Vì Sao Cùng Là Vũ Đoàn Nhưng Chi Phí Khác Nhau?

Đây là nhầm lẫn khá phổ biến. Nhiều doanh nghiệp khi hỏi giá thường bắt đầu bằng câu: “Vũ đoàn sáu người bao nhiêu?” hoặc “Tám dancer giá thế nào?”. Cách hỏi này không sai, vì số lượng người chắc chắn ảnh hưởng đến chi phí. Nhưng nếu chỉ so theo số lượng dancer thì rất dễ hiểu chưa đúng.

Cùng là sáu người, nhưng một nhóm chỉ diễn bài có sẵn trong một chương trình nhỏ sẽ khác với sáu người phải dựng opening riêng cho gala khách hàng. Cùng là tám người, nhưng biểu diễn một lần trong nội thành sẽ khác với tám người phải đi tỉnh, tổng duyệt từ chiều, chờ đến tối và diễn theo cue sân khấu.

Có những đội hình nhìn số lượng giống nhau nhưng chất lượng biểu diễn, khả năng giữ đội hình, kinh nghiệm sân khấu và cách phối hợp với chương trình lại khác rất nhiều. Một nhóm quen chạy event doanh nghiệp sẽ biết cách vào sân khấu, chờ cue, xử lý khi nhạc trễ, khi MC dẫn dài, khi ánh sáng chưa đúng. Những chuyện này người xem có thể không gọi tên được, nhưng sẽ cảm nhận được sự mượt mà của tiết mục.

Vì vậy, số lượng dancer chỉ là một phần của báo giá. Nếu chỉ chọn theo số người và mức giá thấp nhất, doanh nghiệp rất dễ bỏ qua những thứ quan trọng hơn như kinh nghiệm biểu diễn, thời gian chuẩn bị và khả năng xử lý thực tế trong ngày diễn.

Vũ đoàn biểu diễn cho sự kiện không giống một nhóm tập nhảy để quay clip. Event thật có rất nhiều tình huống phát sinh. Nhạc có thể vào trễ vài giây. MC có thể dẫn dài hơn dự kiến. Sân khấu có thể nhỏ hơn layout. Ánh sáng có thể không bắt đúng vị trí. Khách VIP có thể đến muộn làm timeline bị dời.

Một vũ đoàn có kinh nghiệm sẽ bình tĩnh hơn trong những tình huống đó. Họ biết chờ đúng cue, biết giữ đội hình khi sân khấu hẹp, biết điều chỉnh khoảng cách khi rehearsal phát hiện mặt sàn không đủ rộng. Với những chương trình quan trọng như gala dinner, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm hoặc khai trương showroom lớn, kinh nghiệm này rất đáng giá.

Có nhiều tiết mục nhìn trên giấy khá đơn giản, nhưng khi vào chương trình thật mới thấy người biểu diễn cần hiểu sân khấu. Chỉ cần đứng sai vị trí, vào nhạc sớm hoặc di chuyển không đúng lối, phần mở màn có thể bị gãy nhịp. Với khách ngồi dưới, họ không cần biết lỗi đến từ đâu. Họ chỉ cảm thấy tiết mục chưa mượt.

Đó là lý do những đội hình có kinh nghiệm event thường có chi phí cao hơn nhóm mới hoặc nhóm chỉ quen biểu diễn sân khấu nhỏ. Chi phí đó không chỉ trả cho vài phút trên sân khấu, mà trả cho sự ổn định trong cả quá trình chuẩn bị và biểu diễn.

Có những chương trình chỉ cần nhóm nhảy lên sân khấu biểu diễn một bài đã có sẵn. Nhạc có sẵn, đội hình có sẵn, trang phục có sẵn, chỉ cần chỉnh nhẹ cho phù hợp chương trình. Dạng này thường có chi phí dễ chịu hơn.

