Công Ty Chuyên Tổ Chức Tour Trong Và Ngoài Nước INTOUR | Tổ Chức Sự Kiện | M.I.C.E
HOTLINE: 0979 655 373 | 0847 27 27 72
Ngành làm đẹp tại Việt Nam đang phát triển với tốc độ nhanh chóng, khi ngày càng nhiều spa và thẩm mỹ viện ra đời để đáp ứng nhu cầu chăm sóc sắc đẹp ngày càng tăng cao của khách hàng. Tuy nhiên, sự bùng nổ này cũng đồng nghĩa với việc mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt, buộc các doanh nghiệp phải tìm cách tạo nên sự khác biệt để khẳng định thương hiệu và chiếm được vị trí trong tâm trí khách hàng.
Trong bối cảnh đó, buổi khai trương không chỉ đơn thuần là cột mốc đánh dấu ngày đầu tiên chính thức hoạt động, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tạo dấu ấn thương hiệu, thể hiện phong cách riêng và khơi gợi sự quan tâm của cộng đồng.
Một sự kiện khai trương được tổ chức chuyên nghiệp và sáng tạo có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng: từ việc thu hút khách hàng tiềm năng, tận dụng hiệu quả truyền thông để lan tỏa hình ảnh, cho đến xây dựng ấn tượng ban đầu về sự uy tín và chuyên nghiệp. Đây chính là bước khởi đầu vững chắc, góp phần đặt nền móng cho sự phát triển lâu dài của spa, thẩm mỹ viện.
Trong bài viết này, INTOUR sẽ chia sẻ chi tiết quy trình và kinh nghiệm tổ chức khai trương, giúp doanh nghiệp tạo nên dấu ấn mạnh mẽ ngay từ ngày đầu tiên hoạt động.
Tổ chức khai trương Spa, Thẩm Mỹ Viện không chỉ đơn thuần là một nghi thức chào đón ngày hoạt động đầu tiên của doanh nghiệp, mà còn mang ý nghĩa quan trọng trong việc định vị thương hiệu trên thị trường làm đẹp đầy cạnh tranh.
Đây là thời điểm vàng để doanh nghiệp công bố sự hiện diện của mình, thu hút sự chú ý từ khách hàng tiềm năng và tạo ra dấu ấn khác biệt ngay từ bước khởi đầu. Một sự kiện khai trương được tổ chức chuyên nghiệp sẽ thể hiện sự đầu tư nghiêm túc của spa, qua đó xây dựng niềm tin nơi khách hàng và đối tác.
Trong thực tế, nhiều spa mới dù chưa có tên tuổi lớn nhưng nhờ tổ chức khai trương bài bản đã nhanh chóng ghi dấu ấn trong cộng đồng địa phương. Sự kiện không chỉ giúp doanh nghiệp lấp đầy lịch hẹn trong tuần đầu tiên mà còn tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ trên mạng xã hội. Chính "ấn tượng ban đầu" cùng "hiệu ứng truyền thông" mà buổi khai trương mang lại sẽ quyết định khả năng phát triển lâu dài của spa, thẩm mỹ viện, bước đệm giúp thương hiệu nổi bật.
Ngành spa và thẩm mỹ viện có tính đặc thù cao, nơi khách hàng không chỉ quan tâm đến chất lượng dịch vụ trên quảng cáo mà còn cần được trực tiếp trải nghiệm thực tế. Chính vì vậy, buổi khai trương không chỉ mang ý nghĩa giới thiệu dịch vụ, mà còn là cơ hội vàng để tạo sự kết nối cảm xúc và khẳng định uy tín thương hiệu ngay từ những giây phút đầu tiên.
Một sự kiện khai trương được chuẩn bị kỹ lưỡng thường mang lại nhiều giá trị cụ thể:
Chính nhờ những lợi ích này, khai trương trở thành bước khởi đầu quan trọng, mở ra con đường dài hơi cho spa trong việc xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu bền vững.
Trong ngành làm đẹp, "ấn tượng đầu tiên" thường quyết định tới 70% khả năng khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ. Spa, thẩm mỹ viện được tổ chức khai trương chỉn chu sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp, sang trọng và đáng tin cậy. Từ cách bày trí không gian, sự thân thiện của nhân viên cho đến phong cách dẫn dắt của MC, tất cả đều góp phần khắc sâu hình ảnh thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
Ví dụ, khi bước vào một spa với không gian trang trí tinh tế, nhân viên phục vụ chu đáo và chương trình khai trương sôi động, khách hàng sẽ cảm nhận được sự đầu tư và tâm huyết của doanh nghiệp. Trải nghiệm ban đầu tích cực này không chỉ khiến họ tin tưởng dịch vụ mà còn có xu hướng giới thiệu đến bạn bè, người thân. Chính sự lan tỏa từ "ấn tượng đầu tiên" này sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh bền vững cho thương hiệu spa.
Trong tổ chức khai trương spa, thẩm mỹ viện, yếu tố chuẩn bị quyết định tới 80% thành công của sự kiện. Đây không chỉ là công đoạn hậu cần, mà còn là bước hoạch định chiến lược giúp doanh nghiệp làm chủ ngân sách, hạn chế rủi ro và tạo ra một chương trình chuyên nghiệp, thu hút.
