Thiết Kế & Thi Công Hội Nghị – Hội Thảo Chuyên Nghiệp

Hội nghị, hội thảo là nhóm sự kiện thường được tổ chức để chia sẻ thông tin, đào tạo, giới thiệu sản phẩm, tổng kết hoạt động, kết nối đối tác, gặp gỡ khách hàng hoặc trao đổi chuyên môn trong một lĩnh vực cụ thể.

Một chương trình hội nghị hội thảo thường có các khu vực chính:

• Khu vực đón khách, check-in.
• Khu vực bàn ghế khách tham dự.
• Sân khấu hoặc khu vực diễn giả.
• Backdrop hội nghị, hội thảo.
• Bục phát biểu.
• Màn hình trình chiếu.
• Âm thanh, ánh sáng.
• Bàn đại biểu, bàn chủ tọa nếu có.
• Bảng tên, tài liệu, nước uống.
• POSM, standee, bảng chỉ dẫn.
• Khu tea break hoặc networking nếu có.
• Khu vực truyền thông, quay chụp, livestream nếu cần.

Khác với các sự kiện mang tính giải trí, hội nghị hội thảo cần không gian gọn, rõ, trang trọng và hỗ trợ tốt cho việc lắng nghe, ghi chú, trình chiếu, trao đổi và kết nối. Vì vậy, phần thiết kế thi công cần ưu tiên công năng, sự chuyên nghiệp và tính đồng bộ.

Hội nghị, hội thảo thường có sự tham dự của khách hàng, đối tác, ban lãnh đạo, diễn giả, chuyên gia, cơ quan truyền thông hoặc khách mời quan trọng. Không gian chương trình được setup tốt sẽ giúp nội dung được truyền tải hiệu quả hơn và tạo cảm giác tin cậy cho người tham dự.

Thi công hội nghị hội thảo chuyên nghiệp giúp:

• Tạo không gian trang trọng, đúng mục tiêu chương trình.
• Backdrop, sân khấu, POSM đồng bộ với nhận diện thương hiệu.
• Diễn giả dễ trình bày, khách mời dễ theo dõi.
• Âm thanh rõ, ánh sáng đủ, màn hình dễ nhìn.
• Khu check-in gọn, không gây ùn tắc.
• Tài liệu, bảng tên, nước uống được sắp xếp chỉn chu.
• Hình ảnh chụp, quay, livestream đẹp hơn.
• Hạn chế rối khi chương trình bắt đầu.
• Tăng cảm giác chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác.

Một hội nghị có nội dung tốt nhưng backdrop sai kích thước, âm thanh khó nghe, bàn ghế rối, ánh sáng yếu hoặc khu check-in thiếu chuyên nghiệp sẽ làm trải nghiệm khách mời giảm đi rất nhiều.

Tùy mục tiêu chương trình và đối tượng tham dự, INTOUR có thể tư vấn setup nhiều loại hội nghị, hội thảo khác nhau.

Hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng thường là chương trình doanh nghiệp tổ chức để gặp gỡ, tri ân, giới thiệu sản phẩm, cập nhật chính sách, công bố kế hoạch hoặc tăng kết nối với khách hàng, đại lý, nhà phân phối.

Hạng mục thường cần gồm backdrop, sân khấu, màn hình trình chiếu, bàn ghế khách mời, khu check-in, POSM thương hiệu, quà tặng, tài liệu, tea break và khu chụp hình. Với nhóm này, hình ảnh thương hiệu cần được thể hiện rõ và trang trọng.

Hội thảo chuyên đề

Hội thảo chuyên đề thường tập trung vào nội dung chia sẻ, đào tạo, tư vấn hoặc trao đổi chuyên môn. Không gian cần gọn, dễ nghe, dễ nhìn và hỗ trợ tốt cho phần trình bày của diễn giả.

Hạng mục quan trọng gồm backdrop, màn hình, micro, âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, tài liệu, bảng tên diễn giả, khu hỏi đáp và khu tea break nếu có.

Hội thảo ra mắt sản phẩm

Hội thảo ra mắt sản phẩm cần kết hợp giữa không gian trình bày và khu trưng bày sản phẩm. Ngoài sân khấu, backdrop và màn hình, có thể cần thêm booth, kệ sản phẩm, POSM, khu demo, khu tư vấn và khu check-in.