Nhưng cũng có chương trình cần tiết mục được dàn dựng riêng theo chủ đề. Ví dụ một gala kỷ niệm 10 năm, một lễ tri ân đại lý, một buổi ra mắt sản phẩm mới hoặc một chương trình cần reveal thương hiệu. Lúc này, vũ đoàn không chỉ mang bài diễn có sẵn lên sân khấu. Họ phải hiểu chương trình, chọn nhạc, dựng đội hình, tính thời điểm xuất hiện, phối hợp với MC, LED, ánh sáng và đôi khi cả sản phẩm thật trên sân khấu.

Cùng là đội hình sáu người, nhưng một bên chỉ biểu diễn một bài sẵn, một bên phải dựng lại gần như toàn bộ tiết mục thì giá không thể giống nhau. Phần dàn dựng này mất thời gian, cần người biên đạo, cần rehearsal và cần điều chỉnh theo sân khấu thật.

Nhiều doanh nghiệp ban đầu chỉ muốn “thuê vũ đoàn cho có tiết mục”, nhưng sau khi trao đổi lại muốn tiết mục phải đúng màu thương hiệu, đúng chủ đề, có đoạn mở đầu, có đoạn cao trào, có điểm kết để MC bước ra. Khi yêu cầu thay đổi, chi phí thay đổi là chuyện bình thường.

Nếu doanh nghiệp muốn hiểu rõ hơn những phần làm giá thay đổi, có thể xem thêm bài giá thuê vũ đoàn sự kiện phụ thuộc những yếu tố nào để dễ dự trù ngân sách trước khi chốt chương trình.

Concept có sẵn thường phù hợp với những chương trình cần tiết mục nhanh, ngân sách vừa phải hoặc không yêu cầu cá nhân hóa quá sâu. Ví dụ một tiết mục dance opening cho khai trương nhỏ, một bài nhảy sôi động cho tiệc nội bộ, hoặc một phần biểu diễn ngắn trong gala không quá phức tạp. Nếu chương trình hợp với tiết mục có sẵn, đây là cách làm khá tiết kiệm.

Nhưng concept dựng riêng lại là câu chuyện khác. Với những chương trình có chủ đề rõ, có thông điệp thương hiệu hoặc có sản phẩm cần ra mắt, tiết mục thường phải được làm kỹ hơn. Có khi chỉ riêng việc chọn nhạc và chỉnh flow đã mất nhiều thời gian. Sau đó còn trang phục, đội hình, cách vào sân khấu, điểm kết, ánh sáng, LED và thời điểm MC dẫn tiếp.

Concept dựng riêng có thể giúp chương trình khác biệt hơn, nhưng chắc chắn sẽ tốn công hơn. Không thể lấy giá của một bài diễn có sẵn để so với một tiết mục được dựng theo yêu cầu riêng. Một bên là sử dụng lại tài nguyên đã có, một bên là làm mới cho chương trình cụ thể.

Doanh nghiệp nên xác định ngay từ đầu mình cần mức nào. Nếu chỉ cần không khí, concept có sẵn được chỉnh nhẹ là đủ. Nếu cần dấu ấn thương hiệu, cần tiết mục mở màn quan trọng hoặc cần ghi hình truyền thông, concept riêng sẽ đáng đầu tư hơn.

Có những chương trình nhìn báo giá thấy nhóm nhảy chỉ diễn vài phút nên nghĩ chi phí phải rất thấp. Nhưng thực tế, thời gian trên sân khấu chỉ là phần người xem nhìn thấy. Phía sau có thể là nhiều giờ chuẩn bị.

Vũ đoàn có thể phải đến sớm để thử sân khấu, khớp nhạc, thay đồ, make-up, kiểm tra ánh sáng, chờ tổng duyệt rồi chờ đến giờ diễn chính. Có chương trình timeline trễ, nhóm phải chờ lâu hơn dự kiến. Có chương trình tổng duyệt nhiều lần vì LED, MC hoặc kỹ thuật chưa khớp. Những phần này đều là thời gian làm việc thật.