Các bước chuẩn bị nền tảng quan trọng bao gồm:
Việc xác định mục tiêu khai trương là kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình chuẩn bị hay lập kế hoạch tổ chức khai trương. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng "làm cho có" và khó đo lường hiệu quả. Một số mục tiêu cụ thể mà spa có thể đặt ra:
Mục tiêu cụ thể, có số liệu rõ ràng, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá thành công và tối ưu chiến lược marketing về sau.
Địa điểm tổ chức – Venue (khoản chi phí không cố định)
Nếu không gian spa quá nhỏ hoặc không phù hợp để đón đông khách, việc thuê hội trường hoặc không gian ngoài trời là lựa chọn cần cân nhắc.
Đây là hạng mục chi phí lớn và cần quyết định sớm để đảm bảo địa điểm phù hợp với quy mô sự kiện cũng như dễ dàng bố trí trang trí, sân khấu và các hoạt động.
Backdrop & trang trí (chiếm khoảng 20% ngân sách)
Không gian sự kiện là yếu tố tạo ấn tượng đầu tiên với khách mời. Các hạng mục quan trọng bao gồm cổng hoa, bàn lễ tân, photobooth check - in, khu vực chụp hình khách mời. Một không gian được đầu tư trang trí chỉnh chu sẽ góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu spa, khiến khách hàng cảm nhận được sự chuyên nghiệp và đẳng cấp ngay từ khi bước vào.
Nhân sự sự kiện (chiếm khoảng 20% ngân sách)
Đội ngũ nhân sự sự kiện quyết định phần lớn đến không khí và sự trọn vẹn của chương trình. MC khai trương giữ vai trò dẫn dắt, ca sĩ hoặc tiết mục biểu diễn tạo điểm nhấn, trong khi PG/PG sự kiện khai trương sẽ hỗ trợ đón khách và đội ngũ kỹ thuật vận hành các thiết bị sự kiện khai trương bao gồm âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, pháo điện, điều hoà, nhà bạt không gian,... đảm bảo sự kiện diễn ra trôi chảy.
Thiết bị sự kiện khai trương (gộp vào ngân sách cho nhân sự & trang trí)
Thiết bị sự kiện khai trương chuyên nghiệp cũng giúp chương trình thêm hấp dẫn. Đây cũng là yếu tố kỹ thuật cần được đầu tư để tạo trải nghiệm tốt cho khách mời, tránh những sự cố làm gián đoạn hoặc giảm chất lượng chương trình.
Quà tặng (chiếm khoảng 15% ngân sách)
Quà tặng khai trương không chỉ mang tính tri ân mà còn là cách giữ chân khách hàng. Các lựa chọn phổ biến là voucher giảm giá dịch vụ, mỹ phẩm chăm sóc da, hoặc gói trải nghiệm thử liệu trình. Quà tặng càng thiết thực và phù hợp nhu cầu, khả năng khách hàng quay lại spa càng cao.
Marketing & truyền thông (chiếm khoảng 30% ngân sách)
Hoạt động truyền thông cho lễ khai trương (trước - trong - sau sự kiện) quyết định hiệu ứng lan tỏa của ngày khai trương. Bao gồm chạy quảng cáo Facebook, đăng bài báo online, in tờ rơi tại khu vực lân cận, đồng thời mời KOL hoặc beauty blogger tham gia để tăng độ tin cậy và thu hút sự quan tâm từ cộng đồng.
Dự phòng (chiếm khoảng 15% ngân sách)
Dù chuẩn bị kỹ lưỡng, sự kiện vẫn có thể phát sinh chi phí ngoài dự kiến: in ấn bổ sung, nhân sự tăng ca, chi phí phát sinh kỹ thuật. Việc dành 15% ngân sách dự phòng giúp chủ spa chủ động xử lý và giữ cho chương trình diễn ra trọn vẹn.