Nếu khách hàng cần khu vực trưng bày sản phẩm hoặc booth giới thiệu tại hội thảo, có thể kết hợp thêm dịch vụ thi công booth sự kiện để sản phẩm được trình bày rõ và chuyên nghiệp hơn.

Hội nghị tổng kết, hội nghị nội bộ

Hội nghị tổng kết, hội nghị nhân sự, hội nghị chiến lược hoặc chương trình đào tạo nội bộ thường cần bố cục trang trọng nhưng không quá cầu kỳ. Hạng mục chính gồm backdrop, sân khấu, màn hình, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, tài liệu và khu vực điều phối.

Với chương trình nội bộ, thiết kế nên bám sát màu thương hiệu, tinh thần công ty và thông điệp năm hoặc chủ đề chương trình.

Tọa đàm, talkshow, workshop

Tọa đàm, talkshow, workshop cần không gian gần gũi hơn hội nghị truyền thống. Có thể bố trí sân khấu thấp, ghế sofa, bàn thấp, màn hình, backdrop nhẹ, ánh sáng mềm và khu vực tương tác với khách tham dự.

Loại chương trình này cần tính kỹ góc nhìn, vị trí diễn giả, micro, camera và khoảng cách giữa sân khấu với khách để không khí trao đổi tự nhiên hơn.

Họp báo, lễ ký kết, công bố thông tin

Họp báo, ký kết, công bố thông tin cần không gian trang trọng, rõ logo, đủ ánh sáng cho truyền thông và có vị trí tốt cho máy ảnh, máy quay.

Hạng mục thường gồm backdrop, bàn ký kết hoặc bàn chủ tọa, bảng tên, micro, màn hình, khu vực báo chí, standee, bảng chỉ dẫn và khu chụp hình sau nghi thức. Với nhóm này, backdrop và ánh sáng cần được kiểm tra kỹ vì hình ảnh thường được dùng cho báo chí, website, fanpage và truyền thông chính thức.

Một chương trình hội nghị hội thảo chuyên nghiệp thường cần nhiều hạng mục phối hợp. Không phải chương trình nào cũng cần đầy đủ tất cả, nhưng các hạng mục dưới đây là nhóm thường gặp nhất.

1. Backdrop Hội Nghị Hội Thảo

Backdrop hội nghị hội thảo là hạng mục trung tâm của sân khấu hoặc khu vực diễn giả. Đây là nơi thể hiện tên chương trình, logo đơn vị tổ chức, chủ đề, thông điệp, ngày tổ chức và các đơn vị đồng hành nếu có.

Backdrop hội nghị cần:

• Rõ thông tin.
• Chữ dễ đọc từ xa.
• Bố cục trang trọng.
• Màu sắc đúng nhận diện thương hiệu.
• Không quá nhiều chi tiết rối.
• Phù hợp với bục phát biểu, màn hình và sân khấu.
• Đẹp khi chụp ảnh, quay video.

Nếu khách hàng cần triển khai backdrop chuyên nghiệp, có thể tham khảo thêm dịch vụ thi công backdrop sự kiện để chọn đúng kích thước, chất liệu và phương án lắp đặt.

2. Sân Khấu Hội Nghị Hội Thảo

Sân khấu giúp khu vực diễn giả, ban lãnh đạo hoặc khách mời chính được nhìn rõ hơn. Tùy quy mô chương trình, sân khấu có thể là sàn nâng, bục nhỏ hoặc khu vực trình bày được setup ngay phía trước backdrop.

Sân khấu hội nghị thường cần:

• Sàn sân khấu chắc chắn.
• Backdrop phía sau.
• Bục phát biểu.
• Màn hình trình chiếu.
• Lối lên xuống thuận tiện.
• Ánh sáng đủ cho diễn giả.
• Vị trí phù hợp với khách ngồi.
• Khu vực kỹ thuật âm thanh, màn hình.

Nếu chương trình có nhiều phần phát biểu, ký kết, trao hoa, trao chứng nhận hoặc chụp ảnh tập thể, sân khấu cần đủ rộng để khách mời di chuyển và đứng chụp thoải mái. Khách hàng có thể xem thêm dịch vụ thi công sân khấu sự kiện để hiểu rõ hơn về cách setup sân khấu theo từng loại chương trình.

3. Bục Phát Biểu

Bục phát biểu là hạng mục quen thuộc trong hội nghị hội thảo. Bục giúp diễn giả, đại diện doanh nghiệp hoặc khách mời phát biểu ở vị trí rõ ràng và trang trọng.

