Kinh Nghiệm Thuê Vũ Đoàn Biểu Diễn Sự Kiện Từ A–Z

Nếu để ý vài năm gần đây có thể thấy phần “performance” trong event doanh nghiệp được đầu tư nhiều hơn trước rất rõ. Gala dinner không còn chỉ là ăn tiệc và phát biểu. Những chương trình khai trương hiện nay cũng không dừng ở cắt băng và múa lân như trước. Ngay cả activation tại trung tâm thương mại cũng đang chuyển dần sang hướng tạo trải nghiệm thay vì chỉ phát sampling hoặc dựng booth.

Lý do khá đơn giản: khách tham dự ngày càng khó giữ sự chú ý lâu. Một sân khấu đẹp là chưa đủ nếu chương trình thiếu năng lượng hoặc không có điểm nhấn cảm xúc. Trong khi đó, một tiết mục opening tốt thường giúp kéo mood chương trình lên rất nhanh. Khách bắt đầu tập trung hơn, không khí event có cảm giác “vào chương trình” rõ ràng hơn và phần hình ảnh truyền thông sau event cũng đẹp hơn rất nhiều.

Đặc biệt với các thương hiệu trẻ hoặc các chương trình mang tính quảng bá, phần biểu diễn gần như trở thành một công cụ giúp giữ đám đông đứng lại lâu hơn, hỗ trợ quay clip social media và tạo hiệu ứng tại chỗ tốt hơn khá nhiều so với format event truyền thống.

Đây là điều khá nhiều doanh nghiệp dễ hiểu nhầm khi mới làm event. Nhiều người thường nghĩ sân khấu càng đông dancer thì chương trình sẽ càng hoành tráng, nhưng thực tế không hẳn như vậy.

Có những ballroom khách sạn khá nhỏ, trần thấp hoặc khoảng cách giữa sân khấu và bàn khách rất gần. Nếu dùng đội hình quá đông sẽ khiến sân khấu bị bí, visual rối và camera cũng khó lấy góc đẹp. Trong trường hợp này, một đội hình vừa phải nhưng có concept rõ và movement gọn lại hiệu quả hơn nhiều.

Ngược lại, với những chương trình ngoài trời, countdown hoặc launch sản phẩm lớn, sân khấu rộng và có LED lớn phía sau thì việc tăng số lượng performer mới thực sự phát huy hiệu quả. Khi đó đội hình đông sẽ tạo được visual mạnh hơn, đặc biệt nếu kết hợp thêm ánh sáng, smoke hoặc hiệu ứng reveal sản phẩm.

Vì vậy trước khi chọn số lượng dancer, điều nên nhìn đầu tiên thường không phải ngân sách mà là:

• sân khấu thực tế,
• khoảng cách khán giả,
• góc quay camera,
• và mục tiêu chính của tiết mục.

Nhiều chương trình có thể thuê đội hình rất đông nhưng sau khi diễn xong khán giả vẫn không nhớ được gì. Trong khi đó có những opening chỉ vài phút, đội hình không quá lớn nhưng lại khiến cả ballroom tập trung ngay từ đầu.

Điểm khác biệt thường nằm ở concept và flow sân khấu.

Một tiết mục event hiệu quả thường cần trả lời được vài câu hỏi khá quan trọng:

• Tiết mục này xuất hiện để làm gì?
• Kéo mood?
• Reveal sản phẩm?
• Chuyển không khí?
• Tạo visual cho opening?
• Hay chỉ đơn giản giúp chương trình bớt khô?

Khi xác định đúng vai trò của tiết mục, việc chọn style biểu diễn sẽ dễ hơn rất nhiều. Có chương trình hợp với LED dance hiện đại, nhưng cũng có event chỉ cần một opening dance nhẹ, sang và đúng tinh thần thương hiệu là đủ.

Đó cũng là lý do nhiều đơn vị tổ chức event hiện nay không còn chọn tiết mục theo kiểu “thấy clip đẹp là booking”, mà thường nhìn tổng thể flow chương trình trước rồi mới quyết định concept biểu diễn.

Một trong những lỗi dễ gặp nhất khi thuê nhóm nhảy sự kiện là dùng cùng một style cho mọi chương trình. Thực tế, mỗi loại event lại có một mood rất khác nhau.