|
Thời gian |
Giai đoạn |
Các hạng mục công việc chính |
Mục tiêu & Lưu ý quan trọng |
|
Trước 30 – 45 ngày |
Lên kế hoạch & Đặt dịch vụ |
- Xác định mục tiêu, Concept chủ đạo và dự trù ngân sách. - Đặt chỗ các hạng mục lớn: Địa điểm (Venue), Backdrop, Decor, Âm thanh ánh sáng. - Booking nhân sự: MC, Ca sĩ, Nhóm múa. - Chuẩn bị quà tặng (Door-gift). |
- Mức độ quan trọng: Quyết định 80% thành công. - Lưu ý: Nếu tổ chức tại Spa, cần thiết kế lại không gian mới mẻ. Đặt dịch vụ sớm để tránh tình trạng "cháy lịch" mùa cao điểm. |
|
Trước 15 – 20 ngày |
Đẩy mạnh Truyền thông (Marketing) |
- Chạy quảng cáo Facebook/Google Ads. - Phát hành thông cáo báo chí (PR). - Gửi thiệp mời (E-invitation/Thiệp cứng) cho VIP, KOLs, Beauty Blogger. - Tung chương trình ưu đãi: Giảm giá, tặng voucher trải nghiệm. |
- Đặt KPIs phù hợp. Hãy đảm bảo ít nhất 50 – 200 khách biết đến và sẵn sàng tham dự (tuỳ quy mô, mối quan hệ…). - Mục tiêu: Tạo “làn sóng” dư luận và sự tò mò trước sự kiện. |
|
Trước 7 ngày |
Hoàn thiện chi tiết & Chạy thử |
- Rà soát toàn bộ hạng mục: Decor, Âm thanh, Nhân sự, Kịch bản MC. - Tổ chức buổi chạy thử nhỏ (Dry Run) nội bộ. |
- Mục tiêu: Kiểm tra thời lượng, sự phối hợp âm nhạc - ánh sáng. - Lưu ý: Phát hiện và xử lý rủi ro trước ngày chính thức. |
|
Trước 1 ngày |
Setup & Tổng duyệt (Rehearsal) |
- Thi công, lắp đặt: Cổng hoa, Bàn lễ tân, Photobooth, Khu trưng bày. - Tổng duyệt lần cuối (Grand Rehearsal) với MC và toàn bộ ekip. |
- Yêu cầu: Mọi khâu vận hành phải nhịp nhàng, khớp kịch bản 100%. - Lưu ý: Đảm bảo hệ thống điện, thiết bị dự phòng sẵn sàng. |
|
Trong ngày sự kiện |
Vận hành & Tạo dấu ấn |
- Đón khách: PG/Lễ tân đón tiếp nồng nhiệt. - Điều phối: MC dẫn dắt, nhân viên hỗ trợ trải nghiệm. - Điểm nhấn (Key Moment): Cắt băng khánh thành, phát biểu, trao quà. |
- Mục tiêu: Thể hiện sự chuyên nghiệp tuyệt đối. Mang đến cho khách hàng tham dự cảm giác được trân trọng và ấn tượng mạnh mẽ. |
|
Sau sự kiện 3 – 7 ngày |
Chăm sóc & Duy trì (Post-event) |
- Gửi Email/SMS cảm ơn. - Đăng tải album ảnh/video highlight lên Fanpage. - Tung ưu đãi hậu sự kiện (VD: Giảm 20% trong 1 tháng cho khách đã tham dự). |
- Vai trò: "Chìa khóa" biến khách mời thành khách hàng trung thành. - Lợi ích: Tăng lượng Follow, giữ nhiệt thương hiệu và thúc đẩy doanh số. |
Lưu ý: Timeline này có thể linh hoạt điều chỉnh tùy theo quy mô của từng Spa, thẩm mỹ viện. Quý khách hàng hợp tác với INTOUR sẽ được cung cấp một check-list 100 hạng mục chi tiết kèm theo nhân sự sự kiện chuyên nghiệp giúp giám sát tiến độ từng ngày cho gói tổ chức khai trương.
Một sự kiện khai trương spa/thẩm mỹ viện chỉ thực sự trọn vẹn khi đảm bảo đầy đủ thủ tục pháp lý. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy phép tổ chức khai trương sau:
Việc hoàn thiện giấy tờ không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, tránh gián đoạn do kiểm tra, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín trong mắt khách hàng ngay từ ngày đầu tiên.
Xu hướng tổ chức sự kiện khai trương Spa/ Thẩm mỹ viện vào buổi tối không đơn thuần mang tính thẩm mỹ, mà xuất phát từ insight hành vi khách hàng mục tiêu. Nhóm khách VIP, doanh nhân, giới văn phòng thường bận rộn giờ hành chính; buổi tối là thời điểm họ thảnh thơi, sẵn sàng tiếp nhận trải nghiệm cao cấp.
Mỗi ngành hàng đều có một "ngôn ngữ" riêng để giao tiếp hiệu quả nhất với khách hàng mục tiêu của mình. Vì thế, buổi lễ cũng cần phải có cách thức tổ chức khai trương theo ngành nghề riêng biệt, tạo sự kết nối với "tiếng nói" của thương hiệu, dễ dàng chạm đến khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp.
Với hệ thống spa / thẩm mỹ viện, sản phẩm cốt lõi không chỉ là dịch vụ mà là sự thư giãn và cảm xúc, nên khung giờ tối giúp loại bỏ nhịp sống vội vã ban ngày, tối ưu "điểm chạm cảm xúc".
Đồng thời, ánh sáng đêm kết hợp lighting show, nến thơm và mùi hương tinh tế cho phép nâng tầm không gian, chuyển hóa lễ cắt băng truyền thống thành dạ tiệc nghệ thuật, đúng tinh thần định vị đẳng cấp mà các thương hiệu cao cấp theo đuổi.
Bên cạnh giá trị trải nghiệm, sự kiện tối đặt ra nhiều thách thức vận hành. Đầu tiên là bài toán hình ảnh truyền thông: ánh sáng yếu dễ làm giảm chất lượng ảnh check - in, ảnh lan tỏa trên mạng xã hội.
Tiếp theo là chi phí – tiệc mặn, rượu vang, nhân sự ngoài giờ thường cao hơn so với tea - break buổi sáng, khiến chủ Spa lo ngại ngân sách vượt kiểm soát.
Ngoài ra, còn tồn tại rào cản tâm lý phong thủy, khi quan niệm Á Đông cho rằng giờ Hoàng đạo cúng thần linh thường rơi vào buổi sáng, tạo sự băn khoăn giữa "làm đúng nghi thức" và "làm hiệu quả kinh doanh". Nếu không có chiến lược tổng thể, doanh nghiệp rất dễ rơi vào thế chọn một – bỏ một.