Khi bố trí bục phát biểu, cần chú ý:

• Không che logo hoặc tên chương trình trên backdrop.
• Có micro phù hợp.
• Có ánh sáng chiếu đủ vào người phát biểu.
• Chiều cao bục phù hợp.
• Bục có thể gắn logo, hoa hoặc bảng tên nhẹ.
• Vị trí không cản màn hình trình chiếu.

Bục phát biểu nên gọn, trang trọng và đồng bộ với sân khấu. Không nên trang trí quá nhiều gây rối hoặc che người phát biểu.

4. Màn Hình Trình Chiếu

Màn hình là hạng mục rất quan trọng trong hội nghị hội thảo vì hỗ trợ slide, video, hình ảnh, dữ liệu, bài giảng hoặc nội dung trình bày.

Có thể sử dụng:

• Màn hình LED.
• Màn chiếu projector.
• Tivi kích thước lớn.
• Màn hình phụ hai bên nếu hội trường rộng.
• Màn hình livestream hoặc hiển thị nội dung tương tác.

Khi setup màn hình, cần kiểm tra tầm nhìn từ các hàng ghế, ánh sáng phòng, độ rõ chữ trên slide, vị trí laptop điều khiển, nguồn điện, dây tín hiệu và khoảng cách giữa màn hình với diễn giả.

5. Âm Thanh, Micro Và Ánh Sáng

Âm thanh là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách tham dự. Hội nghị hội thảo cần âm thanh rõ, đều, không rè, không hú và đủ nghe ở toàn bộ không gian.

Các hạng mục thường cần gồm:

• Micro cầm tay.
• Micro cài áo cho diễn giả.
• Micro cổ ngỗng tại bục phát biểu.
• Loa hội trường.
• Mixer hoặc thiết bị điều khiển âm thanh.
• Kỹ thuật âm thanh hỗ trợ.
• Đèn chiếu sân khấu.
• Đèn hỗ trợ quay chụp nếu cần.

Với chương trình có hỏi đáp, cần chuẩn bị micro cho khách tham dự hoặc nhân sự hỗ trợ đưa micro. Với chương trình livestream, âm thanh cần được kiểm tra kỹ hơn để tránh tiếng vọng, nhiễu hoặc âm lượng không đều.

6. Bàn Ghế Hội Nghị Hội Thảo

Bàn ghế cần được setup theo đúng tính chất chương trình. Bố trí không phù hợp có thể làm khách khó theo dõi, khó ghi chú hoặc khó tương tác với diễn giả.

Một số kiểu setup phổ biến:

• Kiểu lớp học.
• Kiểu nhà hát.
• Kiểu chữ U.
• Kiểu hội nghị bàn tròn.
• Kiểu workshop nhóm.
• Kiểu tọa đàm.
• Kiểu bàn đại biểu phía trên.

Nếu chương trình cần khách ghi chú hoặc dùng laptop, nên bố trí bàn. Nếu chương trình đông khách, cần tối ưu số ghế và lối đi. Nếu chương trình có tương tác nhóm, nên bố trí theo cụm để dễ trao đổi.

7. Bảng Tên, Tài Liệu, Nước Uống

Những chi tiết nhỏ như bảng tên, tài liệu, bút, nước uống, sổ tay, brochure hoặc thẻ đại biểu giúp chương trình chuyên nghiệp hơn.

Cần chuẩn bị:

• Bảng tên đại biểu.
• Bảng tên diễn giả.
• Tài liệu chương trình.
• Agenda.
• Bút, sổ ghi chú.
• Nước uống.
• Phiếu khảo sát nếu có.
• Quà tặng hoặc voucher.
• Túi tài liệu nếu chương trình cần.

Các vật phẩm này nên được đặt gọn trên bàn hoặc phát tại khu check-in để tránh mất thời gian khi khách đã vào hội trường.

8. Khu Check-in Hội Nghị Hội Thảo

Khu check-in là nơi khách đến đầu tiên, nên cần bố trí gọn, rõ và không gây ùn tắc. Hạng mục này đặc biệt quan trọng với hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên đề, họp báo, chương trình đào tạo hoặc sự kiện có danh sách khách mời.

