Một Tiết Mục Gala Dinner Chuyên Nghiệp Được Chuẩn Bị Như Thế Nào?

Gala dinner là dạng chương trình nhìn bên ngoài có vẻ dễ làm, nhưng khi chạy thật lại rất dễ bị rơi vào tình trạng thiếu nhịp. Khách đến dự tiệc, check-in, gặp gỡ, chụp hình, ngồi vào bàn, nghe MC chào chương trình rồi chờ phần mở màn. Nếu tiết mục đầu tiên không đủ kéo sự chú ý, không khí cả khán phòng sẽ khá trầm, nhất là với những chương trình có nhiều khách hàng, đối tác hoặc ban lãnh đạo.

Nhiều doanh nghiệp nghĩ chỉ cần thuê một nhóm biểu diễn là đủ. Nhưng trên thực tế, nhóm biểu diễn chỉ là một phần. Tiết mục có đẹp hay không còn phụ thuộc vào cách nó được đưa vào chương trình. MC dẫn quá dài, nhạc vào chậm, ánh sáng chưa chuyển, khách chưa ổn định chỗ ngồi hoặc sân khấu quá nhỏ so với đội hình đều có thể làm phần biểu diễn bị hụt.

Một tiết mục gala dinner được chuẩn bị kỹ sẽ giúp chương trình có điểm bắt đầu rõ ràng. Khách hiểu rằng phần tiệc đã chuyển sang phần sân khấu. Không khí được kéo lên vừa đủ. MC cũng có đà để dẫn vào các phần phát biểu, vinh danh hoặc khai tiệc sau đó. Đây là lý do phần biểu diễn trong gala không nên xem như một hạng mục phụ, mà nên được tính ngay từ khi xây dựng flow chương trình.

Một lỗi khá thường gặp là chọn tiết mục trước, rồi mới cố gắn nó vào gala dinner. Doanh nghiệp xem một video demo, thấy tiết mục đẹp, nhạc hay, đội hình đều rồi muốn dùng cho chương trình của mình. Cách này nhanh, nhưng không phải lúc nào cũng đúng.

Gala dinner có nhiều kiểu. Gala khách hàng cần cảm giác sang và có sự trân trọng. Year end party nội bộ cần vui hơn, gần hơn và dễ kéo mọi người nhập cuộc. Lễ kỷ niệm công ty lại cần cảm xúc về hành trình, sự gắn kết và niềm tự hào. Tiệc tri ân đại lý hoặc nhà phân phối thường cần sự chỉn chu, không quá ồn nhưng vẫn phải có điểm nhấn.

Nếu chưa hiểu rõ không khí chương trình, tiết mục rất dễ bị lệch. Một bài nhảy quá mạnh có thể hợp year end party nhưng không hợp gala khách hàng. Một bài múa quá mềm có thể đẹp trong lễ tri ân nhưng lại làm tiệc nội bộ bị trầm. Một tiết mục LED hoành tráng có thể hợp chương trình công nghệ nhưng lại hơi nặng với ballroom nhỏ.

Người làm event có kinh nghiệm thường không hỏi ngay “nên thuê nhóm nào?”. Họ hỏi trước chương trình này muốn mở bằng cảm xúc gì. Khi câu trả lời rõ, việc chọn nhóm múa, nhóm nhảy, vũ đoàn, ca sĩ hay tiết mục kết hợp sẽ dễ hơn nhiều.

Khách ngồi dưới sân khấu quyết định rất lớn đến cách chọn tiết mục. Cùng một bài diễn, nếu đặt trước nhóm nhân viên trẻ trong year end party có thể rất hiệu quả. Nhưng nếu đặt trước nhóm khách hàng doanh nghiệp, đại lý lớn tuổi hoặc đối tác VIP, cảm giác có thể khác hoàn toàn.

Với gala khách hàng, nhóm múa hiện đại, múa đương đại, múa dân gian cách điệu hoặc dance opening nhẹ thường dễ phù hợp hơn. Những tiết mục này tạo cảm giác có đầu tư nhưng không làm khách bị ngợp. Với year end party nội bộ, nhóm nhảy hiện đại, flashmob nhẹ hoặc tiết mục kết hợp ca sĩ, DJ, vũ đoàn có thể kéo không khí tốt hơn.