Từ kinh nghiệm triển khai thực tế của INTOUR, mô hình Hybrid – Tách đôi Lễ & Tiệc được xem là giải pháp tối ưu toàn diện. Thay vì dồn mọi thứ vào một khung giờ, sự kiện được chia thành hai giai đoạn rõ ràng.
Cách làm này không chỉ giải quyết triệt để các rào cản trên, mà còn giúp thương hiệu vừa "đúng nghi thức" vừa "đúng mục tiêu kinh doanh".
Với cấu trúc Hybrid được thiết kế bài bản, sự kiện khai trương không còn là bài toán "chọn giờ", mà trở thành chiến lược trải nghiệm giúp Spa khởi đầu thuận lợi và bứt tốc ngay từ ngày đầu ra mắt.
Tóm lại, quyết định lựa chọn thời điểm tổ chức khai trương không đơn thuần chỉ là việc chọn một con số trên đồng hồ hay tuân thủ yếu tố phong thủy. Đây chính là 'biến số' đầu tiên và quan trọng nhất, chi phối trực tiếp đến toàn bộ cấu trúc sự kiện: từ quy mô ngân sách, phương án hậu cần cho đến kịch bản cảm xúc của khách mời.
Sẽ không có công thức "đúng" hay "sai" tuyệt đối. Một Spa khởi nghiệp với ngân sách vừa phải có thể chọn sự chỉn chu, trang trọng của buổi sáng để tối ưu chi phí. Ngược lại, một thẩm mỹ viện/ showroom Spa 5 sao với tham vọng định vị thương hiệu sang trọng chắc chắn sẽ cần không gian huyền ảo của buổi tối để thăng hoa trải nghiệm. Sự phù hợp giữa ngân sách và mục tiêu chiến lược mới chính là chìa khóa của thành công.
Khi "thời điểm vàng" đã được ấn định, nền móng đã vững chắc, giờ là lúc chúng ta thổi hồn vào sự kiện để biến nó thành một tác phẩm nghệ thuật mang đậm dấu ấn thương hiệu.
Khung giờ bạn chọn sẽ phù hợp với phong cách trang trí nào? Ánh sáng tự nhiên hay đèn sân khấu sẽ kể câu chuyện của bạn tốt hơn? Hãy cùng INTOUR đi sâu vào bước then chốt tiếp theo: Lựa chọn Concept chủ đạo và Xây dựng Timeline chương trình chi tiết.
Một buổi khai trương spa, thẩm mỹ viện thành công không chỉ nằm ở việc chuẩn bị hậu cần đầy đủ mà còn ở concept và kịch bản xuyên suốt, giúp tạo ấn tượng thương hiệu ngay từ giây phút đầu tiên.
Concept phải được thiết kế đồng bộ với hình ảnh spa – từ màu sắc, trang trí đến phong cách MC và âm nhạc. Nếu spa định hướng phân khúc cao cấp, không gian sang trọng sẽ củng cố hình ảnh chuyên nghiệp; nếu hướng đến giới trẻ, sự trẻ trung, năng động lại là điểm nhấn.
Bên cạnh đó, kịch bản cần ngắn gọn, súc tích, tập trung vào những highlight có khả năng tạo dấu ấn: mời KOL làm khách mời danh dự, tổ chức show nghệ thuật đặc biệt, hay thiết kế các mini game gắn với dịch vụ làm đẹp.
Những chi tiết này giúp buổi khai trương không bị nhàm chán, đồng thời tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. Một kịch bản tốt sẽ cân bằng được phần nghi thức và phần trải nghiệm, để khách vừa cảm thấy được tôn trọng, vừa được tham gia một chương trình giải trí hấp dẫn.
Nếu ngân sách là "nguồn nhiên liệu" và kịch bản là "khung xương", thì concept khai trương chính là "linh hồn" quyết định sinh khí và sự thành bại của sự kiện. Đặc biệt trong ngành làm đẹp, nơi kinh doanh dựa trên sự tinh tế và cảm xúc, concept không bao giờ được phép dừng lại ở việc trang trí backdrop hay phối màu đơn thuần.
Concept đắt giá đóng vai trò như một vị "nhạc trưởng" vô hình, dẫn dắt mạch cảm xúc của khách mời đi theo đúng ý đồ của chủ doanh nghiệp. Nó biến sự tò mò khi nhận thiệp mời thành sự choáng ngợp lúc bước vào không gian sảnh (Foyer), chuyển hóa sự quan sát dè dặt thành niềm tin tuyệt đối khi trải nghiệm dịch vụ, và cuối cùng, neo giữ lại sự ngưỡng mộ sâu sắc khi ra về. Chính sự đồng bộ trong concept là ngôn ngữ không lời mạnh mẽ nhất để khẳng định đẳng cấp và cá tính thương hiệu ngay từ những giây phút đầu tiên.
Hiểu rõ rằng bạn không muốn sự kiện trọng đại của mình chìm nghỉm giữa hàng trăm buổi lễ "cắt băng - múa lân" rập khuôn, INTOUR đã nghiên cứu và chắt lọc bộ sưu tập concept khai trương Spa & Thẩm mỹ viện dẫn đầu xu hướng hiện nay. Những ý tưởng dưới đây được thiết kế không chỉ để "nhìn đẹp", mà để tạo ra vô vàn trải nghiệm đa giác quan thú vị, giúp thương hiệu của bạn thực sự "chạm" và bùng nổ.