Đặc biệt với các chương trình có opening quan trọng, rehearsal gần như không thể bỏ qua. Không rehearsal thì rất dễ xảy ra lỗi: nhạc vào trễ, ánh sáng bắt sai vị trí, dancer không đủ khoảng di chuyển, MC chưa biết lúc nào phải dừng lời dẫn. Những lỗi này nếu xảy ra lúc diễn thật thì rất khó cứu.

Vì vậy, khi một báo giá có tính rehearsal và thời gian chờ, nó thường sẽ khác với báo giá chỉ tính vài phút biểu diễn. Nhìn qua có thể cao hơn, nhưng lại an toàn hơn cho chương trình.

Trang phục cũng là lý do khiến chi phí giữa các vũ đoàn khác nhau. Có nhóm dùng trang phục có sẵn, phù hợp tương đối với tiết mục. Có nhóm phải chuẩn bị trang phục riêng theo màu thương hiệu, theo concept gala, theo chủ đề khai trương hoặc theo yêu cầu của khách hàng.

Một chương trình hội nghị khách hàng cần cảm giác sang sẽ không thể dùng trang phục quá sặc sỡ hoặc quá trẻ. Một activation dành cho giới trẻ lại cần màu sắc nổi bật hơn. Một tiết mục múa LED cần trang phục chuyên dụng. Một chương trình có khách quốc tế có thể cần trang phục dân gian hoặc áo dài được chuẩn bị kỹ hơn.

Trang phục nghe có vẻ là phần phụ, nhưng lên sân khấu lại ảnh hưởng rất nhiều. Một tiết mục có bài diễn tốt nhưng trang phục lệch màu chương trình vẫn làm tổng thể bị sai. Có nhiều event chỉ vì trang phục không hợp mà tiết mục nhìn kém chỉn chu hơn hẳn.

Nếu doanh nghiệp yêu cầu hình ảnh cao, trang phục riêng, phụ kiện riêng hoặc đạo cụ đi kèm, chi phí sẽ khác với gói biểu diễn đơn giản. Điều này không phải phát sinh vô lý, mà là phần cần thiết để tiết mục hòa vào tổng thể chương trình.

Một tiết mục opening gala diễn một lần sẽ khác với activation cần diễn nhiều suất trong ngày. Đây là điểm rất nhiều doanh nghiệp dễ bỏ sót khi so chi phí.

Với activation, nhóm nhảy có thể phải diễn lặp lại nhiều lần theo từng khung giờ. Mỗi suất diễn cần giữ năng lượng, chuẩn bị lại đội hình, chờ cue từ MC và đôi khi phải thay đổi nhẹ theo lượng khách tại điểm diễn. Nếu chương trình chạy ở nhiều điểm khác nhau, nhóm còn phải di chuyển, nghỉ giữa ca và chuẩn bị lại trang phục, âm thanh, vị trí.

Có những activation nhìn mỗi suất chỉ vài phút, nhưng tổng thời gian nhóm phải có mặt tại chương trình gần như cả ngày. Khi đó chi phí không thể tính như một tiết mục duy nhất trong gala dinner.

Ngược lại, nếu chỉ cần một tiết mục ngắn, thời gian có mặt rõ, không phải chờ lâu, không cần diễn lại, chi phí sẽ gọn hơn. Vì vậy khi hỏi giá, doanh nghiệp nên nói rõ số lần biểu diễn chứ không chỉ nói thời lượng mỗi bài.

Địa điểm cũng là yếu tố làm chi phí thay đổi. Một chương trình trong nội thành, di chuyển thuận tiện, thời gian rõ ràng sẽ khác với chương trình ở tỉnh, resort, nhà máy xa trung tâm hoặc khu vực phải đi lại nhiều.