Có những chương trình cần sự cân bằng. Ví dụ gala vừa có ban lãnh đạo, đối tác, vừa có nhân viên nội bộ. Khi đó tiết mục không nên quá nghiêng về một phía. Phần mở màn có thể giữ sự chỉn chu trước, sau đó chương trình chuyển dần sang không khí vui ở phần tiệc. Nếu ngay từ đầu đã quá sôi động, nhóm khách quan trọng có thể thấy hơi lệch. Nếu cả chương trình quá nghiêm, nhân viên nội bộ lại khó vào tiệc.

Vì vậy, chọn tiết mục gala dinner không chỉ là chọn cái đẹp. Phải chọn cái hợp với người ngồi dưới.

Nếu doanh nghiệp đang phân vân giữa nhóm múa, nhóm nhảy hoặc vũ đoàn cho chương trình gala, có thể tham khảo thêm bài khi nào nên dùng nhóm múa thay vì nhóm nhảy để lựa chọn đúng với không khí chương trình.

Một tiết mục gala dinner chuyên nghiệp không thể tách khỏi sân khấu thật. Có nhiều ballroom lúc xem layout nhìn khá rộng, nhưng khi dựng LED, đặt bàn khách, bố trí loa monitor, bục sân khấu, camera và khu vực MC thì khoảng biểu diễn thực tế nhỏ hơn nhiều.

Nếu sân khấu nhỏ mà dùng đội hình quá đông, dancer không có đủ khoảng di chuyển. Bài diễn mất độ thoáng, đội hình bị dày, ánh sáng khó bắt và khách ngồi dưới sẽ thấy sân khấu hơi rối. Ngược lại, nếu sân khấu lớn mà đội hình quá ít, phần opening lại bị mỏng, không phủ được không gian.

Với gala dinner, đội hình vừa phải thường đẹp hơn đội hình quá đông, nhất là khi chương trình cần sự sang và chỉn chu. Có những tiết mục chỉ dùng bốn đến sáu performer nhưng nếu nhạc, ánh sáng và cách dàn dựng tốt thì sân khấu vẫn rất có cảm xúc. Với sân khấu lớn hơn, có thể tăng đội hình hoặc kết hợp thêm visual, ca sĩ, trống, LED để tạo điểm nhấn.

Trước khi chốt số lượng, nên nhìn rõ chiều ngang sân khấu, chiều sâu, chiều cao trần, khoảng cách bàn khách đầu tiên, lối ra vào của performer và vị trí màn hình LED. Những chi tiết này nghe kỹ thuật, nhưng lại quyết định bài diễn có lên đẹp hay không.

Nếu chưa rõ nên dùng bao nhiêu performer cho từng loại sân khấu, doanh nghiệp có thể xem thêm bài thuê vũ đoàn bao nhiêu người là phù hợp để dễ hình dung trước khi chốt đội hình.

Nhạc trong gala dinner không nên chọn chỉ vì đang hot. Một bài nhạc có thể rất cuốn trên mạng nhưng chưa chắc hợp với khách và không khí tiệc. Với gala khách hàng, âm nhạc thường cần có độ nâng cảm xúc, vừa đủ sang và không quá gắt. Với year end party, nhạc có thể vui hơn, bắt tai hơn, nhưng vẫn cần phù hợp hình ảnh doanh nghiệp.

Trang phục cũng quan trọng không kém. Có chương trình bài diễn ổn nhưng trang phục không hợp concept, nhìn sân khấu bị lệch ngay. Một gala sang không nên dùng trang phục quá lòe loẹt hoặc quá trẻ nếu khách là đối tác. Một tiệc nội bộ vui có thể dùng màu sắc nổi bật hơn, nhưng vẫn cần đồng bộ với chủ đề chương trình.

Cách xuất hiện của performer cũng là phần nên tính trước. Nhóm biểu diễn ra từ cánh gà, từ dưới khán phòng, từ phía sau sân khấu hay xuất hiện sau khi LED mở? MC có giới thiệu trước không, hay để nhạc vào rồi tiết mục tự mở? Những lựa chọn này ảnh hưởng đến cảm giác đầu tiên của khán giả.