Dù chọn concept nào, tất cả hạng mục từ backdrop, trang phục nhân sự, menu đồ uống, âm nhạc đến phong cách dẫn chương trình cần đồng bộ để khách hàng cảm nhận rõ bản sắc thương hiệu spa.
Một không gian đẹp và đồng bộ concept giúp khách hàng vừa trải nghiệm dịch vụ, vừa muốn chụp ảnh check - in và chia sẻ trên mạng xã hội – yếu tố gián tiếp tạo PR cho thương hiệu.
Thời gian
Hạng mục
Nội dung chi tiết
Kỹ thuật (Âm thanh/Ánh sáng)
Nhân sự phụ trách
18:00 – 18:30
Đón khách & Check - in
Đón khách tại cổng hoa.
Hướng dẫn chụp hình check - in backdrop.
Mời khách dùng tiệc Tea - break nhẹ.
Tặng quà lưu niệm/số bốc thăm.
Nhạc: Nhạc nền nhẹ nhàng, sang trọng (Acoustic/Violin không lời).
Ánh sáng: Sáng ấm, tập trung khu vực backdrop.
PG/Lễ tân
Đội quay phim/chụp hình
18:30 – 18:45
Ổn định & Mở màn
MC thông báo ổn định chỗ ngồi.
Tiết mục biểu diễn mở màn (Múa đương đại/Nhảy LED) gây ấn tượng thị giác.
Nhạc: Chuyển nhạc sôi động, hoành tráng (Intro).
Ánh sáng: Tắt đèn khách, đèn Follow chiếu vào sân khấu.
MC
Nhóm múa
Kỹ thuật viên
18:45 – 19:00
Phát biểu khai mạc
MC giới thiệu lý do, đại biểu.
Chủ Spa phát biểu: Tầm nhìn, sứ mệnh, cam kết.
Chiếu clip TVC giới thiệu Spa.
Nhạc: Nhạc nền cảm xúc (nhỏ dần khi phát biểu).
Màn hình LED: Chiếu logo/TVC.
MC
Chủ đầu tư (CEO)
19:00 – 19:15
Nghi thức Cắt băng
Mời đại biểu lên sân khấu.
Thực hiện cắt băng khánh thành.
Nâng ly Champagne chúc mừng.
Nhạc: Nhạc Victory (Chiến thắng) cao trào.
Hiệu ứng: Pháo điện/Pháo kim tuyến nổ ngay khi cắt băng.
PG bưng khay cắt băng
Đại biểu VIP
19:15 – 19:30
Biểu diễn nghệ thuật
Tiết mục ca sĩ khách mời hoặc hòa tấu nhạc cụ.
Khách mời dùng tiệc chính (nếu có) hoặc tiếp tục Tea - break.
Nhạc: Theo bài hát của ca sĩ.
Ánh sáng: Hiệu ứng đổi màu theo nhạc.
Ca sĩ/Nhóm nhạc
19:30 – 20:00
Trải nghiệm & Mini Game
Giới thiệu các dịch vụ "Key" của Spa.
Mini game đố vui có thưởng (Voucher/Mỹ phẩm).
Phỏng vấn cảm nghĩ khách hàng/KOLs.
Nhạc: Vui tươi, hào hứng.
Micro: Chuẩn bị mic không dây cho khách tương tác.
MC
KTV tư vấn viên
20:00 – 20:30
Lucky Draw (Bốc thăm)
Bốc thăm tìm ra chủ nhân giải thưởng lớn (Liệu trình VIP, Set mỹ phẩm...).
Trao giải và chụp ảnh lưu niệm.
Nhạc: Hồi hộp (khi bốc số) Vỡ òa (khi công bố).
Ánh sáng: Spotlight chiếu vào người trúng giải.
MC
Đại diện Spa trao giải
20:30 trở đi
Tham quan & Tiễn khách
Mời khách tham quan phòng dịch vụ/Soi da miễn phí.
Tặng quà Door - gift khi khách ra về.
Gửi lời cảm ơn.
Nhạc: Quay lại nhạc nền du dương, thư giãn.
Ánh sáng: Sáng toàn hội trường.
Toàn bộ nhân viên
Ban lãnh đạo
Để sự kiện khai trương không chỉ dừng lại ở các nghi thức cúng khai trương hay cắt băng khánh thành và chụp ảnh, showroom spa, thẩm mỹ viện cần biến nó thành một trải nghiệm đầy cảm xúc. Các hoạt động gắn kết sẽ giúp khách hàng trực tiếp cảm nhận dịch vụ, đồng thời tạo động lực chia sẻ, lan tỏa thương hiệu ra ngoài phạm vi sự kiện.
Đây là sự kết hợp giữa marketing trải nghiệm (experience marketing) và marketing lan tỏa (word - of - mouth), giúp sự kiện vừa đông khách vừa hiệu quả truyền thông.
