chương trình gọn, rõ và trang trọng hơn.
Có. Lời dẫn MC nên được chuẩn bị trước, nhất là phần giới thiệu đại biểu, mời phát biểu, mời cắt băng và kết thúc chương trình. Điều này giúp MC không bị sai tên, sai chức danh hoặc dẫn quá dài làm chương trình bị chậm.
Với chương trình nhỏ, nên chuẩn bị trước 5–7 ngày. Với chương trình vừa hoặc lớn, nên chuẩn bị trước 10–20 ngày để có thời gian khảo sát mặt bằng, chốt thiết bị, nhân sự, thiết kế backdrop, mời khách và điều chỉnh timeline.
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Kịch Bản Tổ Chức Khai Trương Cửa Hàng, Công Ty Chi Tiết
INTOUR là Công Ty Lữ Hành Tổ Chức Tour Du Lịch Uy Tín Chất Lượng Tại Hồ Chí Minh và toàn quốc. Tổ chức sự kiện, vé máy bay, cho thuê xe, tour du lịch trong nước, tour nước ngoài.
Địa chỉ HCM: 113 Đường số 1 khu dân cư Cityland, Phường Hạnh Thông ( Quận Gò Vấp Cũ) , Tp. Hồ Chí Minh
Địa Chỉ Hà Nội: 134 Đường Nguyễn Hoàng Tôn, Phường Phú Thượng ( Quận Tây Hồ Cũ), Hà Nội
Địa Chỉ Đà Lạt: 3 Đường Lê Đại Hành, Phường Xuân Hương (Phường 1 Cũ), Đà Lạt, Lâm Đồng
Hotline: 084 72 72 772
Điện thoại: 028. 39 89 99 89
Email: [email protected] - [email protected]
Email: [email protected]
Số đăng ký kinh doanh: 0305659559 do Sở kế hoạch và đầu tư TPHCM cấp ngày 21/04/2008
Số giấy phép kinh doanh lữ hành Quốc tế: 79-1012/2019/TCDL-GP LHQT
LỊCH LÀM VIỆC CỦA CHÚNG TÔI
Thứ 2 - 6: 8h – 12h00 ; 1h15 – 5h15.
Thứ 7: 8h – 12h00