Một tiết mục gala chuyên nghiệp thường không cần làm mọi thứ thật phức tạp. Nhưng những phần cơ bản như nhạc, trang phục, điểm vào sân khấu và điểm kết phải được tính kỹ. Chỉ cần các phần này khớp, tiết mục đã khác rất nhiều.

Có nhiều tiết mục bản thân rất ổn nhưng khi lên sân khấu lại không mượt vì các bộ phận xung quanh chưa khớp. MC dẫn quá dài làm khách mất tập trung. Nhạc vào khi performer chưa sẵn sàng. Ánh sáng chưa chuyển đúng mood. LED chạy visual quá sáng làm nhóm biểu diễn bị chìm. Những lỗi này rất hay xảy ra nếu phần biểu diễn không được nhìn như một phần của chương trình tổng thể.

Với gala dinner, MC giữ vai trò dẫn cảm xúc rất quan trọng. Nếu MC dẫn vào tiết mục đúng nhịp, khách sẽ dễ tập trung hơn. Nếu MC nói quá nhiều trước opening, tiết mục bị mất lực. Nếu MC vừa kết câu mà nhạc vào đúng lúc, ánh sáng chuyển đẹp, nhóm biểu diễn bước ra gọn, cảm giác sân khấu sẽ chuyên nghiệp hơn hẳn.

Âm thanh cũng cần được kiểm tra kỹ. Nhạc mở màn thiếu lực thì tiết mục dễ xẹp. Nhưng âm thanh quá lớn trong ballroom nhỏ lại làm khách khó chịu. Ánh sáng cần đủ tạo không khí, nhưng nếu đổi liên tục hoặc quá gắt, gala sẽ mất đi sự sang cần có.

Với chương trình có LED, visual nên hỗ trợ tiết mục chứ không tranh sự chú ý với performer. Nhiều sân khấu dùng LED quá dày, khách không biết nên nhìn màn hình hay nhìn nhóm biểu diễn. Một visual sạch, đúng màu thương hiệu, xuất hiện đúng đoạn cao trào thường hiệu quả hơn nhiều lớp hiệu ứng chạy liên tục.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị phần mở màn cho gala có thể xem thêm bài quy trình dàn dựng một tiết mục opening sự kiện để nắm rõ cách phối hợp giữa tiết mục, MC và sân khấu.

Trên bản kế hoạch, mọi thứ thường rất gọn. Tiết mục diễn lúc mấy giờ, nhạc dài bao lâu, performer ra từ đâu, MC nói đoạn nào. Nhưng chỉ khi rehearsal mới thấy sân khấu thật có đúng như mình tưởng không.

Có thể dancer ra sân khấu bị vướng lối kỹ thuật. Có thể đội hình kết bài đứng lệch với logo trên LED. Có thể ánh sáng không bắt được nhóm ở hai bên cánh. Có thể nhạc mở đầu hơi nhỏ. Có thể MC đứng ngay vị trí dancer cần đi qua. Những lỗi này không hiếm, và nếu phát hiện trong rehearsal thì còn sửa được.

Rehearsal của tiết mục gala dinner không cần lúc nào cũng quá dài, nhưng phải chạy đúng những đoạn quan trọng: đoạn vào sân khấu, đoạn cao trào, đoạn kết và đoạn chuyển sang phần tiếp theo. Nếu tiết mục mở màn trước phần phát biểu, phải thử luôn cách MC bước ra sau bài diễn. Nếu tiết mục dẫn vào nghi thức khai tiệc hoặc vinh danh, phải chạy thử cả cue ánh sáng và âm thanh của đoạn chuyển.

Nhiều gala chỉ cần rehearsal kỹ hơn một chút là chương trình đã mượt hơn rất nhiều. Không phải vì tiết mục thay đổi lớn, mà vì các lỗi nhỏ đã được xử lý trước khi khách bước vào phòng.

Một tiết mục chuyên nghiệp không chỉ nằm ở lúc đang biểu diễn. Phần trước và sau tiết mục cũng quan trọng không kém.

Trước tiết mục, khách cần được đưa vào trạng thái sẵn sàng. MC không nên dẫn quá dài, nhưng cũng không nên để tiết mục xuất hiện quá đột ngột khi khách còn đang nói chuyện. Ánh sáng ballroom nên được kéo xuống đúng lúc. Nhạc nền trước đó nên chuyển hợp lý để bài opening không bị cắt ngang cảm xúc.