Chính sách ưu đãi trong ngày khai trương luôn là "đòn bẩy" để thu hút khách hàng tham gia và ra quyết định sử dụng dịch vụ ngay tại chỗ. Tâm lý chung của khách là luôn thích sự mới mẻ đi kèm với lợi ích thực tế, do đó các chương trình khuyến mãi đúng trọng tâm sẽ tạo ra hiệu ứng đám đông mạnh mẽ
Không chỉ dừng lại ở việc kéo khách đến, ưu đãi còn giúp xây dựng thói quen quay lại, đặc biệt nếu khách hàng cảm thấy mình nhận được nhiều giá trị ngay từ lần đầu trải nghiệm.
Một số ưu đãi phổ biến và hiệu quả, có thể áp dụng gồm:
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tạo thêm gói ưu đãi nhóm, chẳng hạn "đi cùng bạn – giảm thêm 10%" hoặc chương trình "đặt cọc giữ giá trong ngày khai trương". Những chính sách này vừa khuyến khích khách hàng lan tỏa thông tin, vừa tăng doanh thu ngay trong sự kiện.
Hoạt động mini game và bốc thăm trúng thưởng luôn là điểm nhấn thu hút sự chú ý, giúp sự kiện trở nên sôi động hơn. Khách hàng không chỉ đến để trải nghiệm dịch vụ mà còn có cơ hội tham gia các trò chơi vui nhộn và nhận phần quà hấp dẫn.
Mini game khai trương đơn giản nhất là khuyến khích khách check - in, chụp ảnh tại backdrop rồi đăng tải lên mạng xã hội cùng hashtag thương hiệu. Đây vừa là một hình thức lan tỏa thương hiệu tự nhiên, vừa mang đến trải nghiệm vui vẻ cho khách.
Một số hình thức mini game có thể áp dụng:
Điểm nhấn đặc biệt nhất là chương trình bốc thăm trúng thưởng cuối sự kiện, với các giải thưởng giá trị như:
Các phần thưởng này không chỉ tăng sự háo hức mà còn tạo động lực để khách ở lại đến cuối chương trình, đồng thời khắc sâu hình ảnh spa chuyên nghiệp, biết trân trọng khách hàng.
Trong kỷ nguyên số, livestream và các hoạt động truyền thông trực tuyến là cách để sự kiện khai trương vượt ra ngoài phạm vi địa điểm tổ chức. Spa có thể kết hợp nhiều nền tảng để tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ.
Khi kết hợp đồng bộ, hoạt động truyền thông trực tiếp không chỉ lan tỏa hình ảnh spa đến hàng ngàn người theo dõi href="https://intour.vn/to-chuc-su-kien-event/quay-phim-chup-anh-khai-truong.html">dịch vụ quay phim, chụp hình khai trương, đem đến sự thành công cho buổi lễ.
Truyền thông cho lễ khai trương chính là "chìa khóa" quyết định lượng khách tham dự. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cho dù không gian có đẹp hay chương trình hấp dẫn đến đâu thì cũng khó thu hút được đông đảo khách hàng.
Vì vậy, kế hoạch truyền thông cần được triển khai ít nhất 2 tuần trước sự kiện, đảm bảo thông điệp được lan tỏa đều trên cả kênh online và offline, kết hợp thêm PR báo chí để gia tăng độ tin cậy.
Trong thời đại số, kênh online là công cụ mạnh mẽ nhất để thu hút khách hàng đến tham gia khai trương. Trọng tâm cần triển khai là Facebook Ads, với việc target đúng nhóm khách hàng nữ trong độ tuổi 20 – 40, sinh sống trong bán kính 5 km quanh spa/ thẩm mỹ viện.
Nội dung quảng cáo nên sử dụng hình ảnh "before – after" dịch vụ làm đẹp, kết hợp ưu đãi dành riêng cho ngày khai trương để khuyến khích hành động đăng ký ngay.
Song song đó, TikTok trở thành "đòn bẩy" lan tỏa nhanh chóng thông qua các video ngắn (10 – 15 giây) theo trend làm đẹp, kết hợp hashtag challenge để khách hàng tham gia tạo nội dung. Đây không chỉ là hoạt động quảng bá, mà còn gián tiếp xây dựng cộng đồng người dùng quan tâm đến thương hiệu.
Ngoài ra, Google My Business cần được cập nhật đầy đủ địa chỉ, hình ảnh không gian spa và thông tin khuyến mãi khai trương. Điều này giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy spa khi tra cứu trên Google Maps, đồng thời tăng mức độ uy tín khi khách tham khảo đánh giá.
Song hành cùng online, kênh offline cũng giữ vai trò quan trọng trong việc tiếp cận trực tiếp khách hàng tại khu vực lân cận. Trước sự kiện, spa/ thẩm mỹ có thể phát tờ rơi tại các điểm tập trung đông đối tượng tiềm năng như phòng gym, salon tóc, hoặc các văn phòng công ty. Thông điệp cần ngắn gọn, nhấn mạnh ưu đãi và dịch vụ nổi bật.
Bên cạnh đó, banner hoặc standee được đặt tại các tuyến đường đông người qua lại cũng giúp tăng nhận diện thương hiệu, đặc biệt khi thiết kế sử dụng màu sắc bắt mắt, logo rõ ràng.
Để tạo điểm nhấn, hệ thống spa, thẩm mỹ viện có thể mời một beauty blogger tham dự với vai trò khách mời danh dự. Sự hiện diện của họ không chỉ thu hút khách hàng trẻ mà còn tạo thêm độ uy tín cho sự kiện, vì khách hàng thường có xu hướng tin tưởng vào người có ảnh hưởng trong lĩnh vực làm đẹp.