Có những event ngoài tỉnh chỉ cần một tiết mục, nhưng nhóm phải di chuyển từ sớm, có mặt để tổng duyệt, chờ đến tối diễn rồi về muộn. Nhìn trên sân khấu thì chỉ vài phút, nhưng cả ngày của đội biểu diễn đã dành cho chương trình. Chi phí lúc này không chỉ là phần biểu diễn, mà còn là di chuyển, thời gian chờ và công sức chuẩn bị.

Với resort hoặc địa điểm xa, còn có thể phát sinh ăn ở, xe đưa đón, thời gian đi lại và lịch trình sắp xếp. Nếu chương trình diễn vào mùa cao điểm, cuối năm hoặc ngày đẹp, chi phí nhân sự cũng có thể thay đổi vì lịch event dày hơn.

Doanh nghiệp muốn nhận báo giá sát nên gửi rõ địa điểm ngay từ đầu. Chỉ nói “diễn ở Bình Dương” hoặc “diễn ở Đồng Nai” đôi khi chưa đủ, vì khoảng cách giữa các khu vực có thể chênh lệch khá nhiều.

Trong event, báo giá rẻ không phải lúc nào cũng sai. Có những chương trình nhỏ, yêu cầu đơn giản, dùng đội hình gọn, bài có sẵn thì mức giá thấp hoàn toàn có thể phù hợp. Nhưng với chương trình quan trọng, chỉ nhìn giá rẻ nhất để chốt thì khá rủi ro.

Rủi ro thường không lộ ra lúc nhận báo giá. Nó lộ ra trong ngày diễn. Nhóm đến trễ, trang phục không hợp, dancer chưa quen sân khấu, không có rehearsal, không biết cue với MC, bài diễn không đúng không khí, hoặc khi có thay đổi thì xử lý chậm. Những lỗi này có thể làm chương trình mất cảm xúc nhiều hơn số tiền tiết kiệm ban đầu.

Một báo giá tốt không nhất thiết phải là báo giá cao nhất. Nhưng nó phải rõ ràng. Doanh nghiệp cần biết giá đó bao gồm những gì: bao nhiêu dancer, diễn mấy tiết mục, có rehearsal không, trang phục ra sao, có tính thời gian chờ chưa, có di chuyển chưa, có hỗ trợ chỉnh tiết mục theo chương trình không.

Nếu hai báo giá chênh nhau, đừng chỉ nhìn con số cuối. Hãy nhìn phần việc phía sau. Nhiều khi báo giá cao hơn một chút nhưng đã bao gồm điều phối, rehearsal và chuẩn bị kỹ lại an toàn hơn nhiều.

Trước khi chốt thuê vũ đoàn, doanh nghiệp nên nhìn báo giá theo bối cảnh chương trình thật. Chương trình của mình cần tiết mục đơn giản hay là phần mở màn quan trọng? Khách tham dự là ai? Sân khấu lớn hay nhỏ? Có LED, MC, ánh sáng, nghi thức, sản phẩm ra mắt hay không? Nhóm biểu diễn có cần đến sớm để tổng duyệt không? Có phải diễn nhiều suất không?

Khi những thông tin này rõ, báo giá sẽ dễ hiểu hơn. Một mức giá cao hơn có thể hợp lý nếu chương trình cần chuẩn bị nhiều. Một mức giá thấp có thể phù hợp nếu nhu cầu đơn giản. Vấn đề không phải đắt hay rẻ, mà là có đúng với chương trình không.

Cũng nên yêu cầu đơn vị cung cấp nói rõ phần bao gồm và chưa bao gồm. Nếu có thể, hãy gửi layout sân khấu, thời gian diễn, địa điểm, số lượng khách, loại chương trình và mong muốn về phong cách biểu diễn. Càng rõ từ đầu, báo giá càng sát, ít phát sinh và tiết mục càng dễ đúng mood.

Doanh nghiệp cần tham khảo bảng giá cụ thể hơn có thể xem thêm bài báo giá thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, nhóm múa biểu diễn sự kiện để có thêm cơ sở dự trù ngân sách.