Khu check-in có thể gồm:

• Bàn lễ tân.
• Bảng welcome.
• Standee.
• Danh sách khách mời.
• Thẻ tên.
• Tài liệu.
• Quà tặng.
• QR code check-in.
• Backdrop nhỏ hoặc khu chụp hình nhẹ.

Nếu khách tham dự đông, nên chia luồng check-in hoặc bố trí đủ nhân sự để khách không phải chờ lâu.

9. POSM, Standee, Bảng Chỉ Dẫn

POSM giúp khách dễ tìm khu vực, hiểu nội dung chương trình và nhận diện thương hiệu tốt hơn. Với hội nghị hội thảo, POSM cần trang trọng, rõ ràng và không quá rực nếu không phù hợp chủ đề.

Các POSM thường dùng gồm:

• Standee chương trình.
• Bảng welcome.
• Bảng chỉ dẫn hội trường.
• Bảng lịch trình.
• Bảng khu vực check-in.
• Bảng tên phòng.
• QR code tài liệu.
• Brochure holder.
• Bảng thông tin sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Bảng logo nhà tài trợ nếu có.

Nếu khách hàng cần thiết kế đồng bộ các vật phẩm nhận diện, có thể tham khảo thêm dịch vụ thiết kế thi công POSM sự kiện để POSM không bị rời rạc với backdrop và sân khấu.

10. Tea Break Hội Nghị Hội Thảo

Tea break là khu vực nghỉ giữa giờ, giúp khách mời thư giãn, trò chuyện và kết nối. Không phải hội nghị nào cũng cần tea break, nhưng với chương trình kéo dài nhiều giờ, đây là hạng mục nên có.

Tea break có thể gồm:

• Bàn đặt bánh, trà, cà phê, nước trái cây.
• Khăn bàn, hoa trang trí nhẹ.
• Bảng tên món.
• Khu vực đứng giao lưu.
• Thùng rác, khăn giấy.
• Nhân sự phục vụ nếu cần.

Khu tea break nên đặt ở vị trí thuận tiện nhưng không làm ồn khu hội trường. Nếu chương trình có nhiều khách, cần tính số lượng bàn, món và thời gian phục vụ để tránh ùn tắc trong giờ nghỉ.

11. Khu Trưng Bày Sản Phẩm Hoặc Booth Tư Vấn

Một số hội thảo có mục tiêu giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, giải pháp hoặc công nghệ. Khi đó, ngoài sân khấu và phần trình bày, nên có khu trưng bày hoặc booth tư vấn để khách trải nghiệm sau chương trình.

Khu này có thể gồm:

• Booth nhỏ.
• Quầy tư vấn.
• Kệ sản phẩm.
• Bảng thông tin.
• Brochure.
• Màn hình demo.
• QR code đăng ký.
• POSM sản phẩm.

Khu trưng bày nên đặt gần lối ra vào, khu tea break hoặc khu networking để khách dễ ghé xem. Không nên đặt quá xa hội trường vì khách dễ bỏ qua.

12. Quay Chụp, Livestream Và Khu Kỹ Thuật

Với hội nghị hội thảo quan trọng, cần chuẩn bị không gian cho đội quay chụp, livestream hoặc kỹ thuật trình chiếu. Nếu không tính từ đầu, máy quay, tripod, dây điện hoặc nhân sự kỹ thuật có thể cản lối đi.

Cần chuẩn bị:

• Vị trí đặt camera.
• Vị trí máy quay chính.
• Khu kỹ thuật âm thanh ánh sáng.
• Khu điều khiển slide.
• Dây điện, dây tín hiệu gọn gàng.
• Lối di chuyển cho ekip.
• Vị trí chụp ảnh không ảnh hưởng khách mời.
• Ánh sáng đủ cho hình ảnh truyền thông.

Với sự kiện có báo chí hoặc truyền thông, nên bố trí khu vực media rõ ràng để hình ảnh chương trình được ghi lại tốt hơn.

Layout quyết định chương trình có dễ theo dõi, dễ vận hành và phù hợp số lượng khách hay không. Không nên chọn layout chỉ theo sở thích mà cần dựa vào mục tiêu chương trình.

Layout kiểu nhà hát

Phù hợp với hội nghị đông khách, chương trình chủ yếu nghe diễn giả trình bày, không cần bàn ghi chép nhiều. Kiểu này tối ưu số lượng ghế nhưng khách ít không gian để viết hoặc đặt laptop.