Sau tiết mục, chương trình phải biết đi đâu tiếp. MC bước ra cảm ơn và dẫn vào phát biểu, hay chuyển sang video thương hiệu, hay mời ban lãnh đạo lên sân khấu khai tiệc? Nếu đoạn chuyển này bị lúng túng, phần biểu diễn vừa tạo được cảm xúc cũng dễ bị rơi.

Có nhiều gala mở màn rất hay nhưng sau đó MC bước ra chậm, sân khấu im vài giây, ánh sáng không chuyển, khách bắt đầu nói chuyện lại. Cảm xúc vừa có lập tức bị mất. Đây là lỗi nhỏ nhưng ảnh hưởng rất rõ.

Người làm chương trình kỹ thường tính luôn cả đoạn trước và đoạn sau tiết mục. Vì một opening tốt không kết thúc ở động tác cuối của performer, mà kết thúc khi chương trình đã chuyển mượt sang phần tiếp theo.

Lỗi đầu tiên là chọn tiết mục không hợp khách. Gala khách hàng nhưng mở màn quá sôi động, year end party nội bộ nhưng tiết mục quá trầm, lễ tri ân nhưng bài diễn thiếu cảm xúc. Khi tiết mục không đúng nhóm khách, sân khấu rất khó tạo được sự đồng cảm.

Lỗi thứ hai là đội hình không hợp sân khấu. Sân khấu nhỏ nhưng performer quá đông làm bài diễn bị rối. Sân khấu lớn nhưng đội hình quá ít làm phần mở màn bị mỏng. Lỗi này thường chỉ phát hiện rõ khi rehearsal, nhưng nếu không kiểm tra sân khấu trước thì rất dễ chốt sai từ đầu.

Lỗi thứ ba là thiếu phối hợp với MC và kỹ thuật. Nhạc, ánh sáng, LED, lời dẫn, vị trí đứng đều cần khớp. Chỉ một khâu lệch cũng có thể làm tiết mục mất sự mượt mà.

Lỗi cuối cùng là cố làm quá nhiều. Có chương trình vừa muốn múa, vừa muốn LED, vừa muốn ca sĩ, vừa muốn DJ, vừa muốn vũ đoàn trong một phần mở màn ngắn. Nếu không dựng kỹ, sân khấu sẽ thành nhiều mảng ghép lại, không có một cảm xúc chính. Với gala dinner, đôi khi tiết chế đúng lại đẹp hơn rất nhiều.

Không phải gala nào cũng cần dựng tiết mục riêng. Nếu chương trình nhỏ, ngân sách vừa phải và chỉ cần một phần mở màn tạo không khí, có thể dùng tiết mục có sẵn rồi điều chỉnh lại nhạc, trang phục, đội hình và thời lượng cho phù hợp.

Nhưng với gala khách hàng quan trọng, lễ kỷ niệm công ty, year end party có chủ đề rõ, hội nghị đại lý toàn quốc hoặc chương trình cần ghi hình truyền thông, dựng riêng sẽ đáng làm hơn. Khi đó tiết mục không chỉ là biểu diễn, mà còn giúp kể câu chuyện của chương trình.

Một tiết mục dựng riêng có thể bám vào màu thương hiệu, thông điệp năm, hành trình doanh nghiệp, khoảnh khắc vinh danh hoặc phần reveal sản phẩm. Nó cần nhiều thời gian hơn, có thể cần rehearsal nhiều hơn, nhưng đổi lại chương trình có dấu ấn riêng và không bị giống các tiết mục dùng lại ở nhiều nơi.

Điều quan trọng là phải xác định đúng mức đầu tư. Nếu chương trình chỉ cần vui, không nên làm quá nặng. Nếu tiết mục là điểm mở đầu quan trọng của cả đêm gala, nên chuẩn bị kỹ để phần đầu không bị nhạt.

Doanh nghiệp đang cần tư vấn tiết mục biểu diễn cho gala dinner, year end party hoặc lễ tri ân khách hàng có thể tham khảo thêm vũ đoàn biểu diễn gala dinner, year end party để chọn concept phù hợp với sân khấu và khách mời thực tế.