Với activation hoặc roadshow thương hiệu, điều quan trọng nhất thường là năng lượng và khả năng kéo đám đông đứng lại. Những chương trình này hợp với flashmob, dance hiện đại hoặc các tiết mục có movement rõ và beat nhanh. Nếu opening quá chậm hoặc thiên về trình diễn sân khấu, khách thường xem một lúc rồi tản khá nhanh.

Trong khi đó, gala dinner doanh nghiệp lại cần cảm giác chỉn chu và “vào mood” mềm hơn. Một số chương trình corporate hiện nay ưu tiên contemporary dance, LED dance hoặc những tiết mục visual có màu sắc sang hơn thay vì quá street hoặc quá underground.

Riêng với hội nghị khách hàng hoặc lễ kỷ niệm công ty, phần biểu diễn thường đóng vai trò mở không khí nhẹ nhàng trước khi vào nội dung chính. Vì vậy việc tiết chế năng lượng sân khấu đôi khi còn quan trọng hơn việc cố làm thật hoành tráng.

Nếu chương trình thiên về gala dinner hoặc year end party, bạn có thể tham khảo thêm các concept vũ đoàn biểu diễn gala dinner để lựa chọn style phù hợp với mood chương trình.

Đây là chuyện khá thường gặp trong event.

Clip demo thường được quay ở điều kiện đẹp:

• sân khấu lớn,
• ánh sáng mạnh,
• góc quay tốt,
• edit nhanh,
• visual đẹp.

Nhưng event thực tế lại phụ thuộc rất nhiều vào venue và flow chương trình.

Có những tiết mục nhìn trên video rất “cháy”, nhưng khi đưa vào ballroom nhỏ lại bị bí đội hình. Có chương trình visual LED rất mạnh nhưng sân khấu thấp nên hiệu ứng không lên được như mong đợi. Cũng có trường hợp khách mời đang ăn tiệc hoặc chưa tập trung nên opening dù đẹp vẫn không tạo được cảm xúc như lúc xem demo.

Vì vậy khi thuê vũ đoàn, clip tham khảo chỉ nên dùng để xem style biểu diễn. Điều quan trọng hơn vẫn là:

• concept có hợp event không,
• sân khấu có phù hợp không,
• timing xuất hiện có đúng không.

Nhiều doanh nghiệp thường chỉ chú ý đến phần biểu diễn mà quên rằng rehearsal mới là thứ quyết định tiết mục có mượt hay không khi lên sân khấu thật.

Một opening event thường liên quan cùng lúc đến:

• dancer,
• MC,
• âm thanh,
• ánh sáng,
• visual LED,
• smoke,
• camera,
• stage cue.

Nếu không rehearsal trước, chỉ cần một khâu lệch timing là toàn bộ tiết mục dễ bị hụt cảm xúc ngay lập tức.

Có những chương trình dancer biểu diễn rất tốt nhưng visual chạy chậm vài nhịp. Có event spotlight bắt sai đội hình hoặc MC nói chồng đúng đoạn beat drop làm toàn bộ opening mất cao trào. Những lỗi này khi xem rehearsal có thể chỉnh khá nhanh, nhưng nếu xảy ra lúc event đang diễn ra thì khán giả sẽ cảm nhận thấy ngay.

Đó là lý do các chương trình lớn hiện nay thường dành khá nhiều thời gian cho rehearsal thay vì chỉ tập trung setup sân khấu.

Một lỗi khá phổ biến là chọn tiết mục chỉ vì “đẹp” mà không để ý đến khách mời thực tế của chương trình. Có gala khách doanh nhân lớn tuổi nhưng opening lại quá mạnh và dồn dập khiến không khí khá lệch. Ngược lại, nhiều activation dành cho giới trẻ nhưng phần biểu diễn lại quá corporate, khiến crowd không thật sự bị cuốn vào.

Ngoài ra, nhiều event cố nhồi quá nhiều tiết mục liên tục để tạo cảm giác hoành tráng. Nhưng trên thực tế, một chương trình có quá nhiều performance thường rất dễ loãng mood. Khán giả bắt đầu mệt và không còn cảm giác mong chờ cao trào nữa.

Một vấn đề khác cũng khá thường gặp là booking quá sát ngày diễn. Điều này khiến:

• ít thời gian rehearsal,
• khó chỉnh concept,
• khó sync visual,
• và đôi khi phải dùng đội hình thay thế do lịch performer kín.

Nếu doanh nghiệp cần được tư vấn đội hình, concept và cách đưa tiết mục vào chương trình thật, có thể tham khảo dịch vụ cho thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, nhóm múa biểu diễn sự kiện.