Layout kiểu lớp học

Phù hợp với hội thảo đào tạo, workshop, chương trình cần ghi chú, làm bài, sử dụng tài liệu hoặc laptop. Kiểu này cần nhiều diện tích hơn vì có bàn.

Layout chữ U

Phù hợp với họp chiến lược, tọa đàm, workshop nhóm nhỏ hoặc hội thảo cần tương tác cao. Kiểu này giúp mọi người dễ nhìn nhau và trao đổi, nhưng không phù hợp khi số lượng khách quá đông.

Layout bàn tròn

Phù hợp với hội nghị khách hàng, networking, chương trình kết hợp tiệc nhẹ hoặc thảo luận nhóm. Kiểu này tạo cảm giác gần gũi, nhưng cần tính tầm nhìn về sân khấu và màn hình.

Layout tọa đàm

Phù hợp với talkshow, panel discussion, phỏng vấn chuyên gia hoặc chương trình trao đổi mở. Sân khấu có thể dùng ghế sofa, bàn thấp, backdrop nhẹ và ánh sáng mềm hơn hội nghị truyền thống.

Hội nghị hội thảo trong nhà thường tổ chức tại khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng, hội trường, trường học hoặc nhà hàng. Dù điều kiện ổn định hơn ngoài trời, vẫn cần kiểm tra kỹ mặt bằng.

Cần chú ý:

• Sức chứa phòng.
• Chiều cao trần.
• Hệ thống âm thanh ánh sáng có sẵn.
• Vị trí màn hình.
• Lối ra vào.
• Khu check-in.
• Khu tea break.
• Nguồn điện.
• Lối vận chuyển vật tư.
• Quy định setup và tháo dỡ.
• Có cột, đèn chùm, màn hình cố định hoặc vật cản không.
• Khách ngồi hàng cuối có nhìn rõ sân khấu không.

Với khách sạn hoặc trung tâm hội nghị, cần hỏi rõ quy định về thời gian setup, treo backdrop, dùng âm thanh ngoài, đưa vật tư vào thang hàng và dọn dẹp sau chương trình.

Một số hội nghị, hội thảo, tọa đàm hoặc chương trình ra mắt sản phẩm có thể tổ chức ngoài trời, trong sân vườn, khu nghỉ dưỡng, khuôn viên công ty hoặc không gian mở.

Cần chú ý:

• Hướng nắng và thời gian chương trình.
• Gió ảnh hưởng backdrop, màn hình, âm thanh.
• Có mái che, dù, nhà bạt hoặc phương án mưa không.
• Nền đặt sân khấu và bàn ghế có bằng phẳng không.
• Dây điện có an toàn không.
• Âm thanh có đủ phủ không gian không.
• Ánh sáng có đủ nếu diễn ra chiều tối không.
• Khách ngồi có bị nắng, gió hoặc tiếng ồn ảnh hưởng không.
• Backdrop và POSM có cần gia cố không.

Với hội thảo ngoài trời, cần ưu tiên trải nghiệm khách nghe và nhìn. Không gian đẹp nhưng nắng gắt, âm thanh khó nghe hoặc màn hình bị chói sẽ làm chương trình kém hiệu quả.

INTOUR triển khai hội nghị hội thảo theo quy trình rõ ràng để khách hàng dễ kiểm soát tiến độ, hạng mục và ngân sách.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin chương trình

INTOUR tiếp nhận thông tin gồm loại hội nghị, hội thảo, ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách, thời lượng chương trình, mục tiêu tổ chức, hạng mục mong muốn, nhận diện thương hiệu và ngân sách dự kiến.

Bước 2: Khảo sát hoặc kiểm tra mặt bằng

Khách hàng có thể gửi sơ đồ phòng, hình ảnh, video hoặc thông tin từ địa điểm. Với chương trình lớn, có thể khảo sát trực tiếp để kiểm tra sân khấu, trần, âm thanh, ánh sáng, lối vận chuyển, khu check-in và khu tea break.

Bước 3: Tư vấn layout và hạng mục

Dựa trên mục tiêu chương trình, INTOUR tư vấn layout bàn ghế, sân khấu, backdrop, màn hình, âm thanh, ánh sáng, khu check-in, POSM, tea break và khu trưng bày nếu có.