Ngoài truyền thông trực tiếp, PR báo chí là công cụ giúp thương hiệu spa mới xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tăng tính đáng tin cậy. Thẩm mỹ viện Spa có thể hợp tác với các trang báo uy tín trong lĩnh vực làm đẹp và đời sống. Nội dung bài PR nên tập trung giới thiệu định hướng dịch vụ, thế mạnh khác biệt so với đối thủ, đồng thời lồng ghép thông tin ưu đãi khai trương.
Khi khách hàng đọc các bài viết từ nguồn báo chí quen thuộc, họ sẽ cảm thấy an tâm hơn khi lựa chọn trải nghiệm dịch vụ. Đây cũng là cách để doanh nghiệp nhanh chóng khẳng định tên tuổi trên thị trường, đặc biệt hữu ích trong giai đoạn đầu khi thương hiệu còn mới mẻ.
Trong bất kỳ sự kiện nào, đặc biệt là khai trương spa - thẩm mỹ viện, yếu tố nhân sự giữ vai trò then chốt quyết định sự thành công. Một chương trình có thể được chuẩn bị tốt về ý tưởng, không gian và truyền thông, nhưng nếu nhân sự thiếu chuyên nghiệp, phối hợp rời rạc thì trải nghiệm khách hàng sẽ bị ảnh hưởng.
Do đó, việc phân công vai trò rõ ràng và xây dựng một đội ngũ điều hành giàu kinh nghiệm là điều bắt buộc.
Đội ngũ nhân sự trực tiếp tiếp xúc với khách hàng cần được lựa chọn kỹ lưỡng. Trước hết, MC phải là người duyên dáng, tự tin, có kiến thức cơ bản về ngành làm đẹp để dẫn dắt chương trình mạch lạc, tạo không khí gần gũi.
Tiếp đến, PG – PB sẽ phụ trách hỗ trợ khách check - in, phát quà tặng, đồng thời hướng dẫn khách đến khu vực chụp hình hoặc trải nghiệm dịch vụ. Bên cạnh đó, lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc đón tiếp nồng nhiệt, giải đáp thắc mắc và chỉ dẫn khách hàng về các dịch vụ ưu đãi.
Một đội ngũ lễ tân khéo léo sẽ giúp khách cảm nhận sự chuyên nghiệp ngay từ giây phút đầu tiên.
Khía cạnh kỹ thuật là "hậu trường" nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách tham dự. Bộ phận kỹ thuật cần đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và sân khấu vận hành trơn tru. Âm thanh phải rõ ràng, ánh sáng vừa đủ để tôn lên không gian spa, đồng thời làm nổi bật phần trình diễn hoặc phát biểu.
Ngoài ra, một điểm quan trọng là chuẩn bị thiết bị dự phòng như micro, loa di động hoặc máy phát điện nhỏ để ứng phó kịp thời nếu xảy ra sự cố. Việc điều phối kỹ thuật phải được tổng duyệt ít nhất một lần trước sự kiện để tránh rủi ro khi khai trương chính thức.
Trong quá trình diễn ra sự kiện, vai trò của bộ phận giám sát và xử lý tình huống đặc biệt quan trọng. Họ phải thường xuyên theo dõi tiến độ chương trình, kiểm soát hoạt động của từng hạng mục để phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn. Khi xảy ra sự cố, đội ngũ này cần phản ứng nhanh chóng và khéo léo, tránh làm gián đoạn trải nghiệm của khách hàng.
Chẳng hạn, nếu bất ngờ mất điện, họ phải ngay lập tức chuyển sang thiết bị dự phòng hoặc điều chỉnh thứ tự chương trình để tiết kiệm thời gian. Trong trường hợp MC đến trễ, cần có phương án thay thế tạm thời, chẳng hạn mời đại diện spa hoặc một nhân sự có khả năng giao tiếp tốt lên giữ nhịp.
Đặc biệt, nếu khách VIP đến sớm hơn dự kiến, đội ngũ giám sát phải linh hoạt sắp xếp khu vực tiếp đón riêng và bố trí nhân viên phục vụ chu đáo. Chính sự chủ động, liên kết và phối hợp nhịp nhàng này sẽ giúp toàn bộ sự kiện diễn ra trọn vẹn, chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tích cực với khách tham dự.
Việc có nên thuê agency hay không phụ thuộc vào quy mô sự kiện và mục tiêu của spa. Với spa nhỏ, sự kiện dưới 50 khách, bạn có thể tự tổ chức nội bộ để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu muốn tạo dấu ấn chuyên nghiệp, có sự tham gia của KOLs hoặc truyền thông báo chí, thì nên thuê agency.
Agency sẽ giúp bạn lên concept sáng tạo, điều phối nhân sự, chuẩn bị kỹ thuật, và xử lý các tình huống phát sinh, đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn và hiệu quả.
Concept là ý tưởng chủ đạo, thể hiện phong cách và hình ảnh của spa trong sự kiện. Kịch bản là phần triển khai chi tiết dựa trên concept, gồm timeline, hoạt động, phần phát biểu, biểu diễn, trò chơi...