Nhiều người thường dùng ba khái niệm này giống nhau, nhưng trong event thực tế chúng có sự khác biệt khá rõ.

Nhóm nhảy thường thiên về năng lượng, movement hiện đại và crowd interaction. Những chương trình activation, roadshow hoặc launch sản phẩm thường dùng nhóm nhảy khá nhiều vì dễ kéo mood và tạo không khí sôi động.

Nhóm múa lại phù hợp với các sân khấu thiên về storytelling hoặc hình ảnh sân khấu nhiều hơn. Những chương trình corporate, lễ kỷ niệm hoặc opening mang màu sắc nghệ thuật thường hợp với nhóm múa hơn nhóm nhảy thuần dance.

Trong khi đó, vũ đoàn thường là đội hình biểu diễn chuyên nghiệp có khả năng dựng tiết mục event hoàn chỉnh, phối hợp rehearsal, visual và flow sân khấu tốt hơn.

Doanh nghiệp cần tư vấn đội hình phù hợp cho gala dinner, activation, khai trương hoặc hội nghị khách hàng có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê vũ đoàn, nhóm nhảy biểu diễn sự kiện để lựa chọn concept phù hợp với từng loại chương trình.

Nhiều doanh nghiệp nghĩ chi phí chỉ phụ thuộc vào số lượng dancer, nhưng thực tế còn khá nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến ngân sách.

Ví dụ:

• chương trình cần rehearsal riêng,
• biểu diễn nhiều suất,
• outdoor event,
• có LED visual,
• có đạo cụ,
• hoặc phải di chuyển ngoài tỉnh,
  thì chi phí thường sẽ khác so với một opening đơn giản trong ballroom khách sạn.

Ngoài ra, những concept cần dựng riêng theo màu thương hiệu hoặc sync visual riêng cũng thường tốn nhiều thời gian chuẩn bị hơn.

Với các chương trình nhỏ, việc booking trước khoảng một đến hai tuần thường vẫn có thể xử lý được nếu concept không quá phức tạp.

Tuy nhiên với:

• gala dinner cuối năm,
• launch sản phẩm,
• countdown,
• activation nhiều suất,
  thì nên chuẩn bị sớm hơn khá nhiều.

Thời điểm cuối năm thường là mùa cao điểm của event nên lịch performer rất dễ kín. Nếu booking quá sát ngày diễn, doanh nghiệp thường sẽ ít lựa chọn hơn và khó rehearsal kỹ như mong muốn.

Nếu chương trình chỉ cần một tiết mục đơn giản thì việc thuê riêng nhóm nhảy có thể đã đủ.

Nhưng với các event:

• có opening lớn,
• nhiều visual,
• nhiều cue sân khấu,
• reveal sản phẩm,
• activation nhiều suất,
• hoặc cần dựng concept riêng,
  thì việc thuê đơn vị có khả năng dựng tổng thể thường sẽ an toàn hơn khá nhiều.

Điều này giúp:

• đồng bộ visual,
• đồng bộ timing,
• giảm lỗi sân khấu,
• và tiết kiệm thời gian coordination giữa nhiều bên.

Doanh nghiệp, agency hoặc đơn vị tổ chức sự kiện đang cần tư vấn đội hình biểu diễn phù hợp cho gala dinner, activation, khai trương, hội nghị khách hàng hoặc chương trình thương hiệu có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, nhóm múa biểu diễn sự kiện của INTOUR để lựa chọn concept, đội hình và flow sân khấu phù hợp với từng chương trình thực tế.

Trước khi chốt tiết mục, doanh nghiệp nên đặt hạng mục biểu diễn trong tổng thể nhân sự sự kiện, vì vũ đoàn thường cần phối hợp với MC, DJ, ban nhạc, âm thanh ánh sáng, quay phim chụp ảnh và đội ngũ điều phối để lên sân khấu đúng thời điểm.

Nếu đã có ngân sách dự kiến, nên xem trước báo giá thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, nhóm múa biểu diễn sự kiện. Với từng loại chương trình, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thuê vũ đoàn, nhóm nhảy biểu diễn khai trương, vũ đoàn biểu diễn gala dinner, year end party, nhóm múa biểu diễn hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm công ty hoặc nhóm nhảy biểu diễn ra mắt sản phẩm, activation, roadshow.