Bước 4: Thiết kế maquette

Đội ngũ thiết kế maquette backdrop, sân khấu, bảng welcome, standee, POSM hoặc không gian check-in theo logo, màu sắc, chủ đề và thông điệp chương trình.

Bước 5: Chốt vật liệu, thiết bị và báo giá

INTOUR chốt từng hạng mục như backdrop, sân khấu, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, màn hình, POSM, tea break, vận chuyển, setup và tháo dỡ để khách hàng dễ kiểm soát chi phí.

Bước 6: Sản xuất và chuẩn bị vật tư

Sau khi duyệt thiết kế, INTOUR sản xuất backdrop, POSM, bảng tên, tài liệu, bảng chỉ dẫn, chuẩn bị vật tư sân khấu, bàn ghế, thiết bị và các hạng mục cần thiết.

Bước 7: Setup tại địa điểm

Đội ngũ setup bàn ghế, sân khấu, backdrop, màn hình, âm thanh, ánh sáng, khu check-in, POSM, tea break và kiểm tra tổng thể trước khi khách đến.

Bước 8: Bàn giao và hỗ trợ chương trình

Sau khi hoàn tất, INTOUR bàn giao không gian cho khách hàng. Nếu có yêu cầu, đội ngũ có thể hỗ trợ kỹ thuật, điều phối hạng mục hoặc xử lý phát sinh trong thời gian chương trình diễn ra.

Nếu khách hàng muốn hiểu cách các hạng mục như backdrop, sân khấu, POSM, booth, check-in được sản xuất và lắp đặt đồng bộ, có thể xem thêm bài production sự kiện là gì.

Chi phí thi công hội nghị hội thảo phụ thuộc vào quy mô chương trình, địa điểm, số lượng khách, hạng mục cần triển khai và yêu cầu hình ảnh.

Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá gồm:

• Số lượng khách tham dự.
• Địa điểm tổ chức.
• Layout bàn ghế.
• Kích thước backdrop.
• Có sân khấu hay không.
• Có màn hình LED, màn chiếu hay không.
• Âm thanh, ánh sáng cần mức nào.
• Có bàn đại biểu, bảng tên, tài liệu không.
• Có khu check-in, POSM, standee không.
• Có tea break không.
• Có quay chụp, livestream không.
• Có booth trưng bày sản phẩm không.
• Có cần thiết kế maquette không.
• Thời gian setup và tháo dỡ.
• Có cần nhân sự hỗ trợ chương trình không.

Để báo giá chính xác, khách hàng nên gửi ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách, hình ảnh phòng, hạng mục mong muốn, logo, chủ đề chương trình, thời lượng sự kiện và ngân sách dự kiến.

Backdrop quá nhiều chữ

Backdrop hội nghị cần rõ và dễ đọc. Nếu đưa quá nhiều thông tin, khách ngồi xa sẽ khó nhìn và hình ảnh chụp lại cũng kém đẹp.

Màn hình quá nhỏ so với phòng

Nếu màn hình nhỏ hoặc đặt sai vị trí, khách ở xa khó theo dõi slide. Cần chọn kích thước màn hình phù hợp sức chứa phòng.

Âm thanh không được kiểm tra trước

Âm thanh rè, hú, nhỏ hoặc không đều sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách. Cần test micro, loa, máy chiếu và thiết bị trước giờ chương trình.

Khu check-in quá hẹp

Nếu khách đến cùng lúc mà khu check-in nhỏ, chương trình dễ bị ùn tắc ngay từ đầu. Cần tính số lượng bàn, nhân sự và luồng khách.

Layout bàn ghế không phù hợp mục tiêu

Hội thảo cần ghi chép nhưng setup kiểu nhà hát sẽ bất tiện. Talkshow cần tương tác nhưng ghế đặt quá xa sân khấu sẽ làm không khí bị lạnh.

Không tính khu tea break

Nếu chương trình dài nhưng không có khu nghỉ hoặc tea break bố trí quá xa, khách mời có thể mệt và khó kết nối trong giờ nghỉ.

Không kiểm tra quy định địa điểm

Mỗi địa điểm có thể có quy định khác nhau về setup, treo backdrop, âm thanh, điện, giờ thi công và tháo dỡ. Nếu không hỏi trước, rất dễ phát sinh.