Nói cách khác, concept là "linh hồn" còn kịch bản là "bộ khung" để đưa linh hồn đó thành hiện thực.
Tìm hiểu thêm cách thức tạo dựng kịch bản tổ chức khai trương hoặc mẫu kịch bản MC dẫn khai trương để tạo ra không gian buổi lễ hoàn hảo, tạo "mood" cho toàn bộ chương trình theo phong cách riêng của doanh nghiệp nhé!
Khi tổ chức khai trương, ngoài các hạng mục chính như trang trí, marketing hay nhân sự, bạn cần tính đến chi phí phát sinh:
Việc dự phòng khoảng 10 – 15% ngân sách tổng thể sẽ giúp bạn tránh bị động.
Sự khác biệt chủ yếu nằm ở concept, ngân sách và quy mô. Spa nhỏ thường chọn concept gần gũi, thân thiện, ngân sách gọn nhẹ (50–100 triệu), hoạt động đơn giản như cắt băng và tặng voucher.
Trong khi đó, spa cao cấp sẽ chú trọng concept sang trọng, đầu tư lớn cho trang trí, mời KOLs, tổ chức biểu diễn nghệ thuật, ngân sách có thể từ 300–500 triệu. Nhờ đó, spa cao cấp tạo được hình ảnh đẳng cấp và thu hút nhóm khách hàng có thu nhập cao.
Một buổi khai trương spa hay thẩm mỹ viện không chỉ là dấu mốc đánh dấu sự ra đời của thương hiệu, mà còn là “cửa ngõ” để tạo nên ấn tượng đầu tiên trong lòng khách hàng. Ấn tượng ấy, như đã phân tích ở phần đầu, có thể quyết định đến 70% khả năng khách hàng quay lại và gắn bó lâu dài.
Tuy nhiên, giá trị thật sự của sự kiện không dừng lại ở ngày khai trương, mà còn thể hiện rõ ràng qua các hoạt động hậu sự kiện như chăm sóc khách hàng, thu thập phản hồi, và triển khai chương trình khách hàng thân thiết – những bước đi chiến lược giúp thương hiệu xây dựng mối quan hệ bền chặt và gia tăng uy tín trong ngành làm đẹp.
Trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, tính chuyên nghiệp trong từng chi tiết chính là yếu tố làm nên sự khác biệt. Một lễ khai trương được chuẩn bị bài bản không chỉ mang lại hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ, mà còn đặt nền móng cho sự phát triển ổn định của spa trong tương lai.
Với những rủi ro tổ chức khai trương dễ dàng nhận thấy cho đến “tiềm ẩn” trong lúc triển khai đều có thể phá hỏng buổi lễ quan trọng nhất. Tại sao phải tự mình gánh vác áp lực vận hành và nỗi lo sự cố trong khi bạn có thể tận hưởng ngày trọng đại với tư cách là “chủ nhân” bữa tiệc?
Với 16+ năm kinh nghiệm hoạt động tổ chức sự kiện & events, thu hoạch thành công hơn 500 sự kiện cho các đối tác lớn (Vinfast, Techcombank, Sheraton...), INTOUR không chỉ cung cấp dịch vụ, chúng tôi cung cấp sự an tâm tuyệt đối.
Hãy để INTOUR cùng bạn kiến tạo khởi đầu hoàn hảo ngay hôm nay! Gọi ngay HOTLINE 084 72 72 772 (24/7) để chúng tôi được tư vấn giải pháp, hoạch định kế hoạch với dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói giúp doanh nghiệp có buổi lễ hoàn hảo!
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN DU LỊCH IN
Tên giao dịch: IN TOURIST COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: INTOUR CO.,LTD
Địa chỉ: 113 Đường số 1, KDC Cityland, Phường Hạnh Thông (quận Gò Vấp cũ), Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 028. 39 89 99 89 - 084 72 72 772
Website: intour.com.vn – intour.vn - tophomestay.vn - Email: [email protected]
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Tổ Chức Khai Trương Spa, Thẩm Mỹ Viện: Kế Hoạch A - Z & Ngân Sách Tổ Chức
INTOUR là Công Ty Lữ Hành Tổ Chức Tour Du Lịch Uy Tín Chất Lượng Tại Hồ Chí Minh và toàn quốc. Tổ chức sự kiện, vé máy bay, cho thuê xe, tour du lịch trong nước, tour nước ngoài.
Địa chỉ HCM: 113 Đường số 1 khu dân cư Cityland, Phường Hạnh Thông ( Quận Gò Vấp Cũ) , Tp. Hồ Chí Minh
Địa Chỉ Hà Nội: 134 Đường Nguyễn Hoàng Tôn, Phường Phú Thượng ( Quận Tây Hồ Cũ), Hà Nội
Địa Chỉ Đà Lạt: 3 Đường Lê Đại Hành, Phường Xuân Hương (Phường 1 Cũ), Đà Lạt, Lâm Đồng
Hotline: 084 72 72 772
Điện thoại: 028. 39 89 99 89
Email: [email protected] - [email protected]
Email: [email protected]
Số đăng ký kinh doanh: 0305659559 do Sở kế hoạch và đầu tư TPHCM cấp ngày 21/04/2008
Số giấy phép kinh doanh lữ hành Quốc tế: 79-1012/2019/TCDL-GP LHQT