Để INTOUR tư vấn và báo giá chính xác hơn, khách hàng nên chuẩn bị:

• Loại chương trình.
• Ngày tổ chức.
• Địa điểm tổ chức.
• Thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Số lượng khách tham dự.
• Mục tiêu chương trình.
• Layout mong muốn.
• Có cần sân khấu không.
• Có cần backdrop không.
• Có cần màn hình trình chiếu không.
• Có cần âm thanh, ánh sáng không.
• Có cần bàn đại biểu, bục phát biểu không.
• Có cần tài liệu, bảng tên, nước uống không.
• Có cần khu check-in không.
• Có cần POSM, standee, bảng chỉ dẫn không.
• Có cần tea break không.
• Có cần quay chụp, livestream không.
• Có cần booth trưng bày sản phẩm không.
• Logo, chủ đề, màu thương hiệu.
• Hình ảnh hoặc sơ đồ mặt bằng.
• Ngân sách dự kiến.

Nếu chưa có đủ thông tin, khách hàng vẫn có thể gửi trước ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách và mục tiêu chương trình để INTOUR tư vấn sơ bộ.

INTOUR không chỉ setup hội nghị theo hạng mục rời rạc, mà tư vấn tổng thể theo mục tiêu chương trình, số lượng khách, địa điểm, ngân sách và hình ảnh thương hiệu. Điều này giúp hội nghị hội thảo vừa chuyên nghiệp, vừa dễ vận hành, vừa phù hợp với trải nghiệm khách tham dự.

Tư vấn layout phù hợp mục tiêu

Hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên đề, workshop, tọa đàm, ký kết hoặc họp báo sẽ cần layout khác nhau. INTOUR tư vấn theo đúng tính chất chương trình.

Thiết kế đồng bộ nhận diện thương hiệu

Backdrop, sân khấu, bảng welcome, POSM, tài liệu và khu check-in được thiết kế theo logo, màu sắc, chủ đề và thông điệp của khách hàng.

Setup đầy đủ từ khu đón khách đến sân khấu

INTOUR hỗ trợ các hạng mục như check-in, bàn ghế, sân khấu, backdrop, âm thanh ánh sáng, màn hình, POSM, tea break và khu trưng bày nếu cần.

Linh hoạt theo ngân sách

Tùy quy mô, INTOUR có thể tư vấn phương án tiết kiệm, cân bằng hoặc đầu tư hơn để phù hợp ngân sách mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp.

Hỗ trợ sản xuất và vận hành hạng mục

Đội ngũ hỗ trợ từ tư vấn, thiết kế, sản xuất, vận chuyển, setup, kiểm tra đến tháo dỡ sau chương trình, giúp khách hàng giảm áp lực chuẩn bị.

Nếu doanh nghiệp, trường học, trung tâm đào tạo, hiệp hội, nhãn hàng, showroom, khách sạn, nhà hàng hoặc đơn vị tổ chức đang cần thi công hội nghị hội thảo, INTOUR có thể hỗ trợ tư vấn phương án phù hợp theo mục tiêu chương trình, địa điểm, số lượng khách, ngân sách và thời gian triển khai thực tế.

Khách hàng có thể liên hệ INTOUR để được tư vấn các hạng mục như backdrop hội nghị, sân khấu hội thảo, bục phát biểu, màn hình trình chiếu, âm thanh ánh sáng, bàn ghế, bảng tên, tài liệu, khu check-in, POSM, standee, bảng chỉ dẫn, tea break, booth trưng bày sản phẩm, quay chụp, livestream và các hạng mục production sự kiện liên quan.

Để được tư vấn nhanh và báo giá chính xác hơn, khách hàng nên chuẩn bị trước các thông tin cơ bản gồm: loại chương trình, ngày tổ chức, địa điểm tổ chức, số lượng khách, mục tiêu chương trình, layout mong muốn, hạng mục cần có, logo, chủ đề, hình ảnh mặt bằng, thời gian setup, thời gian tháo dỡ và ngân sách dự kiến.

INTOUR sẽ dựa trên thông tin thực tế để tư vấn layout, hạng mục, kích thước backdrop, sân khấu, POSM, thiết bị, phương án setup và chi phí phù hợp, giúp hội nghị hội thảo của khách hàng diễn ra chỉn chu, chuyên nghiệp và đúng mục tiêu.

Liên hệ INTOUR ngay hôm nay để được tư vấn thiết kế, sản xuất và thi công hội nghị hội thảo trọn gói, đúng nhận diện, đúng tiến độ và phù hợp ngân sách thực tế.